員工已經簽字，就視為有效，將來發生爭議，單位就可以以此說明員工知曉公司相關制度和內容，以此免責。
擴展資料：
註意問題：
1．註意批請函與請示的區別，向有隸屬關系的上級機關請求指示、批準事項用請示。而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。
2．開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話、套話和發空泛的議論。
3．壹文壹函，簡潔明了。
4．語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和、禮貌、誠懇的語言，對主管機關要尊重、謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統、猶豫不定。告知書壹種是“通告”，又稱“通知書”。根據性質和使用範圍，又可分為規章、法規性通知，如《國務院關於發布工商企業登記管理條例的通知》；批轉、轉發性通知，如《國務院批轉民政部等部門關於扶持農村貧困戶發展生產窮致富的請示的通知》。告知書指以書面告知的形式，送達到被告知人的手裏。
告知書分為兩種：壹種是“通告”；另壹種是“書面文件式”的“通知”。
壹、告知書格式
(壹)標題
告知書的標題壹般由發文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1、開頭。寫行文的緣由、背景和依據。壹般來說，告知書的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
2、主體。寫需要商洽、詢問、答復、聯系、請求批準或答復審批及告知的事項。
3、結語。不同類型的告知書結語有別。如果行文只是告知對方事項，則結語常用“特此告知”。