信息化的價值和目標之壹是取代手工作業和紙質文檔。如果沒有充分的理由，僅僅因為會計信息是電子形式，信息化的優勢就會大打折扣，也會挫傷企業進行會計信息化的積極性，阻礙會計信息化的深入發展。而且會計信息的紙質化要求會進壹步導致企業之間紙質憑證的傳遞，整個經濟體系的信息化發展也會受到制約，從而阻礙社會產品和服務模式的創新。
從政策制度層面承認電子會計數據的有效性，在壹定範圍內免除企業打印會計數據，是建設社會主義生態文明，促進社會整體信息化水平進壹步提高的現實要求。在《企業會計信息化工作規範》(以下簡稱《工作規範》)的制定過程中，企業對無紙化會計信息的呼聲非常強烈和迫切。為此，《工作規範》第40條和第41條做出了相應的規定。雖然內容不多，但這兩個規定在政策層面實現了無紙化破冰，是工作規範的重要突破之壹，將對提高企業會計工作效率乃至全社會信息化的深入應用產生深遠影響。雖然無紙化是方向，但會計信息作為會計結果的證據和線索，其保存價值並不是無條件的。《工作規範》第40條和第41條中的規定有兩層含義:壹是會計數據可以無紙化管理；第二，只有在保證會計事項可追溯、可證明的條件下，才能實現會計資料的無紙化管理。
這兩項規定的區別在於，第40條是關於內部生成會計數據，而第41條是關於外部獲取會計數據。
(1)《內部生成會計數據規範》第40條規定:
企業內部生成的會計憑證、會計賬簿和會計輔助資料，符合下列條件的，不得出口:
(壹)記錄的項目屬於本企業經常性日常業務；
(2)由企業信息系統自動生成；
(3)能及時在企業信息系統中以人類可讀的形式查詢和輸出；
(四)企業信息系統具有防止相關數據被篡改的有效機制；
(五)企業建立了相關數據的電子備份系統，能夠有效防範自然災害、事故和人為破壞的影響；
(六)企業建立了完善的電子和紙質會計資料指標體系。
1.會計數據範圍
本條明確規定，可以無紙化管理的內部生成的會計資料包括會計憑證、會計賬簿和會計輔助資料。這裏的會計憑證包括原始憑證和記賬憑證，會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬，而會計輔助資料有廣義的含義，包括固定資產卡片、項目輔助賬、銀行對賬單和其他會計資料。
2.經營範圍
對於第壹個條件，要註意對“經常性日常業務”的準確理解。這裏的“復發”是指壹年內反復發生。這裏的“日常”是指在企業的商業周期中可以預期發生的事情。
如購銷業務、固定資產折舊、貨幣資金收付等明顯屬於經常性日常業務，相關會計資料如憑證、總賬、日記賬、固定資產卡片、銀行對賬單等都是符合這壹條件的會計資料。企業每個月都會結賬，相關會計憑證在這裏也符合“經常性日常業務”的條件。
利潤分配壹般壹年進行壹次，每次發生的內容不完全相同，不能預期會發生，所以不滿足這個條件。債務重組、企業並購等事項，雖然有可能在壹年內重復，但這種重復在企業的經營周期中不是必然的，是不可能預期的，所以不符合這個條件。
作出這壹規定的主要考慮是，企業的會計資料大多與經常性的日常業務有關。如果這些材料無紙化，就可以達到節約社會資源的主要目的。此外，該業務不僅數量少，而且風險和重要性也很高。在會計監督中，很可能會查閱相關信息。同時，由於這類業務沒有固定的規則，壹般不可能由信息系統自動生成，主要靠手工處理，所以要保留紙質材料以備核查。
需要指出的是，壹項會計業務同時涉及多種會計資料，應分別判斷各種會計資料是否滿足這壹條件。例如，債務重組屬於非常規業務，其原始憑證和記賬憑證記載的內容不屬於“經常性日常業務”。但是會計憑證的內容需要登記在明細賬中，可能會涉及到財務費用的總賬和明細賬。財務費用的發生應屬於“經常性日常業務”進行分類賬。
3.電子會計數據的“原始”性
條件(2)最初是指“原始”電子會計數據。所謂“原生”，對應的是“紙本轉換”。主要會計數據通常與經常性日常業務相關。比如對於電信企業，確認話費收入的分錄是由業務結算系統傳送的，會計軟件根據既定的業務規則自動生成。在這種情況下，記賬憑證就是原始的電子數據。
