公文的書面格式
公文的書面格式是指公文所有要素的排列順序和識別規則。《國家行政機關公文格式》將公文的書寫格式分為前綴、主題、版本三個部分，又分為密級及期限、緊急程度、發文機關標識、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、抄送機關、簽發機關、簽發日期七個要素。所有放置在公文首頁紅色反線(也叫區間橫線)以上的元素統稱為眉毛；置於紅色反線(不含紅色反線)以下至主題詞(不含主題詞)的要素統稱為主語；主題詞下面的元素統稱為版本註釋。
眉毛。壹般眉毛由公文數量、密級和保密期限、緊急程度、簽發機關身份、文號、簽發人、紅色反線等要素組成。其實都是公文首頁紅色反線以上的元素(寬度與版本中心相同，即156mm)。
1，公文數量
公文流水號是同壹文稿打印多份時，每份公文的流水號。文件如需標識份數，應在左上角1行用阿拉伯數字標註，並用紅色號碼機套印。例如，同壹份手稿印100份，其中第1份的序號可寫成“001”，最後壹份的序號可寫成“100”。識別份數序號，主要作用是方便公文的登記、分發和查閱。
2、秘密等級和保密期限
密級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密和處理的要求，在壹定時期內只為特定範圍的人所知。黨和國家機關的公文分為絕密、秘密、秘密三個等級，其中絕密、秘密的公文應當標明份數。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露，會對國家的安全和利益造成特別嚴重的損害。公文如需標識密級，應使用3號黑體字標註，頂框在頁面右上角標註1行，標識密級的兩個字之間應空出1字；如果需要同時標註安全級別和安全期限，則兩項都應使用3號粗體字，安全級別在前，安全期限在後。頂框在版本中心右上角第1行標註，安全等級和安全期限用“★”隔開。標明密級時，應當標明保密期限。保密期限壹般分為壹年以內、壹年以上、長期和持續時間。如果沒有標註期限，壹般以20年的保密期限來確定，如秘密★6個月，秘密★3年，絕密★長期。
3.緊急程度
緊急性是公文傳遞和處理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度可分為特急和緊急兩種，國家行政機關公文的緊急程度可分為特急和緊急兩種。如需標識緊急程度，使用3號黑體字，頂框在版本中心右上角第1行標註，標識緊急程度的兩個字之間必須空白1字；如果需要同時標明密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限的頂框應在板子右上角的1行標明，緊急程度的頂框應在板子右上角的2行標明。
4、發證機關標識
發文機關的標識在我國《黨的機關公文處理條例》中稱為“版頭”。發證機關的標識由發證機關的全稱或標準化簡稱加“文件”組成。有些具體的公文，只能標識發文機關的全稱或規範化簡稱而不加“文件”二字，如“函”、“令”、“會議紀要”等，除標識發文機關的全稱或規範化簡稱外，還應加文種。《我國黨的機關公文處理規定》規定，前綴“由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”字樣或表示語種類型的括號組成，印制在公文首頁上方，中間為壹組紅色字符”。發證機關標誌的上邊緣壹般為從標牌上邊緣到標牌上邊緣25毫米；上報的公文，發文機關標識的上邊緣距編輯中心上邊緣80mm。信函簽發機關標識上邊緣與上頁上邊緣的距離為30mm，簽發機關全稱下方4mm處為武文線(上粗下細)，距下頁20mm處為武文線(上粗下粗)。兩條線路長度均為170毫米。“令(令)”的發證機關標誌上邊緣距版次中心邊緣20毫米。簽發機關的標識原則上應為小標，字號由簽發機關本著醒目、美觀的原則確定，但壹般應小於22 mm× 15 mm，聯名書寫時，主辦機關名稱應放在前面，簽發機關名稱中應放置“文件”字樣。即使有多個聯合行文機關，也要保證公文首頁顯示正文。
5.文件號
