壹般書信的格式包括稱呼 、正文、結尾、署名、日期5個部分。
1、稱呼：收件人的稱呼
根據自己和收信人的關系，平時怎麼稱呼，在信中就怎麼寫。如給爸爸寫信，稱呼就寫“爸爸”；寫信給老師、同學的信，稱呼就寫“*老師”“**同學”。如果要表達喜愛，或者敬愛之情，稱呼還可以加上壹定的限定、修飾詞，如“親愛的媽媽”“敬愛的**老師”。稱呼要從第壹行頂格寫起，後面要加冒號（：），冒號後不再寫字。
2、正文：信的主體
正文可以分為若幹段來書寫。正文通常以問候語開頭。問候是壹種文明禮貌行為，也是對收信人的壹種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好！”“近好！”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節愉快！”問候語寫在稱呼下壹行，前面空兩格，常自成壹段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來壹切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問候語要註意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請托、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這壹部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要註意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是壹件事壹段落，不要混為壹談。
3、結尾：亦被稱做祝頌語或致敬語
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。
結尾的習慣寫法有兩種：
（1）在正文寫完之後，轉壹行空兩格寫“此致”，再換壹行寫“敬禮”。
（2）不寫“此致”，只是另起壹行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞。
（3）也可以寫“平平安安”“天天開心”等詞語。
4、署名：寫信人的姓名
署名寫在祝頌語下方空壹至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關系，如果是寫給的親屬、朋友，不必寫姓，如兒××、父××、妳的朋友××等。如果是寫給組織的信，壹定要把姓與名全部寫上。
5、日期：寫完信的時間
日期寫在署名之後或下邊。此外，如果信已經寫完，又發現內容有遺漏，或某件事敘述不夠全面時，在信的後面還可以補寫。但是在補寫的話前面要加上“還有”“另外”“再”；或在後面加上“又及”“又附”等字樣。