公文文書的寫作技巧(壹)
1. 標題
公文標題是對文件內容的精確概括，要準確、簡要，壹般由發文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內容及其性質使用。
有版頭的文件或法規性文件，計劃和總結，通知和通報，可省略發文單位，有時或只標以文件種類，如《通知》。
2. 發文字號
包括機關代號、年號、順序號。編寫發文字號的作用是有利於統計發文數量，便於公文管理，有利備案查找，在引用時，可以作為公文的代號使用。
例如?審辦發(1989)6號?，代表審計署(局)辦公廳1989年第6號文件，?審辦發?是審計署(局)辦公廳的代字，(1989)是年號，?6?號是發文順序號。
幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。
編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面;凡無文件版頭的，放在標題的右側方。
3. 主送機關
主送機關是行文的主要對象，即要求主辦或答復這份文件的對方單位。準確地確定主送機關是公文發出後能否及時得到處理的關鍵。
對下級發出的指示、通知、通報等稱為普發公文，可以主送幾個以上機關，凡其下屬機關都是主送機關;向上級報告、請示的公文，壹般只寫壹個主送機關，不能多頭主送，如需報送另壹個上級機關時，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機關，可在發表或發送時，另附壹個通知或公函給主送機關。
主送機關壹般寫在正文之前、標題之下，頂格寫。
4. 正文
正文是公文的主體，請示問題時，要求壹文壹事，不要壹文數事。
正文的作用是：直接體現黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發文的目的能否實現，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應該觀點鮮明，內容清楚、簡潔、通暢，標點符號準確。正文壹般在主送機關之後另起壹行空兩格書寫。
正文壹般分為開頭、中段、結尾三個部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。
開頭要開篇明意，簡要說明發文的根據和理由、發文的目的或結論。如是復文，要引述來文的日期和標題。
中段是公文主體，要根據辦文的目的、國家的有關政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數表明項目，以資醒目。
結尾應簡潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問題。結尾用語要按照行文關系，寫得妥貼得體：上行文，可用?以上報告妥否，請批示?、?以上報告如無不妥，請批轉?;平行文，可用?專此函復?、?特此通知?;下行文則常用?希遵照執行?、? 此復?、?此令?等語。
5. 發文機關
發文機關又稱落款，應寫在正文的下面偏右，與正文保留適當的空格，以便蓋章。發文機關應寫明全稱，以示嚴肅負責。以機關領導人名義行文時，應冠以職務、身份。
蓋章是表示發文機關對公文生效負責的憑證，應按GB9704-88?國家標準?規範執行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱?齊年蓋月?。領導機關大批印發的公文，因使用了規定格式的文件版頭，並由機關交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。
公文文書的寫作技巧(二)
6. 發文日期
發文日期是以文生效的起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發文日期壹般以機關領導人簽發日期為準;會議通過文件以會議通過日期為準;壹般性例行公文如通知、函等以實際發出日期為準;法規性以公文的批準日期為準，或公文最後專門規定生效、執行日期，如?本條例自發布之日起施行?。
發文日期寫在公文末尾、發文機關下面，並稍向右錯開。
7. 抄報、抄送
抄報、抄送單位是指協助承辦或需要了解公文內容的有關單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協調。
抄報、抄送單位名稱列於公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發時間，壹般均用兩條線段隔開，文件份數印在最後。
8. 文件版頭
正式公文壹般都有統壹規格，標明發文機關的專用版頭。版頭以套紅大字印上?(機關名稱)文件?，下加壹條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。
9. 公文附件
附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但並非每份公文都有附件。
公文附件應在正文之後，發文機關之前註明附件名稱全稱和件數，不可略寫成?附件如文?或?附件?件?。
10. 機密等級
公文內容涉及國家機密時，應根據機密程度，分別註明?絕密?、?機密?、?秘密?等字樣。劃分機密等級力求準確，寬了，造成失 密，嚴了，妨礙工作開展。
密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。
機密公文還要按份數編號，如?編號000?或?No.000?，印在文件版頭左上方，以便查對，清退。
11. 緩急程度
緩急程度是公文送達和辦理時限的要求，有?急件?、?緊急?、?特急?三種。標明緩急程度是為了引起特別註意，保證公文時效和緊急工作的及時處理。
緩急程度的書寫位置沒統壹要求，為了醒目，常寫在標題或編號的左側或放在版頭的右上角。有時緩急程度不單獨標出，而是放在標題中的公文種類前面，如?國務院關於控制各單位上年結余存款的緊急通知?。
12. 閱讀範圍
上級機關對下級發文，根據工作需要和機密程度，有些公文還要註明發送和閱讀範圍。閱讀範圍通常寫在發文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，並加括號，如?(此件發至縣、團級)?。
行政性、事務性的非機密公文，向上級機關的報請性公文都不必規定閱讀範圍。
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