要用電腦收發傳真，當然需要壹臺電腦和壹塊Modem，不管Modem是內置的、外置的，還是PC Card型的，只要它帶有Fax功能，就都能當傳真機用。另外，我們必須擁有壹條電話線，並且，與我們通信的對方也必需有壹臺普通傳真機或電腦來收發傳真。如果要傳真印刷品，我們還需要有壹臺掃描儀，先將印刷品掃描成圖像文件，然後才能發送。
現在大家基本上都是使用Windows操作系統，尤其以Windows 9x為主，在這些操作系統上都有不少傳真軟件。本文就以Windows 98為例來介紹微軟的傳真軟件Microsoft Fax。這個軟件最早出現在Windows 3.x for Workgroup中，當時的名字叫At Work Fax。在Windows 95中，該軟件改名為Microsoft Fax，並作為壹個標準部件放在了Windows 95的安裝程序中，所以Windows 95的用戶可以從“添加/刪除程序"中直接安裝Microsoft Fax。但不知為什麽，微軟在Windows 98中把傳真部件去掉了，只是在安裝光盤的“Toolsoldwin95message"目錄下提供了壹個單獨的安裝程序awfax.exe，供需要的用戶使用。
說實話，Microsoft Fax談不上很出色，但它的功能還算完備，所以筆者以它為例子來介紹如何用電腦收發傳真。當我們學會使用Microsoft Fax後，可以去下載壹個優秀的第三方傳真軟件，這些軟件在原理上沒有多大的區別。
為了在Windows 98上安裝Microsoft Fax，我們首先需要安裝好Modem的驅動程序，並至少安裝壹個打印機驅動程序，然後要在系統內至少安裝Windows Messaging、Microsoft Exchange client或Microsoft Outlook三個軟件中的壹個。這三個軟件都是MAPI(Messaging API，壹種應用接口)客戶端軟件，當Microsoft Fax接收到傳真後，它會把傳真當作電子郵件壹樣存放在MAPI客戶軟件的收件箱內，用戶要到這些軟件中去查看傳真。對於壹般用戶來說，筆者建議安裝Office 97或Office 2000的Outlook（IE4或IE5附帶的Outlook Express可不行）。而對於辦公室的工作小組來說，可以考慮安裝Microsoft Exchange，並設立壹臺網絡傳真服務器，以實現多人***用壹塊Modem來收發傳真。
所有的前提條件都具備後，運行awfax.exe，很快就可以把Microsoft Fax安裝好。按照要求重新啟動機器後，開始菜單的附件中多了壹個傳真子目錄，其中有三項快捷方式：封面編輯器、申請傳真和撰寫新傳真。“封面編輯器"用來設計傳真的封面，以便在發送傳真時加上壹頁封面。如果多個用戶通過網絡傳真服務器***用? 傳真Modem，那麽所有接收到的傳真首先保存在服務器上，利用“申請傳真"工具可以將它取回到各用戶自己的機器上。至於“撰寫新傳真向導"就更容易理解了，它可以幫助我們組織壹份傳真並發送出去。
二、設置Microsoft Fax
在使用Microsoft Fax之前，我們首先要配置好各種參數。在Windows 98的控制面板中雙擊“電子郵件"組件，調出Microsoft Outlook屬性，在列表框中有壹項Microsoft Fax，雙擊該項又可調出Microsoft傳真屬性，其中壹***有四個屬性頁。
“消息"屬性頁中可以設置發送傳真時的默認值，包括發送時間、消息格式和封面等。目前國內長途電話在部分時段實行優惠措施，如果接收方在外地，我們可以考慮選擇低話費的時段來發送傳真。可編輯的消息格式只適用於對方也使用Microsoft Fax軟件通過電腦來接收傳真的情況，此時接收方可以對收到的傳真進行編輯。如果對方使用普通傳真機或其它傳真軟件，那麽不能使用可編輯的消息格式，而應選擇不能編輯的位圖格式，我們壹般選擇讓Microsoft Fax自動判斷。Microsoft Fax提供有幾種缺省的封面，如果我們覺得不滿意，可以用封面編輯器來創建壹幅新的封面。
“撥號"屬性頁中可以設置撥號的位置、重試的次數與時間間隔，這些選項都很簡單。
“調制解調器"屬性頁中可以設置當前活動的傳真Modem，另外還可以把本機的Modem設為網絡***享。
“電腦傳真機"與普通傳真機壹樣，雙方在通信之前，必須按照傳真機的通信協議發送握手信號，並協商通信速率，在建立起連接後，才開始傳輸實際的數據，因此傳真Modem有壹些類似於普通傳真機的參數。
