第壹條為加強公證檔案的規範管理和科學利用，根據《中華人民共和國公證法》、《公證文書歸檔辦法》、《公證檔案管理辦法》和《北京市實施辦法》，結合北京市公證工作實際，制定本辦法。
第二條本辦法適用於北京市公證機構的公證檔案管理。
第三條本辦法所稱公證檔案，是指公證機構從事公證業務活動直接形成的文字、圖表、聲像、物品等各種形式的歷史記錄。
第四條公證機構應當執行國家檔案保密法規和制度，接受同級和上級司法行政機關、檔案行政管理機關和公證協會的指導和監督。司法行政機關應當定期對公證機構的檔案管理情況進行檢查，並將檢查情況納入公證機構年度考核範圍。
第五條公證機構應當從制度和經費上保障公證檔案工作的順利開展，配備專職或者兼職檔案管理人員。
第六條公證檔案管理人員的職責是:
(壹)收集、整理、保管、統計本所檔案，接收、移交、登記檔案，開展檔案利用工作；
(二)指導、監督、檢查公證員歸檔公證文書和材料；
(三)進行檔案鑒定；
(四)接受司法行政機關和檔案行政管理部門的業務指導和監督，定期報告檔案工作；
(五)收集與公證檔案業務有關的信息；
(六)完成職責範圍內的其他工作和領導交辦的其他任務。[1]
第二章備案和備案
第七條公證機構辦理公證應當填寫公證登記簿，建立分類登記制度。
登記事項包括:公證書編號、公證書類別、當事人姓名(名稱)、代理人(代表)姓名、受理日期、承辦人、批準人(簽發人)、結案方式、結案日期等。
公證登記簿應當每年歸檔，並永久保存。
第八條公證機構出具公證書後，公證承辦人員應當在三個月內負責公證文書及相關材料的收集、整理、立卷和歸檔。
公證處其他工作人員協助備案的，應當由公證員審查並簽名或者蓋章。
第九條公證案卷的順序是:
1.文件封面；
2.卷內的內容；
3.公證書的文本；
4.為出版公證書簽；
5.公證書的翻譯；
6.公證申請表；
7.當事人的身份證明；
8.當事人提供的相關證明材料；
9.當事人申請認證的遺囑、合同、委托書等原始文件和資料；
10.中標通知書和通知；
11.接收當事人的詢問記錄；
12.公證處審查調查獲得的證明材料；
13.其他相關材料；
14.公證員承辦公證申請表；
15.寄回的公證書；
16.公證費收據或減免費用申請書及領導審批意見；
17.準備形式；
18.附件袋(證據袋)；
19.卷底。
第十條公證機構作出不予辦理公證或者終止公證的決定後，承辦公證員應當在三個月內負責收集、整理、立卷、歸檔有關材料。
案卷應當按照公證活動的時間順序排列。公證員對公證終止原因的記載，或者當事人申請撤回的書面材料，排在所有文件材料之後。
第十壹條任何人無正當理由不得將公證檔案的有關材料據為己有或者到期拒絕歸檔。
第十二條案卷封面可以打印或書寫，卷內內容應按卷內文件材料的排列順序逐項填寫清楚。
第十三條公證審查、公證協會投訴處理，以及涉及公證的民事訴訟結果等。應該記錄在備考中。
公證質量檢查的情況也可以記錄在參考表中。
第十四條案卷卷內應當編有序號，卷內材料應當用阿拉伯數字逐頁編號。如果卷內材料兩面都有文字，應在正面右上角和背面左上角做頁碼。
第十五條案卷裝訂前應進壹步整理，破損的材料應修補或復印，復印件應放在原件後面。檔案中內容相同的文件材料壹般只保留壹份，消除重復文件材料，但有領導批示的除外。
第十六條備案材料使用A4標準辦公用紙，只能用碳素墨水和藍黑色墨水書寫。
