壹、文檔檔案管理系統
檔案人員崗位責任制
1.貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全各項制度。
2.我熱愛本職工作，有強烈的責任感和事業心，努力學習檔案學原理基礎理論和業務知識，不斷提高業務水平。
3、負責收集、整理本局工作活動中形成的各類文件材料，保證不同載體的各類檔案的完整性，及時歸檔，並向檔案室移交，履行交接手續。
4、執行黨和國家的保密和安全制度，不得擅自擴大檔案的利用範圍，不得擅自銷毀檔案材料，確保檔案安全。
5.對下屬單位的檔案工作進行業務指導、監督和檢查。
6、認真完成領導交辦的其他任務。
歸檔系統
1.凡反映本局工作活動並具有參考和利用價值的文件材料，均應整理歸檔，由檔案室集中統壹管理，任何部門和個人不得據為己有。
2.各部門形成的文件材料由各部門於次年第壹季度歸檔，會計文件材料由會計部門歸檔，壹年後移交檔案室。基建、設備等專項工作的文件材料，在任務完成或結束後，由形成部門及時整理歸檔。
3.本局工作人員因公外出學習和參加會議的材料必須及時移交本局辦公室。
4.所有歸檔的文件材料必須便於長期保存，紙質良好，圖像清晰，字跡工整，簽字手續齊全。禁止用圓珠筆、鉛筆、彩筆書寫。
5、文件材料的歸檔，壹般壹個文件，重要的或經常使用的幾個文件。
6.應歸檔的文件材料應收集齊全完整，歸檔質量應符合有關規定。
7.各部門必須按時向檔案室移交所有應歸檔的檔案，並編制移交目錄壹式兩份。檔案室接收時，應清點核對，雙方履行簽字手續。
8、市環境監察大隊、環境監測站必須將年度檔案立卷目錄移交本局檔案局備案。
檔案保密和利用制度
1.本局保存的檔案主要供本局及所屬單位使用，對外提供和利用須經主管檔案工作的領導批準。
2、檔案應嚴格遵守保密規定，並根據檔案的保密程度，嚴格掌握不同的利用範圍。
3、局機關工作人員只能利用其工作職能範圍內的檔案，如需利用其工作職能範圍外的檔案，應經分管檔案工作的領導批準。
4.其他單位的人員不得外借檔案。
5.所有用戶應按規定填寫《借閱檔案登記簿》。
6.用戶必須妥善保管文件，不得拆開、摘抄和撕毀文件，不得汙損、刮擦或塗改文件。查閱檔案時不允許抽煙喝酒。借出的檔案要妥善保管，及時歸還，不得借出或丟失。違者按相關法律法規追究責任。
7.檔案室提供利用檔案時，應根據需要附檔案利用效果登記表，利用工作結束後由利用者如實填寫，並及時報送檔案館歸檔。
檔案保管系統
1.檔案室應根據保存的檔案資料數量配備必要的庫房和密集架，並具備防盜、避光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。
2.倉庫附近不得轉動易燃、易爆、易汙染物品，倉庫內不得堆放與檔案、資料無關的雜物，並防止火種進入。非檔案人員未經允許不得進入倉庫。
3.倉庫內的貨架、檔案排列有序，編制了入庫索引。
4.檔案室應根據檔案保護的要求，積極采取相應措施，確保檔案安全。
5、定期對文件保管狀況進行全面檢查，並做好記錄。發現問題及時向分管領導匯報。遇有特殊情況，及時檢查，及時解決問題。
6、檔案人員交接工作時，離職前應辦好保管交接手續。
檔案統計和檢查系統
1、檔案室應建立檔案材料記錄簿，並建立檔案移交材料臺帳。
2、定期檢查庫存儲存數量，做到帳物相符。
3.檔案室應當每年向上級檔案部門報告檔案材料的減少和變動情況。
4.檔案人員調動的，應當辦理交接手續。如果檔案不壹致，不能從原單位轉出。
檔案鑒定與銷毀制度
1，檔案工作者，在日常工作中，要註意熟悉自己的檔案，定期對檔案的保管和銷毀提出意見。
