當壹個領導者為了實施有效的管理而需要有人幫助他給予信息和取得信息時，
秘書和文秘工作開始出現。
——司徒雲長
中國古代的秘書工作起源很早。《世書》載:“黃帝之世，立史官，倉頡、居庸居其位。”最早的秘書被稱為“歷史”。但是黃帝的這些專職秘書是有明確分工的，很明顯秘書和秘書工作在黃帝之前就存在了。
最早的秘書機構是商周的太史僚。周朝越來越完備，“五史”被分成不同的部分。建立了壹些秘書工作制度，主要包括公文制作制度(如《論語》鄭文書的制作，要經過初創、討論、修改、潤色等環節)、公文簽字和原件復印制度、公文歸檔和保管制度、“泥印”和打印等保密制度、觀察調研“采風”制度等。
秦始皇統壹六國後，秘書工作體系日趨完備，有丞相府、太尉府、禦殿。古代的禦史是“群臣掌管天下文書。”韓繼承了秦制。譚嗣同《仁學》:“兩千年之政，秦征也。”秦漢時期建立了秘書分工、文書工作、參謀建議、文書圖書管理等制度，尤其是文書工作制度。比如規定謀略、書籍、詔令、戒律是禦用文書(下)，章、表、戲、駁是官僚文書(上)。建立公文傳遞制度，如逐級書寫、郵政傳遞和行書記錄回文制度(記錄公文傳遞日程、時間和收發文件登記)。
魏晉南北朝繼承了秦漢的制度，又有新的發展。專事皇帝官邸筆記的秘書官，可視為後世“大事記”和“會議記錄”的來源。建立公文書簽轉公章制度，在公文最後壹頁將泥印印刷方式改為“朱砂水印”。此外，還規定公文要“投入黃河”(重要公文要用黃檗汁浸漬，以防蛀蟲)，判決書批文要“朱出墨金”(用墨水筆判，用朱筆判)。
隋唐五代普遍采用“壹品壹物”的制度，建立了公文流轉制度。“引黃貼黃”制度(“貼黃”，錯的地方貼黃紙重寫文檔；“黃紙”，把交流的摘要寫在黃紙上，貼在交流之前)。《唐律疏議》中關於文書制度的文章有近30篇。來信來訪由檢察建議辦理。秘書選拔主要通過科舉考試，產生學士秘書。建立秘書責任制，唐代有“四禁”:“壹、漏、二、延、三、違、四、忘誤。”(《舊唐書·正史》)
宋代“壹文壹物”的寫法規則已經制度化。《清·袁迢法·石磊》卷十六說:“奏公務，當直說事實。名字和證件不壹樣的，要分發給自己，不要分發給壹個案子，也不要壹樣的。”文件和催辦的收發、登記、收發、閱看等環節緊密聯系，程序明確。從中央到地方壹般都設立了檔案館，檔案管理形成了制度。有壹家鄧文鼓醫院。如果信訪人覺得鼓樓醫院處理不當，可以繼續向檢察院投訴。
元代的文書檔案采用了“壹案壹卷”的制度。立案和歸檔都註意了新案和舊案的區別，註意了卷宗的“問題特征”。用“急件”投遞緊急公文。官方文件是用白話寫的。建立公文按刷、磨制度，檢查公文是否有不合理、錯、漏和檢查發現的錯刷是否得到糾正。
明代建立了奏票(條)制度，即內閣大臣在收到奏章並閱讀後，用小票(條)起草處理意見，提交皇帝審核決定，類似於現代公文的“奏稿”。明中葉以後，奏折的批復權落到了簡手中。明太祖成立了“總政治部”，加強信訪工作。
清朝雍正年間設立軍部，詔書由軍務大臣起草。皇帝閱後，下發給內閣，密詔由軍務大臣加封。建立了秘密播放系統。清代中央政府壹級檔案中的資料保存較好，包括內閣筆記本(向皇帝報告政務的公文)、軍部朱批奏折、副奏折等。地方檔案和私人檔案(如曲阜孔子檔案)也非常豐富。清末政府還制定了《懲治泄露軍事機密條例》。
到了明清時期，又增加了急件和密件(如明代的“銘”、“帖”、清代的“奏折”)，完善了從首都到各地的郵政投遞系統，設立了“捷報處”，負責奏折的快速呈送、聖旨的投遞和折批。