（壹）標題
函的標題壹般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
（二）正文
1．開頭。
寫行文的緣由、背景和依據。
壹般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以現將有關問題復函如下壹類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。
2．主體
寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準或答復審批及告知的事項。
函，或去函和復函的事項壹般都較單壹，可與行文緣由合為壹段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。
3.結語。
不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用特此函告、特此函達。若是要求對方復函的，則用盼復、望函復、請即復函等語。請批函多以請批準、請大力協助為盼、望能同意等習慣用語收束。復函的結語常用特此復函、特此回復、此復等慣用語。也有的函不寫結語。
（三）落款
寫上通知人或單位名稱，和通知時間。
二、註意問題
1．註意批請函與請示的區別，向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。
2．開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。
3．壹文壹函，簡潔明了。
4．語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。
通知函格式範文
範文壹：更名
尊敬的客戶：
由於公司發展需要，______有限公司名稱從20___年___月___日變更登記為______有限公司，原公司名______有限公司所簽訂的`合同繼續有效。即日起，公司所有對內及對外文件、資料、開據發票，賬號，稅號等全部使用新公司名稱。公司更名後，業務主體和法律關系不變，原簽訂的合同繼續有效，原有的業務關系和服務承諾保持不變。
因公司名稱變更給您帶來的不便，我們深表歉意!衷心感謝您壹貫的支持和關懷，我們將壹如既往地和您保持愉快的合作關系，並希望繼續得到您的關心和支持!
特此通知!
______有限公司
20___年___月___日
範文二：錄用
尊敬的______先生/女士：
您好!
首先感謝您對我公司的信任，經我公司研究決定，您已被我公司錄用，具體崗位為：______部門______ 崗位，請於20___年___月___日上午九點到公司人力資源部報到。
現就報到事宜通知如下：
壹、您將與公司簽訂時間為___年的勞動合同和保密協議，試用期為___月;
二、您試用期工資為稅前___元/月，轉正後工資為稅前___元/月;轉正後工資包括崗位固定工資和浮動工資部分，崗位固定工資根據轉正後的定崗定級和崗位性質確定，轉正後工資中的浮動工資發放按公司和部門相關規定執行。
三、請您攜帶以下資料，到___辦公室___處辦理手續，聯系電話：_________;
1. 本通知;
2. 身份證、學歷、學位、職稱證書及其他在面試過程中提及的資質證書的原件或復印件;
3. 戶口本(第壹頁，戶主和本人頁)復印件;
4. 流動人口婚育證明(限18至48周歲外埠女性);
5. 二級以上醫院合格的體檢報告;
6. 接收工資的中國工商銀行存折或卡。
請您在約定時間辦理報到手續!您與公司的勞動關系在報到並訂立書面勞動合同後生效。如您未能按照約定時間辦理報到手續，請致電招聘負責人協商變更報到時間。未經確認的逾期報到及資料未通過審核者公司將不予以錄用。
希望您能在加入______公司後為公司的發展與壯大做出您的努力，公司為您的發展也會提供廣闊的空間，再次感謝您的合作與支持!
______有限公司
人力資源部
時間：_________
範文三：聚會
為了活躍公司文化氣氛，打造企業文化，增強凝聚力，讓全體職工以積極向上的精神風貌迎接新年的到來，增進同事之間的了解，增加員工之間的感情，強化了每個人的主人翁意識和集體榮譽感，舉辦此次活動。
請各部門做好準備，會將詳細策劃活動，發到各部門。
1.時間:20xx年1月5日，星期日，下午1點
2.地點:花王世家
特此請各部門準時參加，有不同的獎品等著大家!
此次活動主辦方:普雷沃閥業(上海)有限公司
活動負責方:行政部
20xx年12月26日