2、銷毀檔案材料，應組織鑒定委員會或鑒定小組，根據市檔案局審批的《歸檔檔案材料保管期限表》，對超過保管期限的檔案材料，根據其歷史價值和利用期限加以嚴密鑒定，將被銷毀的檔案開列清單，經批準後，方可進行。
3.如果箱內檔案中沒有保存價值的檔案最多，必須拆開取出銷毀，應保存的部分整理後由檔案室保管。不允許僅根據文件目錄中的文件名和卷上的存儲期限來判斷它們是被保存還是被銷毀。
4、銷毀檔案材料，應實行監銷制度，並由批準人、鑒定委員會或組長、監銷人在銷毀清單上簽字。
5.批準銷毀的檔案清單由檔案室長期保存。
二、會計檔案管理制度
1，按照集中統壹管理的原則，本機關所有會計檔案集中在檔案館統壹管理。
2.會計檔案的立卷歸檔應按不同保管期限分類編號，確保檔案目錄與檔案“帳”相符。
3、每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責歸檔、裝訂。會計年度結束後，當年的會計檔案可由財務部暫保管壹年，期滿後再移交我司檔案室，填寫移交清單即可。
4、檔案管理，要存放有序，便於查找，防止損壞、丟失和泄密。
會計文件借閱系統
1.會計檔案提供給本單位使用，但不準外借給檔案館。如有特殊情況，必須由單位領導借出，但必須限期歸還。
2.其他單位查閱檔案時，需要出具介紹信，註明查閱者身份和查閱內容，經單位領導批準後方可查閱。
3.借閱檔案，妥善保管，添加、塗改、撕毀、翻印、拆解、制作和轉借他人。
4.歸還檔案時，必須清點核對無誤，當面註銷借據。如果有任何缺陷、損失等。，要及時匯報領導，追究責任，嚴厲查處。
會計檔案銷毀系統
1.會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門進行鑒定，嚴格審核數量。銷毀庫存會計檔案應當經單位領導批準。對於今後未了結的債權債務和具有搜查內容的原始憑證，應單獨出具並單獨歸檔，保存至債權債務及相關憑證處理完畢。
2.銷毀會計檔案時，檔案部門和財務部門應派人監督監銷。
3、銷售人員在銷毀會計檔案時，應認真清點和核對；銷毀後，在銷毀清單上簽字蓋章，並向單位領導報告銷售監督情況。
三、幹部檔案管理制度
幹部人事檔案管理員的職責
1.收集、鑒定、整理幹部人事檔案。
2、對幹部人事檔案的查(借)閱、轉發、統計等。
3.在冊幹部職務和工資變動情況。
4.為相關部門提供幹部信息。
5.做好幹部人事檔案的安全保密和保護工作。
6.處理其他相關事宜。
幹部人事檔案材料收集制度
1，嚴格按照《幹部人事檔案收集歸檔規定》，及時收集幹部人事檔案。
2、收集的檔案材料，必須是完整的正式文件。材料必須真實、完整、齊全，文字清晰、對象明確，有主辦單位或個人的簽名和材料形成日期。
3、認真做好收集材料的登記工作。
4、經常有計劃地收集和補充檔案材料，做到壹季度小豐收，半年大豐收，年底大豐收。同時，半個月內，收到的材料要裝入文件袋，裝訂成冊，每兩年歸檔壹次。
5.檔案材料必須統壹使用16格式辦公用紙書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色和純藍墨水、復寫紙。
幹部人事檔案材料的鑒定與歸檔制度
1，按照幹部人事檔案工作的有關文件要求，對收集到的檔案材料進行認真鑒別和審核。
2.不屬於幹部人事檔案內容的材料要及時移交有關部門，應退還本人的要及時退還本人。
3.手續不全或不規範的材料應及時退回材料形成部門補辦手續。
4、經鑒定確需銷毀的材料，詳細登記並報領導批準後，方可銷毀。
5、經過鑒定和登記的幹部人事檔案應及時裝入檔案袋，每兩年裝訂成冊。
幹部人事檔案審核制度
1，在幹部人事檔案的接收、傳遞、借閱和日常工作中，要認真檢查核對，發現錯誤，及時登記。