第十七條材料裝訂部分過窄或有字跡的，應粘貼紙襯，粘貼處應加蓋騎縫章。紙面過大的材料要根據文件大小折疊整齊。字跡不清的材料，應附復印件。需要貼的信封要打開平放，郵票不要拆。應清除材料上的所有金屬物體。
第十八條隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤等聲像檔案，應當在每卷錄音帶、光盤等存儲介質上註明當事人的姓名、內容、公證書編號、公證文件的檔案號、記錄人和記錄時間，並逐壹登記歸檔。可以附在卷筒上的東西應包裝在附件袋中。
第十九條對於不能附卷歸檔的原始證據或者物證，應當制作證據目錄，並在備考中附卷物證照片和有關物證的名稱、數量、重量、規格、特征、存放地點、質量檢驗證明等文字說明。
第二十條檔案活結必須加蓋公證員檔案印章，印章加蓋後，在縫合線上加蓋檔案員印章和公證員檔案管理專用章。
第二十壹條報送備案的檔案必須材料齊全、內容完整、順序正確、規格統壹、裝訂符合要求。
第二十二條檔案管理人員應當對移交的檔案進行嚴格檢查，不符合有關規定要求的，將退回檔案員進行整理。
第二十三條公證檔案按國內民事、國內經濟、涉臺、涉港澳、涉外民事、涉外經濟和事務性公證文書分別保存。涉及國家秘密和個人隱私的公證事項，應當列為秘密卷，並加蓋秘密卷印章。
第二十四條公證檔案應當從左至右排列，同壹種類、同壹保管期限的檔案應當按順序號排列在櫃內。每個文件櫃應標明文件類別和櫃號，以備將來參考。
第二十五條公證機構應當對公證檔案實行電子化管理。歸檔前，應掃描並備份文件。
第二十六條電子數據文件應以兩種方式保存。涉密檔案的電子文件應當按照國家保密規定單獨歸檔。
第二十七條檔案袋等檔案管理項目由北京市公證協會統壹格式和標準，全市公證機構參照印制和使用。[1]
第三章檔案保存
第二十八條檔案館必須有獨立的專用房間，安全牢固。公證機構應當按照檔案管理的有關規定采取有效的保護措施，並逐步采用先進的技術設施。要做好防火、防盜、防高溫、防潮、防鼠、防蟲、防汙染、防磁化、防震、防雷等工作，切實保障檔案安全。
第二十九條庫房應當有足夠的符合要求的檔案，檔案不得隨意堆放；倉庫應保持整潔，並註意空氣流通。
第三十條檔案館應當保持適宜的溫度和濕度，即溫度為65438±04℃—24℃，相對濕度為45—60%。備用溫濕度計，有測量記錄，對不合適的溫濕度應采取措施進行調整。
第三十壹條錄音帶、錄像帶、光盤等聲像檔案，應當單獨保管，防止磁化，並根據保管期限定期復制。
第三十二條電子文件載體檔案應當按照專業技術標準保管，並在具有磁性、避光的空間內獨立存放。保鮮設備和技術應及時更新，與科技手段的發展相壹致。
第三十三條非管理人員不得進入檔案館，鑰匙由管理人員妥善保管，不得給他人使用。
第三十四條檔案管理人員應當定期對保管的檔案進行檢查和清點，做好檢查記錄，發現問題及時報告，並采取措施進行處理。
第三十五條檔案工作人員移交工作，應當在離職前完成檔案移交、交接手續。[1]
第四章檔案的借調和查閱
第三十六條公證機構應當制定借閱公證檔案制度，借閱檔案必須按照規定辦理批準、登記手續，並及時歸還。借閱者必須嚴格遵守保密制度，不得違反規定向任何人提供檔案或擴大使用範圍，不得向他人泄露檔案內容。
第三十七條。經批準查閱的公證文件，可以摘錄或者復制查閱的內容。所有摘抄或復制的材料必須經相關工作人員核實後，方可蓋章確認。
第三十八條本單位公證員因工作需要，履行借閱登記手續後，可以借閱壹般公證檔案。借閱非本人承辦的密卷、檔案，必須經公證處負責人批準。
