備忘錄是解釋問題事實的外交文件。備忘錄寫在普通紙上，沒有公文紙，沒有簽名或印章。備忘錄可以親自提交，作為獨立文件發送或附在外交照會中。目前備忘錄的使用範圍正在逐步擴大，壹些國際會議將備忘錄作為會議決議和公報的附件。
備忘錄也是外交信函的壹種，其內容壹般是對某壹具體問題的詳細說明以及基於此的論據或反駁，以便對方記憶或核對無誤。
在外交會談中，為了使壹方的口頭陳述清晰明了，不引起誤解，會談結束時當面交給對方的書面紀要也是備忘錄的壹種。
備忘錄可以在雙方會談時親自提交，也可以作為獨立文件寄送有關國家，還可以附在照會、公報、聲明等文件中作為補充文件。