1.為會議制作壹個銘牌。壹般主席臺上坐的人多的話，就要在大家面前放壹個寫有名字的銘牌。另外，如果參與者是以小組的形式參加，最好標明每個區域的名稱和所屬的團隊，這樣大家就可以互相認識了。
2.室內溫度、照明等。室內會議場所也需要，尤其是在冬季和夏季。房間溫度要控制好，使與會者不會太熱或太冷，影響會議效果。同時，如果需要開燈，也要對燈進行調試，保證正常運行。
3.材料的準備。壹般開會的時候都會有會議相關的材料。這些都要準備好，給需要的人，提前放在會議桌上。
4、根據會議類型、會議形式和會議規模，合理安排會議座位，如圓桌。如果是培訓會，最好是扇形位置，聽眾在扇面上，揚聲器在扇面底部。根據不同的會議類型，確定會場的座位安排。