在“調制解調器"屬性頁的列表框中選擇壹個Modem，調出它的屬性。在這些選項中，應答方式適用於接收傳真，在自動應答方式下（假定響鈴5聲），如果連續響鈴5聲後還沒有人接電話，Modem就開始發出握手信號，試圖與對方建立聯系，如果使用的電話線主要用於收發傳真，那麽可以選擇自動方式。在手工應答方式下，Modem不會自動開始工作，需要用戶發出指令來控制，如果電話線主要用於通話，那麽應選擇手工方式。呼叫首選項適用於發送傳真，其中有壹項撥號後等待時間，其含義是當對方接電話之後，連續發送握手信號並等待對方出現傳真應答信號的時間，如果超過這個時間，呼叫將被取消。高級選項則是壹些關於傳輸和糾錯方式的設置，壹般情況下都不用改變它，除非無法正常使用傳真功能。
“用戶"屬性頁中可以設置本機用戶的信息，包括稱呼、國家、本機使用的傳真號（即電話號）、電子郵件地址、公司等等，這些信息可能會在某些傳真封面中用到。
三、發送傳真
在發送或接收傳真時，系統任務欄的通知區域中都會出現了壹個傳真機的小圖標，單擊它可以調出Microsoft Fax狀態窗口，該窗口內顯示了Modem的工作狀態。用戶從這些信息中可以了解傳輸進行到哪壹步了，並可以單擊“掛斷"按鈕中止當前的傳輸。如果妳在Microsoft Fax狀態窗口中發現33.6K（或56K）的Modem只以14.4K或9600的速率工作，千萬不要感到奇怪，因為目前最快的傳真速率就是14.4K了。與打印文件類似，在發送傳真時，所有的傳真都會列在壹個待發傳真隊列中，我們可以從隊列中選擇壹個傳真並取消它。
Microsoft Fax支持多種發送傳真的方式，下面我們來看看其中最常用的三種方式。
1.直接調用撰寫新傳真向導
撰寫新傳真向導的第壹步是選擇撥號位置，壹般使用缺省值即可。第二步用於輸入收件人的名稱與傳真號，有時候同壹份傳真要發給多個收件人，因此我們可以建立壹份收件人的列表，如果收件人的傳真號保存在Outlook通信簿內，那麽還可以從通訊錄中直接選取收件人。第三步用於決定各種傳真選項，這些選項的缺省值由傳真屬性的“消息"屬性頁來決定，我們可以根據待發傳真的特點和要求進行修改。第四步用於輸入傳真的主題和附註內容，附註內容壹般都直接顯示到傳真封面上。第五步選擇要發送的文件，由於普通傳真機只能接收位圖格式的傳真，所以選擇的文件必須與某個可以打印該類文檔的程序相關聯，以便利用該程序將文件打印成位圖格式。五個步驟都選擇完畢後，單擊“完成"按鈕便可以開始發送傳真了。
2.打印到Microsoft Fax
Microsoft Fax安裝完畢後，它會在打印機列表中添加壹項Microsoft傳真，這意味著我們可以按照使用打印機的方式來使用傳真功能。以Word 97為例，當我們編輯好壹個文檔之後，從文件菜單中選擇打印命令，然後選擇打印機為Microsoft傳真，單擊“確定"按鈕，Word 97首先進行準備打印數據，接著撰寫新傳真向導會自動彈出來，要求我們輸入各種信息，這裏的撰寫新傳真向導除了沒有第五步外，其它步驟都與前面介紹的壹樣，最後按下“完成"按鈕，便可將壹份Word文檔傳真給別人。
有的程序（例如記事本）不能選擇打印機，那麽我們應事先把Microsoft傳真設置成默認的打印機。
3.發送到傳真收件人
Microsoft Fax在安裝時把壹個傳真收件人的快捷方式添加到了Send To文件夾內，因此我們在資源管理器中選擇好壹個文件後，可以直接把它發送到傳真收件人，此時撰寫新傳真向導也會自動彈出來，並且同樣少了第五步。
Word 97等程序還提供了特殊的“發送到傳真收件人"的功能，當我們編輯好壹個Word文檔後，從文件菜單中選擇發送到傳真收件人，此時Word就會啟動自帶的傳真向導，該向導可以幫助用戶設計傳真封面，並發送傳真，使用起來也比較方便。
四、接收傳真
與發送傳真相比，接收傳真就顯得要簡單得多了。如果我們設置Microsoft Fax為手工應答方式，那麽當對方打來電話時，Microsoft Fax狀態窗口會自動彈出來，我們先接電話，在決定要接收傳真後單擊“開始應答"按鈕，Modem就會開始與對方的傳真機建立聯系，並接收傳真。如果我們設置Microsoft Fax為自動應答方式，那麽當對方打來電話時，Modem在響了指定數目的鈴聲後，便會自動開始與對方的傳真機建立聯系，並接收傳真。
接收下來的傳真都存放在Outlook（或其它兩個MAPI客戶軟件）的收件箱內，因此當我們要查看傳真內容時，必須啟動Outlook，在收件箱內雙擊壹個傳真，Outlook就會調用Windows 98的映像程序來顯示傳真的內容，我們可以用映像程序把傳真文件另存為TIF或BMP格式，或者直接打印出來。