文件編號由發證機關的字、年、序號組成。壹般發文字號在發文機關標識下空2行，標3號仿宋，居中排列。“令(令)”的文號標在“令(令)”簽發機關標識下的空白處兩行中間:“會議紀要”的文號放在“會議紀要”標識下，紅色反線正上方。聯合行文壹般只註明主辦單位的發文字號。機構字樣應反映發證機構或部門的性質。同壹個器官。部門同類公文的生成要統壹，不能有幾種寫法。壹般可以在機關名稱前加壹兩個字進行機關替代，但要與其他名稱相近的機關相區別。年份和序號用阿拉伯數字標識；年份應標有全稱，並用六角括號“]”括起來；流水號不加偽數字(即1不加為001)，不加“否”字。
6.發行人
由發文機關簽發公文的領導姓名。報送的公文應當標明簽發人的名稱，簽發人的姓名並列排列在文號的右側。左空格為文件編號1，右空格為簽發人名稱1:“簽發人”使用3號仿宋體，後跟全角冒號，簽發人名稱在冒號後用3號斜體標註。在聯合寫作的情況下，有多個發行者。此時，主辦機構發行人的名稱放在第壹行，其他發行人的名稱從第二行開始在主辦機構發行人名稱的下方。在簽發機構的順序上，依次排列，紅色反線下移，使文號與最後壹個簽發人名稱在同壹行，紅色反線距其4mm。
7.紅色反向線
紅色反線壹般印在文號下方4mm處，其長度等於版心寬度(即156mm)。
-主題。主送機關壹般由標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、備註等要素組成。
1，標題
公文標題是對公文內容的概括，是對寫作目的的揭示，因此應準確、簡明地反映公文的主要內容。除法律、法規、規章名稱和圖書名稱外，公文標題壹般不使用標點符號。上級機關下發的公文標題，要寫清楚原因，不能只寫原文號。行政法規、規章發布的公文標題為“發布”，下級機關發布的公文標題為“批準”，上級機關、本級機關和非下級機關發布的公文標題為“轉發”，印(轉)出“方案”、“計劃”等公文或其他告知性公文。標題壹般不帶原簽發機關的名稱，但原簽發機關的名稱和成文時間在原簽發的標題下。
公文標題壹般在紅色反線下標兩行，中間用2號小標宋排列。如果字數太多，需要分支排列。在分支中，要註意不要上下對齊等長的行，兩個字以上的字不要分開排列在不同行的首尾。總之，標題的排列要做到意思完整，排列對稱，間距適當。
2、主要機關
主送機關是指公文的主收機關，應當使用全稱或者規範化簡稱或者通用名。主送機關較多的，應當按照其性質、級別和有關規定或者慣例依次排列，同壹性質或者同級的機關之間用頓號，不同性質或者不同級別的機關之間用逗號。比如在國務院，主送機關的排列是:“省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”；中級人民法院壹般以“基層人民法院和中級人民法院各部門”的形式編排以下文書。
壹般主送機構在標題下留1行空白，左側頂框標3號仿宋體。返回時，頂框仍標記，最後壹個主送機構名稱用全角冒號標記。如果主送機關名稱過多，使公文首頁無法顯示正文，應將主送機關名稱移至版內主題詞下方、抄送上方，標識方法與抄送相同。要求上級機關只寫壹個主送機關；對壹些下級機關發送的公文，如果發送機關較少，可以寫全稱，發送機關較多，可以用“各有關部門、單位”的方式概括。
3.文本
正文是公文的主要部分。正文應放在主送機關的下壹行，仿宋3號，每自然段留2字，頂行退回；數字和年份不能返回。“命令(訂單)”的文本放在訂單編號下的兩個空行的位置。文中人名、地名、數字、引文要準確。公文引用應先引出標題，再引出文號；引用外文應註明其中文意思；日期應標明具體的年、月、日；必須使用國家法定計量單位。用詞要準確規範。如果要在文中使用不規範的縮寫，第壹次使用全稱時壹定要同時註明縮寫，註意在同壹公文中縮寫壹定要統壹；公文中的數字壹般應使用阿拉伯數字，但書寫日期、某些結構層次的數字以及詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、修辭語句中用作語素的數字除外。多級結構的序數用數字表示，其識別方法如下:
壹樓用“壹”、“二”、“三”...
第二層采用“(1)”，“2)”，“3”...
三樓標有“1”、“2”、“3”...
第四層是“(1)”(2)”(3)”...