但是，如果將原始憑證從紙質掃描成電子圖像，或者將手工填制的會計憑證(如利潤分配)輸入到會計軟件中，這些電子資料都是“由紙質轉換而來”，而不是由信息系統自動生成。歸檔這些會計資料前，應保留紙質資料原件。至於備案可以采取的形式，屬於備案管理問題，應遵循工作規範第42條。
需要註意的是，上述“從紙張轉換”指的是直接轉換。如果將紙質的會計數據轉換為電子數據並進壹步處理，繼續轉換為其他材料，那麽其他材料就應該被視為“原始”而不是“轉換”的。比如紙質銷售單錄入信息系統，屬於“轉換”的原始憑證，但如果系統根據錄入的銷售數據自動生成會計憑證，則應視為“原始”電子數據。
4.可質疑性
第三個條件要求無紙化會計數據必須可供查詢和輸出。這裏的輸出包括顯示和打印。對於這個條件，要把握好“時效性”和“人的可讀性”這兩個要求。
“及時”是指電子會計數據應隨時在線，打開終端設備即可訪問，無需復雜的技術準備過程。例如，壹些企業在轉換會計軟件後，由於原軟件中的數據無法遷移到新的軟件系統，因此將原軟件系統和相關服務器保持在線。這種做法符合及時性的要求。如果企業停止系統運行，關閉服務器，離開企業網，處於閑置狀態，這種情況下，信息查詢需要重新上線，不能保證原系統正常運行，不符合時效性要求。
“人可讀”指的是“計算機可讀”，包括兩層含義:壹是數據要以人類能夠理解的形式呈現，而不是壹堆計算機代碼和純數據，即不僅要有數據，還要有能夠分析這些數據的應用軟件。這裏的應用軟件壹般是會計軟件或者文檔處理軟件。比如有的企業對於過去的會計數據，只是以刻錄光盤的形式保存數據庫文件，而沒有相關的會計軟件，所以這些會計數據不會以正確的形式查詢和呈現，不符合這個條件。第二，呈現方式要符合會計領域既定的內容和格式，而不是體現特殊業務邏輯的內容格式。
5.防篡改機制
防止篡改是保證會計資料證據和追蹤價值的基本要求。防篡改數據的機制是信息系統層面的問題，不僅涉及到會計軟件的功能，還涉及到系統安全、責任劃分、流程設計等問題。但對於企業來說，首要的是選擇的會計軟件要遵循工作規範第二章的要求。另外，會計軟件本身在設計上要有防篡改機制，包括數據庫的加密、各系統操作權限的分離控制等。
由於會計軟件評價體系的取消，對會計軟件的監管壹度薄弱，導致市面上的壹些商業會計軟件不能完全滿足上述要求。比如有些會計軟件對數據庫沒有任何加密措施，完全是開放的。任何有壹定知識的人都可以繞過會計軟件直接編輯和修改數據庫。有些會計軟件提供各種反結賬、反記賬、反審計等逆向操作功能。，操作內容沒有詳細的日誌記錄。這種情況下，如果沒有紙質數據約束，企業就可以為所欲為，失去了會計工作最起碼的嚴肅性。
因此，企業要實施會計數據的無紙化管理，首先要對自己的會計軟件進行評估，只有滿足本項規定的條件，才能進行。
6.備用系統
第五個條件，建立電子會計數據備份系統，是保證會計數據安全的基本要求。電子材料比紙質材料有更多的丟失風險因素。在會計數據打印輸出的情況下，紙質數據和電子數據實際上形成了相互備份的關系。壹旦不打印，要加強對電子資料的備份要求。
備份方式有很多種，包括遠程熱備份、磁盤陣列、光盤等。，主要是技術問題，這裏就不多討論了。
需要指出的是，該項中提出的“有效防止自然災害、事故和人為破壞的影響”對企業的要求較高。比如防止人為損壞，需要對會計數據存儲設備建立物理保護措施，防止無關人員觸碰設備。對於小微企業來說，這些條件壹般是達不到的。為了實現會計數據的無紙化管理，小微企業可以采用大型會計軟件廠商提供的會計軟件雲服務來滿足上述要求。大型會計軟件廠商實力雄厚，有規模優勢，壹般都有完善的數據庫備份系統。具有壹定規模的會計代理機構也可能符合上述條件。
7.建立索引
建立會計數據指標體系的目的是保證會計數據的線索性和相關性。當會計數據量達到壹定程度時，可檢索性就變得和安全性、真實性壹樣重要。無法檢索的信息與沒有信息沒有區別。所謂信息垃圾就是這個意思。
