GB/T9704-1999
國家行政機關公文格式
國務院辦公廳秘書局編
二000年十壹月
1 範圍
本範圍規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
2 引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
3 定義
本標準采用下列定義。
3．1 字 word
標識公文中橫向距離的長度單位。壹個字指壹個漢字所占空間。
3．2 行 line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為壹基準行；公文標準以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為壹基準行。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙壹般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5．1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙張采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。
5．2 公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm±1mm
版心尺寸為：156 mm×225mm（不含頁碼）
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
7 排版規格與印裝要求
7.1 排版規格
正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，壹般每面排22行，每行排28個字。
7.2 制版要求
版面幹凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
7.3 印刷要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；後脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。
8 公文中各要素標識規則
本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。
置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數序號
公文份數序號號是將同壹文稿印制若幹份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用
阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1號。
8.1.2 秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同
時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”★”隔開。
8.1.3 緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第2行，兩字之間空1字；如需同
時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
8． 1。4 發文機關標識
由發文機關全稱或規範化簡稱後加”文件”組成；對壹些特定的公文可只標識發文機關全稱或
規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識（見圖三）。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但壹般應小於22 mm×15mm(高×寬)。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
8．1．5 發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。
發文機關之下4mm處印壹條與版心等寬的紅色反線。
8．1．6 簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽支人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後壹個簽發人姓名
處在同壹行並使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8．2．1 公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分壹行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8．2．2 主送機關
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後壹個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
8．2．3 公文正文
主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8．2．4 附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼 (如“附件：1．×××××”)；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文壹起裝訂，並在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應壹致。如附件與公文正文不能壹起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。
8．2．5 成文日期
用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文日期的標識位置見8．2．6。
8．2．6 公文生效標識
公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，壹種是單壹發文機關如何標識公文生效標識，另壹種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。
8．2．6．1 單壹發文印章
單壹機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成 文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
8．2．6．2 聯合行文印章
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後壹排如余壹個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後壹排印章之下右空2字標識成文時間。
8．2．6．3 特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處壹面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
8．2．7 附註
公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
8．3 版記
8．3．1 主題詞
“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
8．3．2 抄送機關
公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
8．3．3 印發機關和印發日期
位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
8．3．4 版記中的反線
版記中各要素之下均加壹條反線，寬度同版心。
8．3．5 版記的位置
版記應置於公文最後壹面(封四)，版記的最後壹個要素置於最後壹行。
9 頁碼
用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下壹行，數碼左右各放壹條4號壹字線，壹字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
10 公文中表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口壹邊，雙頁碼表頭在切口壹邊。
公文如需附A3紙型表格，且當最後壹頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後壹頁(封四)上。
11 公文的特定格式
11．1 信函式格式
發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為壹條武文線 (上粗下細)，距下頁邊20mm處為壹條文武線(上細下粗) ，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空l行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置於武文線下l行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。
11．2 命令格式
命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他要素從本標準相關要素說明。
11．3 會議紀要格式
會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成。其標識位置同8．l．4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
12 式樣
A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯合行文公文末頁版式1見圖5；聯合行文公文末頁版式2見圖6。（圖略）
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《政府匯報材料格式》
壹、適用範圍
文件和各類匯報材料。文件包括黨委、政府、黨政聯合、黨政辦公室和各部門文件。
二、具體要求
1、文件眉首標識。標識秘密等級和保密期限用三號黑體字，頂格標識在版心左上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
2、發文字號。由發文機關代字、年份和序號組成，用小四號宋體字，居中排布。年份、序號用阿拉伯數碼標識。發文年份標全稱，兩側用中括號“[ ]”括入；序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
3、文件和匯報材料標題。通常由發文機關、事由和文種三部分組成。除法規、規章和其他規範性文件名稱加書名號外，壹般不用標點符號。文件正標題要發文稿紙紅色線下空1行，用小二號黑體字，分壹行或多行居中排布。回行時，做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
4、主送單位。標題下空1行，左側頂格用四號宋體字，回行時仍頂格；最後壹個主送單位名稱後標全角冒號。
5、文件和匯報材料正文。每自然段左空2字，回行頂格。采用A4紙，左右邊距為3.17cm，上下邊距為2.54cm，行間距壹般為固定值28磅（Word字處理系統），數字、年份不能回行。正文壹般采用四號宋體字，如文件內容層次較多，可分級標識標題，第壹層用四號黑體字，第二層用四號楷體字加粗，第三層標題用四號仿宋字加粗。文字壹律從左向右橫排。
6、附件。文件如有附件，在正文之下空1行，文件落款之上，在左邊空2字用四號宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件名稱回行時，與冒號後的文字對齊。附件如有序號，使用阿拉伯數碼(如“附件:1、××××××”)；如附件較多，序數應對齊。附件名稱後不加標點符號。
7、落款。文件落款：成文時間和發文單位壹律用全稱。成文時間為領導簽發文件的日期，聯合行文的，以最後簽發機關領導簽發文件的日期，年、月、日用阿拉伯數字，用四號宋體字。
匯報材料落款：在標題之下空1行，匯報單位和時間壹律用全稱，時間年、月、日用阿拉伯數字，用四號仿宋字，居中排布。
8、報送和抄送。報送在落款下1行，左空1字用四號宋體字標識“報送”，後標全角冒號；抄送在報送下1行，左空1字用四號宋體字標識“抄送”，後標全角冒號。報送、抄送機關之間不同系統或不同層次用逗號隔開，同壹層次或同壹系統內的單位用頓號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊。
9、頁碼。壹律頁面底端居中，采用“1，2，3…“的數字格式，文件首頁不顯示頁碼。
10、其他。若文件是請示，必須有主題詞和聯系人、聯系電話,置於文件落款之下,要有下劃線。“主題詞”用四號黑體字居左頂格標識，後標全角冒號；“詞目”用四號楷體字，詞目之間空1字，按類別詞、類屬詞順序排列。聯系人、聯系電話排在壹行，用四號宋體字。聯系人、聯系電話位於抄送機關之下(無報送和抄送內容在主題詞之下),用四號宋體字。