第三十九條公證機構出具公函並履行借閱、登記辦證手續後，可以查閱壹般公證檔案。查閱密卷檔案，除出具公函、履行借閱登記手續外，還必須經保管檔案的公證機構負責人批準。
第四十條人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，經公證處負責人批準，應當出具正式搜查函並辦理檢查手續。因特殊情況需要出借的，由公證處報同級司法行政機關批準。借出時要說清楚壹點，辦理正式收據，限期歸還。
除人民法院、人民檢察院和有關國家機關外，其他單位和個人壹般不得借閱和查閱公證檔案。因特殊情況需要咨詢的，由公證處報同級司法行政機關批準。
第四十壹條公證當事人要求查閱有關公證檔案的，應當向公證機構提交身份證明和戶口簿。經公證機構負責人批準，可以查閱本人向公證機構提交的證明材料和公證機構記錄的與當事人的談話筆錄。
律師因訴訟代理需要申請查閱公證檔案的，應當向公證機構提交本人身份證明、律師執業證書、律師事務所檢索證明和當事人同意律師查閱公證檔案的聲明。經公證機構負責人批準，可以查閱當事人向公證機構提交的證明材料和公證機構記錄的與當事人的談話筆錄。
第四十二條借閱人歸還檔案時，發現檔案被拆除、文件資料缺失、塗改、增刪、汙損等情況，檔案管理員應及時向公證處負責人報告，並追查責任人。[1]
第五章儲存期限
第四十三條公證業務檔案實行永久、長期和短期保管。
第四十四條凡需要長期查閱和利用的公證業務檔案，均列為永久保管。
凡需要長期查閱、使用並作為證據保存的公證業務檔案，均列為長期保管，保管期限為60年。
凡是在壹般時間內需要查閱使用並作為證據保存的公證業務檔案，都列為短期保管，保管期限為20年。
第四十五條具體公證業務檔案保管期限的確定，由公證員提出意見，經公證處負責人同意後歸檔。
第四十六條公證檔案的保管期限自公證結束的次年起計算。
第四十七條公證檔案目錄登記簿、入檔登記簿、出檔登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀文書和檔案檢索卡列為永久保管。[1]
第六章銷毀和轉移
第四十八條公證機構應當定期對保存期限已過的公證檔案的保存價值進行鑒定。鑒定工作由公證處負責人、檔案管理人員和公證員組成，對檔案進行審查，提出處理意見。
第四十九條經鑒定，對於仍有保存價值的檔案，應當通過提高保管期限等級來延長保管期限。無保存價值的檔案，經同級司法行政機關和檔案管理機關批準後，登記銷毀。
第五十條為防止丟失和泄密，銷毀檔案應由兩人負責監銷，監銷人應在銷毀清單上簽字。
銷毀報告和銷毀清單應歸檔永久保存。
第五十壹條公證機構設立變更時，公證檔案應當按照下列方式清理和處理:
(壹)被撤銷的公證員的檔案，由同級或上級司法行政機關移交當地檔案館或委托檔案館保管；
(二)公證機構分設若幹公證機構的，公證檔案由壹個公證機構管理或者移交同級地方檔案館；
(三)幾個公證機構合並為壹個的，各公證機構的檔案分別向合並後的公證機構或者同級地方檔案館移交；
(四)公證機構撤銷或者合並時，未辦結的公證事項可以移交給新的公證機構繼續辦理，並作為新的公證機構的檔案保存。[1]
第七章附則
第五十二條本辦法未盡事宜，按照《中華人民共和國檔案法》、司法部、國家檔案局制定的《公證文書歸檔辦法》、《公證檔案管理辦法》等相關法律法規執行。
第五十三條本辦法由北京市司法局負責解釋。
第五十四條本辦法自2065年4月6日起施行，有效期至2065年4月9日。