1.主題：
1）郵件必須註明主題：壹是能夠讓收件人方便閱讀並做出輕重緩急處理；二是避免作為垃圾郵件被攔截或刪除；
2）主題明確、精煉、和內容相關：方便留存；方便收件人做出輕重緩急處理；避免被攔截或刪除；
3）特別重要或緊急郵件可以適當使用“*”或“！”符號，以及“緊急”字眼；
4）壹封郵件最好只針對壹個主題方便日後查閱；
5）回復郵件時，適當根據回復內容更改標題；
6）註意：請務必檢查主題是否通暢，是否有錯別字；
2.收件人：可以用“必須給出回復的”進行區分；註意：確認好接收郵件對象，數量降至最低，且對方郵箱地址準確無誤、仔細核查，避免遺漏收件人；如果可以按照部門或者職位進行順序排列會更好；
3.抄送：可以用“需要知曉這件事情的”進行區分，如妳的直屬領導需要知道項目進度；註意事項同收件人註意事項；
4.密送：密送接收人可以看到妳的郵件發送給誰、抄送給誰了，但是收件人和抄送人是看不到密送人的；通常情況下密送用的不多，如果妳作為中層，妳需要跨部門溝通協調某件事情，同時需要老板知悉，但同時需要妳的下屬去跟進這個事情的進度，很顯然收件人是跨部門同事，抄送人既需要是妳的老板也需要是妳的下屬，但這兩人放在壹起又不太合適，那麽妳可以選擇加密抄送給妳的老板，這樣就可以了；
5.稱呼：
1）格式：郵件的開頭要稱呼收件人，第壹行頂格寫；
2）稱呼：如果知道對方準確職位，可以直接寫“**經理”即可；如果是對於不熟悉的人，不知道準確的職位，但是知道對方的性別，可以直接寫“**先生/女士”；如果平級或同輩，可以直接稱呼名字可以顯得更親切壹些也可以；如果是多個收件人的話，可以用“大家”；註意在英文商務郵件中：不熟悉的人或級別高於自己的人不宜直接稱呼英文名，稱呼全名也是不禮貌的；用Mr. ，Ms. ，或 Dr. 這些頭銜比較穩妥；
6.問候語：格式：在稱呼後換行空兩個寫。，如“妳好”或者“您好”； 結尾常見寫個“祝工作順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。 註意， 在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上壹行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
7.正文:
1）要求： 內容清晰、主題明確、語言通暢；主要就是說明，什麽原因、什麽事情、什麽時間、需要做什麽、結果是什麽；
2）註意事項：A、壹封郵件要交代完整事件；B、內容較多時可以使用1、2、3等段落清晰描述，保證每個段落簡短扼要；C、根據溝通內容可以采用數字表格或圖片的方式輔助說明；D、對於需要重點強調的內容可以采用加粗字體、顏色標註等方式進行說明，但是註意適度，過猶不及；E、中文常用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可，商務郵件盡量避免使用信紙；F、如果郵件帶有附件，需要在郵件正文中指明；G、多使用禮貌用語，如“請”、“謝謝”等；H、壹定要檢查，不要有錯別字；
8.結尾:和前面的問候語收尾呼應即可，註意格式（參考6）
9.簽名：
1）收件人可以很明確的知道發件人；
2）簽名可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息壹般不超過4行，文字選擇與正文文字匹配，字號壹般比正文字體小壹些；
3）可以添加上壹句簡短的座右銘或者是公司的口號，但不是必須的；
10.附件：
1）如果郵件帶有附件，在正文中提示收件人查看附件，對於帶多個附件時，需要在正文中進行說明，如數量、附件名稱、內容等；
2）附件以準確說明附件內容方式命名，當數量超過4個時，需要打包壓縮文件，且根據郵箱設定發送不超過內存的郵件，否則分開發送；
3）如果附件是特殊格式存儲，請標註打開方式，避免影響使用效果；
11.轉發：首先確定好轉發郵件的收件人是否是必須的；轉發郵件需要做出相應的批示或說明，如“請領導審批”、“請協助處理”等；對於已經反復溝通回復數次的郵件，在轉發之前需要對郵件內容進行必要的整理、匯總、說明；12、關於群發：根據郵件類型通常通知型、邀約型、分享型郵件會采用群發郵件的方式，通常發送的主體主要為人力資源部或者是主管級的（通知）以及總經辦的（公文）人等，所以壹定要確定好妳的郵件適不適合群發，不要占用收件人的時間以及資源；
12.回復：
1）區分好“回復”和“回復全部”：如果只需要單獨壹個人知道的事，單獨回復壹個人就行了；如果妳對發件人提出的要求作出結論響應，就回復全部；如果妳對於發件人提出的問題有疑義或不清楚，可以與發件人單獨電話或當面溝通有結果之後回復郵件，不要在郵件中壹直反復回復，給其他人造成不必要的麻煩；
2）當回復郵件問題的時，最好把相關的問題抄到回復郵件中，然後附上回答；
3）重要緊急郵件通常需要在2小時內進行回復；對於壹般的郵件也需要在24小時內給與回復，如果事情比較復雜，壹時也沒有結果，也需要及時回復“郵件已經收到、正在處理，有結果第壹時間回復”，及時做出回響是非常必要的；
如果妳正在出差或休假，可以設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作；
4）收到郵件第壹時間給出回復，讓發件人知道妳知曉這件事情了是非常有必要的，特別是發件人在郵件中說明“收到請回復”時，除非妳是領導，否則最好不要直接回復“已讀”、“已閱”等，至少要湊夠10個字，體現的是壹種尊重。
註意：
1）重要郵件避免周壹、周五發送；如果是特別重要緊急的郵件，壹定要口頭或者是電話再通知郵件關鍵人，以免影響工作進程；
2）再次提醒註意禮貌用語；
3）避免長篇大論；
4）不要有錯別字、不要有錯別字、不要有錯別字。