船員以個人名義申辦海員證，首先在船員電子申報平臺進行網上申報，並向政務受理大廳提交材料如下：
（1）《海員證申請表》；
（2）《船員服務簿》及其復印件；
（3）國際航行（含特殊航線）船舶船員適任證書或任職能力證明文件及其復印件；
（4）公安機關出具的無法律、行政法規規定的禁止公民出境的情形的證明；
（5）有效的船員體檢合格證明；
（6）申請人近期免冠正面頭像白底彩色電子證件照片（尺寸48mm×33mm,像素390×567dpi)。
其中，已經完成信息采集的船員可免予提交第（2）、（3）、（6）項材料。
根據《中華人民***和國海事局關於海員證申辦有關事項的通知》（海船員[2016]195號）的規定，可免予提供第（4）、（5）項材料。
2019年版海員證
2019年版海員證首次在海員證上增加了與電子護照完全相同的國家電子簽名，首次植入電子芯片，將海員的面部圖像、指紋、手寫簽名等生物特征信息存儲在其中。
所有“首次”申辦新版海員證的人員都必須完成“海員證人員信息采集”，采集本人照片、簽名、指紋等生物特征信息，如無重大變化，壹次采集適用十年。之前采集的信息不能用於辦理新版海員證。
上海海事局工作人員表示，2019年12月20日前簽發的舊版海員證在有效期內仍然有效。按照相關規定，從2019年12月20日起，持有有效舊版海員證的船員可隨時重新申請簽發新版海員證，不受有效期超過12個月的限制。