合同臺賬、統計、檔案管理辦法
壹、合同管理
第壹條 為保證合同臺賬資料完整、統壹，規範企業各類合同的管理，特制定本辦法。
第二條 凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，並向公關法務部備案。
第三條 合同管理人員為簽訂合同的聯系人和法務聯絡員，負責合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。
第四條 合同管理人員應在合同簽訂生效後三日內建立合同臺賬，並對重大合同進行備案審查，協助法務部對合同管理的工作進行指導和檢查。
第五條 合同臺賬采用表格式，壹份合同填寫壹張表格，建立壹份檔案。 第六條 合同臺帳應包括以下內容：
（壹）合同名稱；
（二）合同主體；
（三）合同內容（含標的、數量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須註明的事項）；
（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；
（五）合同所附資料；
（六）其他應當記載的重要內容。
第七條 合同臺帳應附以下資料：
1、合同正本或副本；
2、對方《企業法人營業執照》和資質等級證明等資料的復印件；
3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明；
4、補充合同、會議紀要、往來函電；
5、有關的重要資料。
第八條 合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。
第九條 使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自塗改或更換；辦理結束後，應及時將使用或借用的'合同資料歸還合同臺帳管理人員。若違反前款規定給企業造成不良後果，將追究相關責任人責任。
第十條 本辦法由法務部制定並解釋，自頒布之日起執行。
二、統計管理
第壹章 總 則
第壹條 為適應公司企業發展的需求，進壹步加強和提本單位管理水平，不斷規範企業管理工作，建立合同統計工作制度。
本制度的建立，按國家統計法律法規精神，結合公司有關文件要求進行。
第二條 統計工作的基本要求是：要保證合同資料的權威性、準確性和及時性，統計工作要為公司的管理和發展服務。
第三條 必須依照《統計法》和統計制度的規定如實上報統計資料，不得虛報、瞞報、拒報、遲報，不得偽造、篡改統計數據。
第四條 應在下列方面加強對統計工作的領導和監督：
(壹)領導和支持統計機構、統計人員和其他有關人員執行統計法規和統計制度，準確、及時地完成統計工作任務，加強統計工作現代化建設；
(二)吸收和組織統計人員參加企業經營管理，發揮統計的服務和監督作用；
(三)切實保證統計工作所必需的人員、工作條件和工作時間。
第二章 統計機構與統計人員
第五條 應在財務部門設置專職或兼職統計人員，建立健全企業內部統計網絡。
第六條 統計機構或者統計負責人的主要職責是：
（壹）組織、協調本單位的統計工作，完成各部門統計調查任務，搜集、整理、提供統計資料；
（二）對本單位的生產和經營情況進行統計分析和統計監督；
（三）管理本單位的統計調查表，建立健全統計臺帳制度，並會同有關機構或者人員建立健全原始記錄制度。
第七條 統計人員必須認真學習統計法律法規，嚴格執行統計制度；刻苦鉆研統計業務，掌握統計工作技能，熟悉各項統計指標的含義和核算方法，按照規範的程序報送統計資料。
三、 統計資料的管理和上報
第十壹條 必須按時上報政府統計部門和公司其他相關部門所要的統計報表和統計數字、資料，所提供的統計資料，須經本單位領導人或者統計負責人審核、簽署或者蓋章後上報。有關財務統計資料由財務會計機構或者會計人員提供，並經財務會計負責人審核、簽署或者蓋章。
第十二條 統計報表和財務報表資料必須真實可靠，相同指標的口徑範圍及核算結果必須壹致。
四、有關法律責任
第十三條 企業上報政府統計部門的報表、資料必須嚴格按照國家統計局和省統計局的有關規定，並由相關部門核實，總經理審批後，統壹上報，如因違反法規而受到處罰，由相關責任人負責，將視其情節追究相關責任人的責任。
（壹）有下列違反規定行為之壹的，給予以警告，並追究相關人員的責任：
1、虛報、瞞報統計資料的；
2、偽造、篡改統計資料的；
3、拒報、屢次遲報統計資料的。
（二） 按照國家統計局的規定，企業上報的統計資料，無相關的原始記錄、內部報表、統計臺帳等核算依據的，按偽造統計資料論處。
（三） 按照國家統計局的規定，企業在壹個統計年度內累計三次以上遲報統計資料的，按屢次遲報統計資料論處。
（四） 企業領導人自行修改統計資料、編造虛假數據或強令、授意統計機構、統計人員篡改統計資料或編造虛假數據的，由公司通報批評，並建議有關部門（單位）給予相應處分。
（五） 企業領導人對拒絕、抵制篡改統計資料、編造虛假數據、虛報、瞞報統計資料行為的統計人員進行打擊報復的，視其情節追究相關人員的責任。
（六） 企業統計人員參與篡改統計資料、編造虛假數據的，公司予以通報批評，並建議有關部門給予相應處分。
（七）因違反統計法受到罰款處理的，由相關責任人承擔。
五、檔案管理
為進壹步規範合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
壹、 本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本（不 包含勞動合同）。
二、 合同檔案管理原則
1、 合同檔案實行公司財務部集中統壹管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、 財務部應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，並負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、 需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門，為合同承辦部門，承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人，試用期內員工非經總經辦允許不得作承辦人。
三、 合同文檔的管理辦法
1、 合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。
2、 合同編號規則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－ 順序號（三位）。示例：TGB－201102－001（推廣部2011年2月份第1號合同）
3、 合同管理實行承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，承辦部門 對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門主管為第壹責任人，承辦人為直接責任人。總經辦和審查會簽部門對應當提出相關意見而未提出的，應當承擔相應的責任。
4、 各相關部門和總經辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程 進行監察、審計。
5、 公司內各職能部門壹律不得以個人名義對外發出要約，作出承諾，簽 訂合同或具有履約性質的書面文件。
6、 合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任 制，合同履行及原始資料必須由財務部保管，承辦部門只留存影印件。
7、 保存的合同文檔每年清理核對壹次，如有遺失、損毀，要查明原因， 及時處理，並追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由財務部甄別並予以歸案。
8、 財務部要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合 同統計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。
9、 各部門員工可在財務部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須 進行登記，方可在財務部辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
10、 合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同 文檔的安全。
11、 借閱人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
12、 合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情 節予以處罰。