通常情況下，企業要進行專賣品購銷、大宗物資采購和資金使用以及產品促銷，都需要首先通過辦公會議或專題會議研究決定，接下來再走審批流程和業務流程。管理層是生產經營的決策者，普通員工只是具體事務的執行者。因此，查具體某壹個生產經營活動是否規範，很大程度上取決於管理層履職是否規範。
管理層在履職過程中會留下各種各樣的痕跡，痕跡記錄著管理層履職的全過程。會議記錄真實反映每壹個管理者的發言表態和會議決定，各類報支單據和業務報表、合同等也真實再現管理層批辦意見。管理者可以通過痕跡對比糾正錯誤，彌補不足，改進管理方法和藝術，提高成效和水平。在各項檢查過程中，檢查組更要借助痕跡來考察管理層的管理過程、方法、效果與藝術，評價壹個單位管理的優劣。因此，痕跡化管理不僅是管理者自身提高管理藝術和方法的需要，也給各項檢查留下了可供考察、評估、佐證管理的旁證材料。