2.每個月底，檢查借出文件的歸還情況。逾期不還的，要及時督促。
3、每半年全面檢查壹次幹部人事檔案的管理情況，做到花名冊上的姓名與檔案櫃中的檔案壹致，檔案與檔案袋、面、料上的姓名壹致，檔案的位置和編號壹致。
4、每年年底，根據幹部任免通知，檢查壹次檔案的交付情況，並及時督促那些尚未上交的檔案。
5、做好幹部人事檔案的登記和統計工作。
幹部人事檔案轉移制度
1.檔案在收到有關幹部的任免、調動文件或領導批示後，應及時向新的主管單位移交。
2.移交的幹部人事檔案必須齊全完整，並按《幹部檔案工作條例》的要求裝訂成冊，壹次性轉出。
3、移交檔案必須詳細填寫《幹部人事檔案移交通知書》，並隨檔案密封，加蓋印章。
4、文件必須由機要交通轉發或發給黨員幹部攜帶，不準郵寄或交幹部本人。
5.檔案轉出後，必須在檔案花名冊上註明年、月、地，以備查考。
6.對接收的幹部人事檔案進行認真核對和檢查，確認無誤後立即在回執上簽字蓋章。如果發現丟失的材料，應在收據上註明。逾期壹個月未歸還的，轉出單位應書面索要，以防丟失。
7、對接收的幹部人事檔案，必須認真登記，編號，及時保管。
8、幹部調配、任免部門應及時通知幹部人事檔案管理部門變動情況，並建立必要的聯系制度。
幹部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱幹部人事檔案時，應有兩名* * *黨員，並填寫《查(借)閱幹部人事檔案審批表》，辦理審批手續。
2.任何人不得查閱(借閱)本人及其親屬的檔案。
3、查(借)閱幹部人事檔案的同誌必須嚴格遵守紀律。只允許查(借)相關部分，不允許看全部檔案。
4、查(借)閱幹部人事檔案時，要愛護檔案，註意保持檔案整潔，嚴禁在材料上劃、塗改、折疊、拆除、取出、添加和損壞檔案內容。
5、未經批準，查(借)閱幹部人事檔案的單位或個人不得隨意摘抄、拍攝、復制檔案內容。
6、查(借)閱幹部人事檔案必須確保絕對安全。嚴格保密，妥善保存，不準外借，不準帶走檔案材料，不準交給無關人員和幹部自己閱讀，不準擅自泄露或公布檔案內容，違反者要進行批評教育，直至根據情節輕重給予紀律處分。
7.未辦理檔案借閱手續的，不得借閱幹部人事檔案，借閱時間壹般不超過15天。借款期限未用完的，借款單位應及時向幹部人事檔案管理部門說明需要延期使用的原因，經批準後可以續借，續借壹般不超過7天。逾期不還的，要查明原因，對無故不還的，要進行批評教育。
8、閱讀文件時嚴禁喝水和吸煙，謹防損壞文件。
9.檔案出庫時應先清點後交錢，檔案收回時應先清點後歸還。
幹部人事檔案保密制度
1，幹部人事檔案管理部門應設立專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內調閱檔案或工作。
2.倉庫應配備空調、除濕機、滅火器、溫濕度計、防腐劑等設施，滿足防火、防盜、防潮、防高溫、避光、防蛀的要求。
3、幹部人事檔案必須存放在鐵檔案櫃中。
4、無關人員不得進入檔案室。
5.倉庫內嚴禁吸煙。倉庫和文件櫃應保持清潔，不準堆放雜物。
6.經常檢查檔案的保存和保護情況，對存在的問題提出改進工作的建議。
7、檔案人員要嚴格遵守黨和國家的保密制度，不準向無關人員談論檔案內容，不準用電話詢問或提供幹部的總體情況和檔案材料中涉及政治歷史或其他重要問題。
8、檔案員不準將幹部人事檔案帶入公共場所，個人不準私自保管他人檔案。對利用檔案材料徇私舞弊的，要根據情節輕重，嚴肅處理。違反《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守秘密法》的，依法處理。