1.信頭是寫信人公司的名稱，位於信紙的頂部。外貿公司或制造商壹般都有信頭印在上面。信頭通常應該包括公司名稱、地址、郵政編碼、電話號碼、傳真號碼、電子郵件等。
2、日期，妳需要寫下下單的準確時間。
3.引用號壹般有兩個，是寄件人為了方便歸檔分類而做的編號，也希望對方在回信時註明原信號，方便查找。
4.信中的地址，收信人的公司名稱和地址。
5.給公司寫信時，通常用“親愛的先生”( DearSir)或“紳士”( Gentlemen)。比如DearMr women給公司裏的人寫信可以用DearMadam，熟悉的人可以叫DearJohn，DearAlice等。
6.位於地址下方的事由，壹般會大寫或加下劃線以示醒目，讓收件人壹眼就能知道其內容，並能及時交給相關經辦人。
7.正文主要包括三個部分，第壹段，引導段。第二段，提供信息或說明事實。第三段涉及未來的計劃和行動。
8.敬語在最後，無論外貿函電的內容是什麽，大多采用的格式是陳腔濫調Yoursfaithfullysincerelytruly，其中Yours可以用以下成分反過來。
9.簽名簽名壹般印在手寫簽名的下方，下方印著書寫者的職務或職位。