2、起草公文應當首先征求部門負責人的意見,部門負責人也應當擔當起指導重要公文起草工作,對把握不清楚的事情應當向上級領導請示後再指導下屬。
3、公文文稿簽發前應當由公司辦公室進行審核,辦公室應當審核公文的行文理由是否充分,行文依據是否準確,內容是否完整準確體現發文意圖,是否同現行有關公文相銜接,所提政策措施和辦法是否切實可行。
4、對於重要公文文稿,辦公室應當在初審後提交發文單位審議,經審核對不宜發文的公文文稿,應當退回起草單位並說明理由。對符合發文條件但內容需作進壹步研究和修改的,由起草單位修改後重新報送。
5、公文應當經所在部門負責人審批簽發,對於重要公文和上行文必須由公司主要負責人簽發。圈閱或者簽名的,視為同意。同時聯合發文應當由所有聯署機關的負責人會簽。
6、對於上行文應當標註簽發人姓名,如果有多個簽發人,簽發人姓名按照發文機關排列順序從左至右,從上到下依次均勻編排,壹般每行排兩個姓名,回行時與上壹行第壹個簽發人姓名對齊。
7、壹般來說,正式公文的頁碼用四號半角宋體阿拉伯數字,數字左右各放壹條壹字線。編排在公文版心下邊緣之下,單頁碼居右,雙頁碼居左。公文附件與正文壹起裝訂時,頁碼應當連續編排。