大會難辦怎麽辦？如何高效的組織大型會議舉辦?
大會難辦，幾乎是會議策劃、管理與服務從業者公認的事實。會議舉辦難度隨會議規模擴大而指數級增長，為什麽會出現這種現象？我們又要如何應對？
快會務 大型會議管理系統
大會難辦源於會議因素間復雜的相互作用關系
首先，我們要對會議活動有壹個清晰的認知，那就是會議不是簡單的參會人排排坐，服務人員奉茶水。會議是壹項復雜的活動，由各種因素與關系方組成，而各因素與各關系方之間也存在著或強或弱相互作用。
簡單地說，開會，尤其是大型會議，本就是壹件比想象復雜的事情。
會議因素的動態性
組織會議不是寫代碼，妳按照邏輯寫好了，檢查好沒有bug，它就會按照妳的期望運行。會議的各種因素都存在著不確定性，比如壹個重磅演講嘉賓飛機延誤了不能按時出現，比如報名400人實際因各種原因只來了200人，比如天氣預報明明是晴天忽然下起了雷陣雨……會議規模越大，可能變動的因素就越多。
會議因素存在關聯性
會議因素往往不是獨立存在的，而是有壹定的協作性和關聯性。比如某場會議因邀請了某重磅嘉賓而吸引了很多參會者，那麽該嘉賓的因故缺席就會影響到這部分參會者的參會積極性，甚至因該嘉賓產生的會議贊助、參會媒體等也會受影響。
會議因素的開放性
如果壹場會議是公司內部會議，往往可控因素更多些。但很多會議是對外的，參會者與主辦方的利益關系不強，可控性也不強，出現意外的幾率就隨之增加。越大型的會議，這種現象就越明顯。
做好這三點，大會效果有保障
1、著力關註關鍵性影響因素
其實會議管理從某種程度來說也遵循著帕累托法則。壹個重磅嘉賓對壹場會議的影響與壹個普通參會者的影響顯然不同。會議組織者要想清楚壹場會議的關鍵因素有哪些，把相對多的精力放在這些因素上。只要把控好這些關鍵點，其它因素即使出現小問題，對大會整體效果的影響通常都不會太大。
2、做好預備方案，防患於未然
做好預案，把各種可能的突發情況提前想到，並準備B計劃，應該成為會議組織者的基本素質。很多時候，成敗藏於細節，想得越細，失誤的概率越小，會議達到預期的可能性就越大。
3、組織分工明確，責任到人
與管理基本原則並無二致，會議管理同樣要完善責任制，把所有工作落實到人。每個人都要對自己負責的部分想清楚、想到細處。出現突發情況能隨時找到相應部分的責任人進行跟進，避免出現踢皮球的情況。
快會務適用於流程復雜、安全級別高、體驗要求高的大型會議場景，助力客戶提升辦會品質與效率。通過會議數字化管理，可以節省出更多人力跟進關鍵影響因素，可以減少會議組織與跟進過程中的人為性失誤，還可以從後臺實時關註參會數據，提早發現問題並予以應對。