在水利工程建設監理實施過程中，會遇到很多會議。會議是總監理工程師溝通、協調矛盾、反饋信息、決策、下達指令、解決爭議的主要方式。也是總監對項目進行監督和控制，對內部人員進行有效管理的重要工具。壹些重要的會議應該被記錄下來。有了記錄，就可以按照決議辦事，隨時檢查決議的執行情況，檢查發言的內容。
有些會議不僅要做好記錄，還要根據會後記錄整理成會議紀要，作為文件下發有關方面執行。因此，會議紀要和會議記錄是工程變更、簽證、延期、計量、質量安全事故原因分析和責任追究的重要憑證和依據。是工程技術人員和有關部門實施項目管理、制定措施和計劃的重要參考；它是監理單位的產品，是監理資料的重要組成部分。
寫會議記錄和紀要不是壹件容易的事情。除了要靈活、能綜合分析外，還要按照有關規定和要求，緊跟項目進度，做到準確、及時、認真、真實、可信。由於監管人員水平參差不齊，壹些記錄和紀要還存在壹些問題。
2、會議紀要，會議紀要中經常出現的問題。
2.1內容不全由於管理不善，制度不嚴，職責不清，人員素質差，記錄的內容沒有記錄，沒有形成會議紀要，沒有參加人員簽字，造成應妥善保管的材料損壞或丟失，直接影響材料的完整性。
2.2真實性不足以記錄時，不如實記錄會議的真實情況，任意增減或改變會上發言或決議的原意，以主觀代替客觀，以局部掩蓋整體，隨意添加修飾語。這種做法違背了誠信原則。記錄必須真實、準確、無誤。
2.3格式不規範。有些主管對記錄、紀要的書寫格式不熟悉甚至不了解，盲目隨意書寫。寫出來的東西語無倫次，沒有邏輯，語言不準確，沒有重點，不整潔，潦草，讓人很難理解意思並據此行動。
2.4不及時書寫的壹些監督機構，由於對會議紀要重視不夠，或人員安排不當，檢查指導不力，使會議紀要要麽不書寫，要麽嚴重滯後於記錄的形成時間，需要時不能拿出東西，需要時不能突出，往往粗制濫造，漏洞百出。施工階段的工程監理記錄和紀要必須準確、及時地反映施工過程的管理情況。施工期間的不可逆性是壹個難忘的過程。
3.會議紀要
水利工程招投標和建設監理的實踐告訴我們，在工程建設過程中，必然會召開多種類型的會議。通過會上的討論和研究，統壹思想認識，形成決議。為了在會後很好地貫徹會議精神，順利實現預定目標，並作為日後檢查落實情況的依據，有必要對會議內容進行詳細記錄。這些記錄是會議記錄。工程建設監理會議紀要不同於其他會議紀要，有其獨特的格式，它包括兩部分:
3.1會議記錄(B3-1)由會議主持人、會議時間、會議地點、記錄人、會議內容五個方面組成。會議內容是會議記錄的主要部分，有兩種記錄方式。
(1)匯總記錄。只要記住報道了什麽，討論了什麽，會議通過了什麽決議就行了。壹般只要在開會的時候認真記下來，之後可以不安排，但是要認真看，要補充。
(2)詳細記錄。每個人的發言都要錄音，不僅是會議期間，會後也要錄音。會後，記錄將由主持人審閱。以上兩種方式哪個更合適，要看會議的性質、目的、要求和討論的問題。壹般的會議，如果討論的問題比較簡單，做個簡要記錄就可以了；討論的問題更加復雜。如果討論過程中有不同意見甚至爭論，要詳細記下來。
3.2會議簽名單(B3-2)會議簽名單中的主持人、時間、地點、記錄人與會議記錄重復，必須書寫壹致。將工程名稱寫成建設工程名稱，編號為工程合同號+B3.2+N (N為自然數)。參會人員和職位的簽名欄比較關鍵，最好在會前的討論時間簽名。特別是重要領導當時不能簽，會後很難填，經常空著。
4.會議紀要
會議紀要是需要根據會議紀要執行的書面文件。
在水利工程建設過程中，有很多會議形成全文總結，如:技術交底會、施工方案評審會、基礎驗收會、工程階段驗收會、年度工程計劃會、竣工驗收會、索賠協調會、設備采購會等。雖然在這些會議之後不會做出正式的決定和決議，但會議上討論的問題需要在達成壹致後才能實施。在這種情況下，寫會議紀要是很有必要的。
會議紀要壹般包括兩個方面:對會議的簡要描述和對內容的總結。
4.1會議簡介簡述會議的目的、時間、地點、參加會議的單位、討論的問題和討論的內容。
4.2內容摘要記錄相關領導的發言摘要，總結與會人員討論達成共識的幾個問題。
4.3註意事項既然要落實會議紀要，在書寫時壹定要註意以下幾點:
(1)解釋清楚，解釋具體，否則不執行。
(2)觀點要明確，是非要分明，對有爭議的問題要表明態度，以免造成阻礙和損失。
(3)整理要忠實，要點突出，抓住重點。
(4)語言要簡潔，判斷要準確。
(5)組織要清晰全面。
總之，紀要要分篇分層描述，避免混亂和不壹致。寫好總結是每個主管應該具備的起碼素質。