發出正確有效的指令,關鍵在於指令要清晰,相對穩定。只有發出的指令清晰,下屬才能對同壹指令有相同的理解,員工才會有壹致的行動。要使指令清晰,在下達指令時要用詞準確,多用數據,減少中性詞和模糊詞。說明應包括時間、地點、任務要求、合作關系、考核指標和考核方法。說明要簡潔明了,壹目了然。
如果指令變化太多太快,缺乏穩定性,下屬為了獲取利益就會傾向於采取短期行動,或者根本不信任領導下達的指令。這將很難管理和控制。因此,在下達指令之前,必須仔細審查指令的可行性、執行中可能遇到的阻力以及應對的辦法。要把指示的內容和執行的理由向下級解釋清楚,統壹全體人員的認識。如果在執行過程中發現指令不切實際,應根據情況采取不同的補救措施,並立即糾正發現的原則性錯誤。
遠程控制也體現在實現上。再正確有效的指令,不執行就等於沒有指令。當然,抓落實不等於“壹竿子插到底”,讓領導陷入瑣碎的日常事務。抓指令的執行主要通過定期和不定期的檢查來進行。通過檢查或抽查的結果判斷下屬的執行情況。這樣,下級在執行時就不敢懈怠了。
艾科卡在擔任福特汽車公司領導人和克萊斯勒公司總裁時,采用“季度檢查制度”進行控制。每三個月,領導會和下屬坐下來面談,檢查上壹季度的成績和目標完成情況,並制定下壹季度的目標。達成壹致後,下屬寫目標,領導簽字。艾柯卡認為這個方法簡單卻有效。
在檢查計劃和指示的執行情況後,我們必須采取加強措施。表現好的要加強獎勵表彰,鼓勵取得更好的成績。如果執行不理想,就批評。還要區別不同情況,采取不同措施糾正偏差。
如果指令本身存在不合理的地方,影響了下級的執行效果,那麽修正的方法應該是調整指令,使其更加合理和實用。
如果指令本身沒有問題,主要是下屬執行不力或方式不當造成的,壹方面要給予處分,另壹方面要給予適當的引導。
雖然指令本身沒有問題,但下屬大多未能有效執行,重罰也因“法不責眾”而難以執行。這時候就可以找出最好的實施效果,進行獎勵。這種肯定完成的處理,可以鞭策大部分未完成的人。