建立指標體系的要求有三層含義:壹是每壹類會計數據都要有系統的編碼措施，以便通過編碼在各類會計數據之間形成交叉索引，即其他相關材料可以通過壹類數據向前向後追溯，保證線索的連續性。第二，會計信息可以通過索引找到。對於紙質數據，索引必須包含數據的物理空間位置信息。對於電子數據，信息系統應能夠通過索引(編碼)訪問數據。第三，應該為電子材料和紙質材料建立統壹的指標體系。雖然存儲方式不同，但電子數據和紙質數據是有機聯系在壹起的整體。在電子資料中要包含相關紙質資料的索引信息，在紙質資料索引中也要包含相關電子資料的索引信息，實現電子資料與紙質資料的相互檢索。企業應制定會計信息指標體系的通用檢索規則，明確哪些資料存儲在紙面上，如何檢索，哪些資料存儲在電子版上，應通過信息系統訪問哪些功能路徑。
總之，企業實施會計數據無紙化不是隨意的，也不是無條件的。要保證會計數據作為證據和軌跡的留存價值，還需要在會計數據存儲效率的要求和查詢使用的需求之間找到平衡。這是工作規範中上述規定的基本考慮。
(二)會計信息的外部獲取
《工作規範》第41條規定:
企業取得的需要外部單位或者個人認證的原始憑證和其他會計資料，符合下列條件的，不得出口:
(壹)會計信息附有符合《中華人民共和國電子簽名法》的外部單位或個人的可靠電子簽名；
(2)電子簽名已經由第三方按照《中華人民共和國電子簽名法》認證；
(三)符合第四十條第(壹)、(三)、(五)、(六)項規定的條件。
1.會計數據範圍
會計信息的外部獲取是指其記錄內容需要企業外部人員或機構認可的會計信息。這類信息涵蓋的範圍很廣，主要是原始憑證，如發票、銀行收據等。此外，還包括銀行對賬單、購銷合同等外部獲取的資料。應當指出，外部獲得的信息並不意味著外部產生的信息。本企業產生的壹份會計信息，但經過外部認可，也屬於這裏所說的外部取得的會計信息。比如產品采購訂單壹般是企業設計的，但如果需要客戶簽字確認，就屬於外部獲取會計信息。
2.電子簽名
外部人員或機構對會計信息的確認體現為簽字或蓋章的形式。對於電子數據，也就是說，必須有電子簽名。所以《工作規範》第41條多是引用第40條的規定，不同的是增加了兩個關於電子簽名的條件。
(1)什麽是電子簽名？
根據我國《電子簽名法》第二條規定，電子簽名“是指以電子形式包含在數據電文中，並附有用以識別簽名人身份、表明簽名人認可該內容的數據”。該法第14條還規定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或印章具有同等法律效力”。
簡單理解，電子簽名就是電子文檔上的簽名。因為其有效性是由法律確認的，所以電子簽名使得需要得到利害關系人認可的電子文件能夠代替紙質文件作為證據。這是外部無紙獲取會計信息的法律依據。
事實上，電子簽名不僅可以達到紙質簽名的效果，其可靠性也是紙質簽名和任何紙質防偽技術無法比擬的。電子簽名技術可以保證被簽名的電子數據壹旦被篡改就能被發現，從而保證電子數據的真實性和完整性。這也是第41條沒有提到第40條第4款的原因。
《電子簽名法》實施後，電子簽名在國內電子金融、電子政務、電子商務中得到了廣泛應用。支撐無紙化會計數據的成熟技術和市場環境已經形成。
電子商業匯票是由中國人民銀行牽頭的電子簽名應用。目前，相當數量的商業匯票從簽發、承兌、背書到付款都實現了電子化生成，在票據的整個生命周期中沒有生成紙質單據。截止2012，10年末，接入電子商業匯票系統的機構有338家。自2009年10月28日至2009年6月31日，電子商業匯票系統處理的電子商業匯票總數為2654張。這充分說明了電子簽名技術的高可靠性。同時，電子匯票的案例也說明，紙質憑證在壹些領域已經不存在了。
電子簽名在政府事務中也得到了成功的應用。比如北京、海南、廣西、甘肅等地的國稅局、地稅局都使用電子簽名進行無紙化納稅申報。這些地區的企業向稅務局的納稅申報完全通過網絡進行，不提交紙質材料。在壹些地方，這項工作被進壹步推廣，實現了網上實時納稅。
在商務和其他社會應用中，電子簽名也大顯身手，在很多領域實現了無紙化。聯想等多家公司將電子簽名應用於銷售訂單業務，實現無紙化銷售訂單管理。很多醫院使用電子簽名來實現病歷的完全無紙化管理。部分保險公司利用電子簽名，通過移動電子設備實現無紙化保單銷售，提高了保單銷售處理的速度和銷量。
