哈爾濱市行政執法檔案管理辦法

第壹條為了加強行政執法檔案管理，促進行政執法檔案規範化建設，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規的規定，結合本市實際，制定本辦法。第二條本辦法適用於市、區、縣(市)人民政府所屬行政執法部門(含依法設立的機構)、依法被授予行政執法權的組織以及行政執法部門依法委托的單位(以下簡稱行政執法單位)對行政執法案卷的收集、整理、立卷、保管、利用、鑒定和移交等進行規範管理的活動。第三條本辦法所稱行政執法檔案，是指行政執法單位在行政許可、行政處罰、行政征收、行政強制等行政執法活動(以下簡稱行政執法活動)過程中形成的文字、圖表、聲像、電子載體等不同形式的歷史記錄。第四條行政執法檔案管理應當遵循全面收集、規範整理、安全保管、方便利用、及時移交的原則。第五條市檔案行政管理部門負責組織實施本辦法。

市、區、縣(市)檔案行政管理部門負責對本級政府所屬行政執法單位的行政執法檔案管理進行監督和指導。

市、區、縣(市)行政執法單位負責本單位行政執法檔案的日常管理，並接受同級檔案行政管理部門的監督和指導。第六條行政執法單位應當建立行政執法檔案管理制度，配備專兼職檔案工作人員，統壹管理本單位的行政執法檔案。第七條行政執法單位應當按照本制度確定的行政執法案卷歸檔範圍歸檔。

國家和省有關部門對本系統行政執法案卷的歸檔範圍有明確規定的，從其規定；沒有明確規定的，由市行政執法單位按照國家檔案行政管理部門《歸檔文件材料範圍和文件材料保管期限》的有關規定，結合本系統行政執法職能和執法實踐，會同市檔案行政管理部門確定。第八條歸檔文件材料應按卷分類整理，由案卷封面、案卷目錄、案卷材料和參考表四部分組成。多個卷合並形成壹個卷的，應當分開成單獨的卷，並使用同壹卷內的歸檔文件目錄和參考表。

文件封面、卷內文件目錄、參考表的格式和填寫要求，按照文件、檔案文件格式的有關規定執行。第九條不能隨卷裝訂的證據應當裝入證據袋隨卷歸檔，並在證據袋和證據準備單上註明證據的名稱、數量、特征、來源、提取時間、地點、責任人、存放地點。

電子和磁性載體文件、照片的歸檔應當按照國家有關規定執行，屬於它們的檔案應當設置參考號。第十條涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的歸檔文件材料，應當分別按照主卷和副卷組卷，副卷應當與不宜公開的歸檔文件材料裝訂成冊。

適用簡易程序的行政執法活動形成的立卷材料或者歸檔材料較少的，可以按照行政執法文書的編號順序或者行政執法活動開始時間進行整理，合並分組，根據實際情況確定分組份數。

除本條第壹款、第二款規定的情形外，其他行政執法案卷應當單獨組卷。第十壹條行政執法單位執法人員負責文書材料的收集、整理、立卷、歸檔，並在立卷後七日內移交本單位檔案人員歸檔。

行政執法單位和執法人員不得擅自擴大或者縮小行政執法案卷的收集範圍，不得拒絕、拖延歸檔或者將行政執法案卷據為己有。第十二條行政執法案卷應當按照下列規定接收，符合規定的，交接雙方根據移交目錄清點核對，履行簽收手續:

(壹)歸檔文件材料是否齊全、完整、有序；

(二)備案文件均為原件，無重復文件；

(3)案卷封面、案卷書脊、案卷內歸檔文件內容、歸檔文件、參考表等紙質文件字跡工整，圖表清晰，用碳素墨水或藍黑色墨水打印或書寫；

(四)立案文書需要簽名的，由執法人員本人簽名。第十三條行政執法檔案保管期限分為定期和永久。行政執法單位應當按照本制度確定的期限保存行政執法案卷。

國家和省有關部門對本系統行政執法案卷保管期限有明確規定的，從其規定；沒有明確規定的，由市行政執法單位按照國家檔案行政管理部門《歸檔文件材料範圍和文件材料保管期限》的有關規定，結合本系統行政執法職能和執法實踐，會同市檔案行政管理部門確定。第十四條行政執法單位應當為行政執法案卷的保管配備必要的設施和設備，並定期檢查保管情況。對於字跡褪色、破損的行政執法案卷，應當及時進行修復、復制或者其他處理。

行政執法單位應當運用現代科技手段，推進行政執法檔案保管的數字化和網絡化。