因為我們想將紙質文件上的數字數據變成電子版的文字，雖然可以利用傳統的掃描儀，但是很多傳統的掃描儀都是非常的大，搬運比較麻煩，有些紙質文件已無法拿出來直接的掃描，而用手掃描儀相對比較便於攜帶，方便我們進行常規的掃描操作，並且不需要連接電腦，不受空間和體積等的限制。
除此之外，手持掃描已除了常規的掃描功能之外，還有壹定的復印錄像和網絡五指傳真拍照等功能設置，不僅有OCR文字識別功能，還能夠轉換成編輯版本，變成word， PDF和excel等格式的文件。
不過，手持掃描儀的缺點應該是相比傳統掃描儀在價格方面比較高。