1.標註了紅色感嘆號的重要郵件，提醒需要高度註意，實則就是個小事——粗魯的狠。
2.天天抄送老板，動不動扯上老板——方法有點low。
3.回復所有人，約個吃飯時間，”我周四出差，我周四可以，我周五才可以，我除了周四都可以“等等無窮無盡——心裏罵死發件人。
4.RE：RE：RE：RE：,每壹次回復標題加上壹個RE，樓蓋了壹層又壹層，郵件標題給擠不見了——感覺電腦硬盤壞了。
5.沒什麽大事，郵件中全是或者整個壹封郵件全是！！，感嘆號！可是自帶畫面感的催命鬼——什麽鬼，心累。
6.沒打招呼的FYI（for your information供參考），自個要從上拉到下連著附件看壹通——讓猜心思吖，打份工又不是談戀愛.......
寫得好的郵件都是相似的，寫得不好的郵件各有各的討厭。
以前我們寫信，常常說字如其人。在互聯網時代，職場人士每天都要處理電子郵件，郵件如同寫信，現今是見電子郵件如見面。妳發送的每封電子郵件都會增加或損害妳的聲譽。如果電子郵件是雜亂無章，不恰當或充滿錯誤的，那麽收件人會傾向於認為發件人就是壹個粗心的，混亂的，不專業的職場人。因此，電子郵件禮儀如同餐桌、著裝禮儀壹樣，得懂。
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既然郵件如人，不追求貌美如花，至少要保證幹幹凈凈，簡潔商務範，怎麽做？
1. 有署名，並且是真名全名 。如必要，署名需包含聯系方式和公司名稱。留下聯系方式是為了保證在必要的情況下，收件人可以以最快的速度聯系到妳。
2.有主題，簡明扼要 。概括郵件的核心內容，字數不超過20字。比如：”請審閱：X月X報表“；”來自XX公司，關於XX的報告“等等。
- 您的主題必須與郵件內容相符。 切勿打開舊電子郵件，按回復，並發送與上壹個無關的消息。只要電子郵件裏討論的內容發生變化或有更新，請記得改變主題，記得要去掉”RE：原來的主題“。
- 避免使用全部大小寫的主題，並且包含URL和感嘆號。 這樣會看起來像垃圾郵件，很容易被收件人錯過。
3. 格式保持簡單大方幹凈。 所有字壹個顏色，壹樣大小，壹種字體。分段負責邏輯，縮進負責層次關系，加粗負責突出重點，這三個方式解決壹切，不需要其他復雜花哨的排版。避免不同顏色、大小、字體。不要有背景圖，背景音樂。
4.了解收件人。 問候語和簽名應該與對收件人的尊重和正式程度保持壹致。如果收件人傾向於有禮貌和正式，那就用正式的方式。比如：“尊敬的張總Dear Mr. Zhang, 見信好I hope this Email finds you well.”。結尾強調跟進的事情。比如：懇請您撥冗回復修改意見，非常感激。然後，“祝：順利”；署名“XXX”。如果和收件人很熟悉，那就采用非正式和輕松的方式。
如果電子郵件收件人不知道妳是誰，開篇請介紹自己。 內容有姓名，部門，寫郵件的目的。比如，我是來自XX公司XX部門的XX，今天致信給您是為了......
5. 正文邏輯清晰。 每壹段講壹件事情。多用小段，少用大段；多用短句，少用長句；多用簡單的詞，少用復雜的詞；保持簡短，切中要害。
6. 避免使用快捷鍵、表情符號，行話或俚語來替代規範化的文字 。日常可以使用諸如“u”"F2F"（“ you妳”“face to face面對面“），“Gr”（偉大），在商業信函、電子郵件中，應該避免這樣的快捷方式、放壹個笑臉或表情。這些會使妳看起來不夠專業。
7. 慎用感嘆號 。商務電子郵件中感嘆號會妳看起來幼稚和不專業。
8. 發送大型附件之前最好進行壓縮 。發送的郵件正文中進行說明：因文件太大，進行了壓縮，如果收件人解壓縮出現任何問題，可以回郵件妳***同找解決辦法，例如合適的壓縮軟件。壓縮還可以保證郵件不會堵塞妳的發件箱，收件人的收件箱。
9. 如果附件超過兩個,請有邏輯地命名所有附件和選擇合適的主題。 以便收件人壹眼就知道主題和該從哪個附件開始看。例如：01 XX年度報表，02 XX季度匯總，03 各區域XX明晰。
10. 檢查收件人 。第壹收件人和抄送的收件人CC或密件的收件人BCC，在發送之前，花點時間檢查收件人有沒有漏掉的或多余的，確定全部收件人恰當。
11. 如果在外企，檢查英文名後面的姓 。避免因同名不同姓，造成收件人選擇錯誤。
12. 保護隱私。 如果妳要向壹群人發送消息，並且相互之間不認識，最好采用保護隱私的辦法，收件人填上自己的郵件，其他人全部放在“密件抄送”。並在郵件中明確說明，此舉是為了保護收件人的隱私。
13. 評估電子郵件的重要性，不要過度使用高優先級選項，標註紅色感嘆號。 如果過度使用這個功能，最後就是很少有人會認真對待它。壹個更好的辦法是使用描述性的主題行來解釋妳的希望或者在郵件最後表達期望並表達提前的謝意。
14. 小心保密信息 。如何涉及到保密信息，可以對文件設置密碼，密碼並通過另外壹封電子郵件發送。
15. 如果您不預期回應，請隨時在電子郵件的頂部添加“無需回復”。
16. 及時回應。 除非妳在某種類型的緊急情況下工作，否則在電子郵件收到的當天全部回復處理完。針對跟蹤事件進展的郵件，如果沒有設置最後期限deadline，根據電子郵件和寄件人的性質，在24到48小時內回復是可以接受的。 郵件回復的速度，代表妳的能力、效率和對他的重視程度。
17. 必要時，使用自動回復。 當妳長時間外出或者不能像在辦公室壹樣頻繁查收郵件時。比如自動回復：”謝謝妳的電子郵件，我會盡快回復妳”。雖然，這樣做對於垃圾郵件發送者是件好事，確認了妳的電子郵件是真實的，他們可以將您添加到垃圾郵件列表中。
18. 更改主題。 如果郵件來來回回，甚至討論的主題都發生變動，可以修改主題，或者重起壹封新郵件，而不是出現RE：RE：RE：RE：文不對題的蓋樓。
19. 慎用“全部回復” 。除非電子郵件收件人上的每個成員都需要知道了解，否則不要點擊”全部回復“，不然壹堆莫名的吃瓜群眾。當然妳要確保需要被告知的每個人的郵箱地址都在收件人欄。可以把壹些人移到抄送或者密送，在郵件正文註明：“為了不打擾大家，把誰誰移到了密送"。從下壹封開始，他就不參與討論了。
20. 最後 。按下“發送”鍵之前，再次檢查標題、稱呼、有沒有錯別字、有沒有忘了附件。
幹凈，簡約大方商務範的郵件禮儀，妳get到了吧。