英文字母通常由以下五部分組成:
壹個標題
信頭包括寫信人的地址和寫信的日期，壹般寫在信頭的右上角。在彼此熟悉的朋友之間的通信中，寫信人的地址往往可以省略。這節課的信箋上只寫了寫的日期，沒有寫信人的地址。確定日期通常有兩種方法:(a)月、日、年:例如:815200 _ _
(b)日、月和年:例如，15 August，200__
地址壹般由小到大寫，如門牌號、街道名、市(縣)名、省名、國名(城市名後壹般寫郵政編碼)。這與中文信件中的地址書寫完全相反。地址可寫1 ~ 3行，地址下方可寫日期(見信箋格式)。
b問候語
稱呼是指寫信人對收信人的稱呼，如親愛的小軍，寫在信頭的底部，信頭的左側。稱呼壹般以親愛的…或我親愛的…開頭，後跟逗號。
c車身(車身)
這是信的主要部分，也就是寫信人想要表達的內容。文字要求書寫流暢，層次清晰，意思明確。可以手寫，也可以打字。
d .結論(全面結束)
是信末的恭維，相當於本節課中，信末的“良好祝願”“敬禮”之類的話。信中的“最美好的祝願”是結束語。
電子簽名
署名壹般都是簽在結論的下方，比如本課信中的查理。簽名應該是手寫的，即使信是用打字機打的，也還是要在末尾簽名。在簽名的上方，可以根據寫信人與收信人的關系，寫上誠摯的Yours/妳的誠摯(對長輩或朋友)或恭敬地Yours/妳的恭敬地(對長輩或上級)。
英語信函格式稱謂的差異
商務英語信函是指在交易中使用的交流方式。在美國，商務寫作很常用，包括信件、電報、電話、電傳、報告、明信片等。在信的風格方面，英國和美國有壹些不同，例如信頭和地址，信的格式，措辭和結尾的禮節。
總的來說，英文信函比較保守，許多英國人喜歡使用用詞正式、刻板的老式信函，而美國信函則非常活潑、充滿活力，格式簡單。因此，當我們寫信給英國或它的舊殖民國家時，我們應該使用標準英語女王英語；。如果這封信是寫給美國或其勢力範圍內的地區，應該使用美國英語。當然，英國式的語言和文化近年來也發生了變化，但總的來說，它們之間的差異是顯而易見的。
商務英語信函壹般要求用打字機或電腦打印整齊，左邊的行開頭是豎排的，稱為豎排或方塊體，美國常用。每段的第壹個字縮進，稱為縮進式。這種格式在英國很常用。垂直位置和簽名在左邊欄。這種形式在重視工作效率的美國公司中被廣泛采用。正式的商務英語信函應在地址上方寫上收信公司的名稱和地址或收信人的全名、職位和地址。這叫內部地址。裏面地址的書寫也可以分為豎排和縮進。豎排和美式並列線條，縮進或英倫風格依次縮進線條。
但是最近英國商業信函中的地址沒有依次縮進，好像和美國的壹樣。另外，美國還有壹種寫普通收信人地址的流行方式，就是在信件的內側地址中，省略門牌號和街道名稱。在英文字母中，使用敬語，最常見的敬語是Mr. Mrs和Miss(針對未婚女性)。英國人經常在男性名字後使用esq .(esquire的簡稱)，但在商業中，他們正在慢慢地改變為MMES先生(madam的復數形式)，用於兩個以上的女性。Messrs(Mr的復數形式)用於兩個以上的人，或由兩個以上的人組成的公司或團體。在英式英語字母中，Mr. Messrs傾向於在進行式和自由美式英語中加上縮寫句點，而不是縮寫句點，如Mr，Mrs .，Messrs...在稱呼上，商務中最常見的有兩種:紳士(美式)和親愛的Sirs(英式)，相當於中國的“親愛的先生”或“親愛的先生”。如果信是寫給壹家公司的，美式英語中用Gentlemen(復數形式),英語中用Dear Sirs。如果對方公司只有壹個人，就必須用Sir/親愛的Sir。標點符號壹般用在稱呼之後，英式用逗號，美式用分號。信件結尾有很多種禮貌的結尾。相當於中文字母末尾使用的“敬禮”、“敬禮”、“蘇南”等句子。最典型的美式表達是真誠的和最好的問候，典型的英文表達是your的真誠(壹個熟人或知道對方的名字)、最美好的祝願、親切的問候和your的忠實(姓名不詳)。此外，英語禮貌用語也有特殊的禮貌格式。