會議接待方案

　 壹、接待時間： 20XX年12月4日—12月8日

　 二、接待地點：

　接送機地點：廣州白雲國際機場

　下榻酒店：廣州香格裏拉五星級酒店

　會議地點：廣州香格裏拉五星級大酒店會議廳

　 三、接待對象：

　嘉賓等壹行人及其陪同人員

　 四、接待負責人員：

　總負責：接待辦

　跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

　 五、接待前期準備工作：

　1．制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間

　2．食宿安排，提前預定

　3．迎接車輛安排

　4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

　5. 相關接待人員，負責相關接待工作

　 六、機場接待

　1．機場壹層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的`航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在壹層到達電梯口等候，接到嘉賓後負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8×0.5×0.75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。

　2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。

　3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。

　4．對於重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

　硬件附註：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若幹支，迎賓牌，授帶10條……

　 七、酒店入住

　1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。

　2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

　3.進入酒店後，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

　4.如飯後休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐後安排客房服務人員帶入房間休息，並問詢是否需要叫醒服務。

　 八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

　1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

　2．餐後安排客房服務人員帶入房間休息，並問詢是否需要叫醒服務。

　 九、會議前的籌備工作

　1．選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。

　2．會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗幹凈，擺放美觀、統壹

　3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

　4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　 十、會議接待

　1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”

　2.會場整理及布置

　1）提前30分鐘清潔並布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新

　2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗幹凈，擺放美觀、統壹，香煙可交於陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

　3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員並及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員

　4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

　 十壹、座談

　1．企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）

　2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）

　3. 會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）

　4. 拍照（依重要程度，進行拍照留檔）

　5. 攝像（依重要程度，進行攝像留檔）

　 十二、會後服務準備

　做好會後服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會後用車在會議結束前妥善安排。

　 十三、會後服務

　會議結束，攝影師做完攝影工作後，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。