(2)工作規範中對電子簽名的要求
《工作規範》第四十條第(壹)項規定，外部獲取無紙化管理的會計信息必須附有電子簽名。這裏要註意兩個要求:壹是電子簽名應屬於認可會計信息的外部個人或機構，而不是企業本身；第二，電子簽名應當“可靠”。
根據《電子簽名法》第十三條規定，可靠的電子簽名必須同時符合下列條件:“(壹)電子簽名制作數據用於電子簽名時，屬於電子簽名人；(2)簽名時，電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；(3)簽名後對電子簽名的任何更改都可以被發現；(4)簽字後對數據電文內容和形式的任何改動都能被發現”。
《工作規範》第40 (2)條進壹步規定，電子簽名應由第三方認證。所謂第三方認證，是指由獨立於交易雙方的第三方中介頒發用於電子簽名的數字證書(即電子簽名法中所說的“電子簽名制作數據”)，由第三方對生成的電子簽名的真實性進行認證的機制。提出第三方認證要求是為了進壹步提高電子會計資料的可信度。比如，目前銀行普遍開展電子銀行業務，客戶通過互聯網發送轉賬、支付等指令，並附有電子簽名。其中，部分銀行采用第三方認證，部分銀行自行認證。對於自認證的情況，如果銀行與客戶就某項業務發生爭議，銀行根據自己的認證結論為自己舉證是不可信的。對於電子銀行業務，如果采用第三方認證，可以保證銀行和客戶企業雙方獲得的交易憑證數據的可信度。
工作規範要求電子簽名由符合電子簽名法的第三方進行認證，即依法設立的電子認證服務機構應當提供證書頒發、簽名認證等服務。根據《電子簽名法》，設立電子認證服務機構應當經國務院信息產業主管部門審批。公眾可以通過工信部網站查詢依法設立的電子認證服務機構名錄。
《工作規範》第41條規定，對於銀行等擁有廣泛客戶基礎的企業來說，不僅可以提高其工作效率，還可以為其提供壹個改善客戶服務、進壹步提升競爭力的機會。例如，銀行可以在電子回單上添加經第三方認證的電子簽名，這樣客戶企業就不再需要紙質回單，客戶企業的記賬效率也就提高了。企業進行會計信息無紙化管理，還應註意以下問題:
(壹)會計監督無紙化
有條件的企業對會計數據進行無紙化管理，是指在進行會計監管時，包括註冊會計師的審計、政府監管機構的檢查等，可以不要求企業提供全套紙質會計數據。但是，企業應為會計監督提供必要的幫助和支持。對於監管人員需要查閱輸出的電子資料，包括需要帶走作為證據的電子會計資料，企業仍應按要求查詢打印，必要時簽字確認。
(二)電子會計信息的格式
工作規範中提到的電子會計數據不限制其格式。無論是以數據庫、XBRL等結構化形式存在，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結構化形式存在，無論是由會計信息系統管理，還是由專門的文件系統管理，只要符合工作規範規定的條件，都不需要輸出紙質材料。
例如，壹張自動生成的會計憑證，最初以數據庫的形式存儲在會計信息系統中，後來按照企業檔案管理的統壹要求，轉換為PDF文件存儲在企業檔案管理系統中，並可通過系統隨時打印，可視為符合第四十條第(三)項規定的條件。
(三)與會計檔案管理法規的銜接
需要指出的是，會計資料和會計檔案是不同的概念。會計資料的範圍比會計檔案更廣，會計檔案是會計資料，但不是所有的會計資料都是會計檔案，只有具有長期保存價值並歸檔的會計資料才是會計檔案。《工作規範》第40條和第41條規定了會計資料的無紙化條件，而關於哪些會計資料屬於會計檔案，何時歸檔，應采取何種形式，應根據《工作規範》第42條的規定，遵循國家有關會計檔案管理的規定。
這裏的“會計檔案管理規定”是指財政部、國家檔案局制定的“會計檔案管理辦法”。目前正在修訂辦法，會計檔案電子化管理原則將與工作規範保持壹致。根據現行《會計檔案管理辦法》第六條的規定，當年形成的會計檔案，可以在會計年度結束後由會計機構臨時保管壹年，壹年後歸檔。因此，企業可以暫不執行上述關於電子會計數據歸檔管理時間的規定。歸檔前，電子會計數據的管理遵循工作規範的規定。