包括信頭（Letter Head）、主體（Body of the letter)、結尾用語（Complimentary Close)以及落款簽名（Signature）四個部分。
第壹、信頭部分 Letter Head
to 和from欄分別填上收信人和寄信人的郵箱地址，如需抄送給其他人，將郵箱地址填寫在CC欄位即可。
Subject主題是非常重要的壹環，內容應簡單扼要，切忌含糊不清。格式上可以將實義詞首字母大寫，如 Letter of Application。
第二、主體部分Body of the Letter
主體部分可以分為：稱謂、（問候語）、開頭、正文、結尾幾個部分。
第三、結尾用語&落款簽名
正式用法：
Sincerely,
Bob Green
或者
Sincerely yours,
Bob Green
或者
Yours sincerely,
Bob Green
如知曉對方的姓名可用Dear + Mr/ Mrs/ Miss/ Ms +對方姓氏，後面加上逗號，如 Dear Mr Smith, ; 如對方為關系較好的朋友，也可以用Dear +對方名字， 如 Dear Bob, 。不知曉對方姓名的情況下，可用 To whom it may concern, ; Dear Sir or Madam, 等方式作為稱謂語。