千萬不要把層次顛倒使用，比如“(1)”“(2)”“(3)”……作為第壹層，“1”“2”“3”……作為第二層，以此類推。這是不允許的。
4.配件
附件是正文的附屬部分，是補充文件正文內容的其他正式文件或資料(包括圖表)。公文中如有附件，“附件”應在正文底部壹個空行兩個字的位置用3號仿宋體標註，後面加全角冒號和名稱。附件名稱後沒有添加標點符號。如果文檔中只有兩個附件，則只標記名稱，而不標記序列號。如果有兩個或兩個以上的附件，應在附件名稱前標註序號，序號應為阿拉伯數字，如:
附件:(1)XXXXXX
附件: (二)XXXXXX
如果正文中已經寫了附件的名稱，可以省略正文下的附件描述。附件應在公文寫作日期後與正文壹起裝訂成新的壹頁，並在附件左上角第二行頂框內註明“附件”字樣。如有序號，也應標明序號，如“附件1”、“附件2”。附件的編號和名稱應與文件正文下附件的描述壹致。如果附件與文件正文不能裝訂在壹起，應在附件左上角第壹行頂框內標註文件編號，然後標註附件(或帶序號)。
需要註意的是，附件並不是每個公文都需要的。是否附上附件要根據具體情況和實際需要來決定。
5.書面時間
成文時間以負責人簽發時間為準，聯合行文以最終簽發機關負責人簽發時間為準。公文的書寫時間用漢字標註年、月、日，“零”寫成“○”，壹般放在正文的右下方。具體上下位置看印章，左右位置看字數。“訂單(Order)”的書寫時間標註在簽名人簽名蓋章的下壹行右側空白處，“會議紀要”的書寫時間標註在紅色反線上方的右上方方框內。
6.海豹
印章是指加蓋在文末的發文機關印章或領導同誌簽名章，是發文機關對公文負責並標誌其有效性的憑證。除會議紀要和復印件外，正式文件應加蓋公章。應當加蓋印章的公文，除以“命令”發布的行政法規和規章、依照法定程序提請本級人民代表大會或其常務委員會審議的議案和少數領導同誌簽署的信函外，應當加蓋發文機關印章。聯合報送的公文應當加蓋主辦機關印章；聯合發文，應加蓋發文機關印章。公文所蓋印章必須與發文機關名稱壹致。如因故需更換另壹枚印章，應註明“戴”字。單個機關簽發的公文，不在會簽處簽署簽發機關的名稱，只標註行文時間並加蓋印章。書寫的日期在右邊4個字。圖章應距文字2 mm ~ 4 mm，書寫時間應壓直居中。正確的蓋章方式有:(1)以下方式。當篆書文字呈圓形排列，下弧沒有文字時，采用下集法，即書寫日期上只壓下弧；(2)中道。印章下弧有字時，采用中套法，即在書寫時間上按印章中心線。
聯名書寫需要加蓋兩枚印章時，應開寫時間，左右各7個字。主辦方的印章在前面，兩個印章都有日期。需要註意的是，只有使用相同的密封方法才能保證密封排列整齊。兩個密封件互不相交或相切，且距離不超過3毫米。
聯合行文需要加蓋三個及以上印章時，為防止空白印章，行文時間與正文之間應安排發文機關名稱(簡稱)。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；最後壹排，如壹個或兩個印章，排列在中間；密封件不相交或彼此相切。在最後壹排印章的底部，右邊的2字表示書寫時間。當公文排版後留下的空間容納不下印章的位置時，應采取措施調整行距和字距，印章和正文應在同壹側，不得采取標註“本頁無正文”的方法解決。
7.筆記
附註壹般說明公文的分發範圍和使用註意事項，如“本文件發給省或兵團級”、“本文件發給縣或團級”。公文上如有註釋，壹般在行文時用“仿宋體”3號和“左空”2號字樣加括號標註下壹行。公文註釋不屬於公文內容，公文註釋壹般在公文簽名印章左下方括號內標註。根據《國家行政機關公文處理辦法》，請示類公文應當在附註中註明聯系人和電話。
版本。版次記錄壹般由關鍵詞、抄送機關、印刷機關、印刷時間、份數、反線等要素組成。印章應放在公文的最後壹頁(即第四封，又稱封底)，印章的最後壹個要素應放在最後壹行。
1，關鍵字
主題詞是反映公文主要內容的標準化名詞或名詞短語，應按上級機關要求標註。“主題詞”在左上角的方框中用3號粗體字標出，後面是全角冒號；詞目使用3號小標宋河馬小廚師，詞目之間有1個詞。主題詞應先標註反映公文內容的詞，再標註反映公文語言的詞。壹般情況下，壹份公文可以標註1 ~ 5個主題詞，但不超過5個。主題詞不是用標點符號隔開，而是用壹個字隔開。主題詞應放在公文最後壹頁的下半部，即成文時間的右下方、抄送機關的左上方。
2、抄送機關
所有正式文件都必須根據其內容、發布文件的目的和隸屬關系進行嚴格控制。壹般排列順序是:上級機關壹排，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派壹排，人大、CPPCC、法院、檢察院壹排，其他單位壹排。如果有公文復印件，在下壹行“主題詞”上，左邊空白詞1用3號仿宋標註為“抄送”，後面加全角冒號；抄送機關用逗號分隔，返回時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送機關後加壹個句號。主送機關移至主題詞下的，識別方法與抄送機關相同。
3.發證機關和發證時間
大多數發文機關並不出現在行文機關的名稱中，而只出現在辦公室的名稱中。印發機關位於抄送機關之下(如無抄送機關，則在“主題詞”之下)，占用1行位置，3號仿宋體。打印機關的左空間為1，打印時間為1。印發時間以公文付印日期為準，並用阿拉伯數字標註。
4.復制份數
份數放在印刷時間下面，右邊3個字，用3號仿宋體和阿拉伯數字標註。
5、行
在版次記錄中的關鍵詞、抄送機關、打印機關、打印時間下加壹條反線，寬度等於版心。