1、負責接收上級有關部門，各部、室發送的各種圖紙、文件等資料，並登記造冊，妥善保管。
2、負責發放本部門對外發送的各種圖紙、文件等資料，並辦理登記手續。
3、規範工程項目開發施工期間的各類圖紙變更通知、工程合同及其它工程項目方面文件資料的收發，保管制度。
4、對各種工程資料進行科學的規範的編號、登記、復印。
5、負責管理好有關工程技術資料的歸檔保存和借閱管理，並按有關工程技術資料的重要性進行分類，及時清理作廢資料不被誤用。
6、發放的圖紙資料必須留原件壹份，連同發放清單壹起存檔。
7、負責定期清理工程檔案，合同、資質和建設、規劃、國土等主管部門審批原件，及時移交公司檔案室存檔。
8、負責視具體情況定期清理資料室檔案。
9、相關部門借閱圖紙及工程資料，應報工程主管工程師同意，登記相關借閱內容及時間，到期歸還時，須經雙方簽名確認。
10、若因公須借閱公司規定的機密資料，須報總經理（番禺總經理）同意並填寫有關借閱手續後，方準借閱。
資料員要做的內容：
1、 送檢——材料使用前必須送有關檢測單位檢測，合格方能使用。
2、 質量資料——貫穿於整個過程中，關於工程質量的資料
3、 安全資料——貫穿於整個施工過程中，關於人的安全資料
4、 收發文件——各參建單位跟施工單位之間的來往文件
5、 起草聯系函
6、 文件的回復