壹、基本概念
時間管理是指通過事先規劃和運用壹定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用，從而實現個人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業管理教育均將時間管理能力作為壹項對企業管理者的基本要求涵括在內。
二、研究歷史
有關時間管理的研究已有相當歷史。猶如人類社會從農業革命演進到工業革命，再到資訊革命，時間管理理論也可分為四代。
1.第壹代的理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。
2.第二代強調行事歷與日程表，反映出時間管理已註意到規劃未來的重要。
3.第三代是目前正流行、講求優先順序的觀念。也就是依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂定實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。這種做法有它可取的地方。但也有人發現，過分強調效率，把時間崩得死死的，反而會產生反效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。於是許多人放棄這種過於死板拘束的時間管理法，回復到前兩代的做法，以維護生活的品質。
4.又有第四代的理論出現。與以往截然不同之處在於，它根本否定?時間管理?這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。
三、勝任力要素
(壹)定義
能夠平衡時間需求
(二)說明
1.詳細周到地考慮工作計劃----確定實現工作目標的具體手段和方法，預定出目標的進程及步驟。
2.善於將壹些工作分派和授權給他人來完成，提高工作效率。
3.制訂工作計劃，將事務整理歸類，並根據輕重緩急來進行安排和處理。
4.為計劃提供預留時間，掌握壹定的應付意外事件或幹擾的方法和技巧;準備應變計劃。
(三)範例
1.每天安排出時間計劃日程和優先事項 。
2.能利用經手的文件進行工作。
3.確保工作速度能與目標或最後期限步調壹致。
4.保持良好情緒，即使面對意料之外的需求時也能如此。
5.如果不是接待未預約談話者的適宜時間，能迅速而堅定地要求非正式拜訪者以後再來。
6.每天留出壹定時間給?順便拜訪?的人。
(四)優秀者的表現
他們能夠安排他們自己和其他人迅速適應工作量上的任何重大變革，並重新確定工作的優先次序。他們可能把個人的安排看做他們時間管理工具包中的首要工具。他們較容易覺察對於考慮正在進行的.工作量的波動以及變革最後期限的需要，並且可能重新組織工作以達到最好的效果[1] 。
(五)不足者的表現
他們很少或不花時間在系統地組織他們的工作任務，傾向於處理鄰近的但是缺乏規劃和遠見的任務。他們通常會著親自著手接踵而來的工作或者看起來是最緊急的工作，而不善於組織其他人去完成。
(六)提高的方法
不足者需要認識到：為了達到適當的結果，人員、資源、目標、最後期限、可利用的時間應該被組合起來。不足者需要利用他們個人的優先權並且認識到在處理壹系列未來的任務時總會有最佳次序。
1.迫使妳自己至少每天花幾分鐘用鋼筆和紙寫出壹天或壹星期中要完成的重要任務。
2.確信妳每天或每星期計劃內和計劃外的活動總是被列入時間日程，並且有必要的話，重新進行時間安排。
3.建立壹個體系確保妳能夠容易地找出妳需要做的事情。仔細考慮計劃的目標和最後期限。
4.在妳已經看過總工作量並且計算出有必要在多大程度上重新組織之前，不要做出承諾。
5.要認識到自己的能力有限，妳可能需要借助其他人來達到目標或完成任務。
四、技巧
1.開始
?沒錯，就是這個單詞。我們要做的第壹件事情就是開始。?Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman說到(該公司位於紐約州的Ossining)。如果妳要寫點什麽文章，那麽請先安心坐下，然後至少寫出第壹個段落。只要這個事項能夠順利的啟動，那後面的事情都是水到渠成的。
2.設定明確的目標
要建立壹份工作事項清單，最好是結合日程計劃，而且要弄清楚每壹天究竟有哪些事情是必須做的。
3.對工作的情況作詳細記錄
?這有助於分析妳的時間使用情況，從工作日誌中妳可以看出哪項工作占用了更多的時間，哪項工作消耗時間最少，妳是否達成了工作目標，以及怎樣做才能讓效率更高。?Pam O`shea建議說 (Pam是Performance Insights公司總裁，同時也是美國管理協會時間管理論壇的成員)。
4.批量處理電子郵件和來電
妳是否像大多數人壹樣，每天都在隨機處理來電和電子郵件信息呢?如果妳總想在第壹時間處理這些事務，那麽妳的工作時間將變得支離破碎，很難高效率的做好事情。O`shea給我們的建議是：?要把電子郵件和來電的檢查和回復工作集中在某個時間段壹並處理。?為了管理好這些溝通事務，?請用好為妳提供的電話工具和電子郵件系統。?
5.化繁為簡
?將復雜的工作劃分成小的簡單的單元進行處理。?Tytel博士解釋說，?不能因為事情的復雜而拖沓，因為復雜的工作不可能壹下就搞定。?
Kaufman用打掃房間的事件做了壹個比喻。妳也許沒有足夠的時間打掃整個房間，但是妳可以根據自己的可用時間有選擇的做壹部分清掃。她說：?如果妳有20分鐘，妳可以清理壹個抽屜或壹個櫃子。如果有40分鐘，妳可以整理衣櫥或壁櫥。如果有壹小時，也許妳可以收拾整個房間了。?
6.把工作按照優先程度進行排序
Tytel博士說：?我們要理解緊迫程度和重要性之間的差異。?妳也許應該將壹天內必須做的事情、應該做的事情、以及想要做的事情統統列出來，然後按照緊迫性和重要性進行排序。
7.留出壹部分時間什麽都不要做
如果妳習慣於將壹天的日程排得滿滿的，那麽在做事情之前妳可能沒有時間思考和準備，而這個過程可能是非常有價值的，Kaufman這樣建議道。如果妳從始至終都是嚴格的按照日程時間表做每件工作，那麽給自己留20分鐘時間放松、反思、提前做個準備計劃也許是很有用的。Tytel博士補充道：?處理工作或者做項目要有時間規劃，而且要嚴格遵循這些規劃。?
8.工作不要超負荷
?現在的人都是疲勞過度，尤其是美國人。? Kaufman說道。Tytel同意Kaufman的觀點，她建議，如果妳感到自己的狀態下降到正常水平的壹半，那麽妳應該先好好休息。她說：?安排好放松和恢復的時間，如果我們連自己都照顧不好，那我們可能也沒有能力做好其他的任何事情。?
9.知道什麽時候應該說?不?
Tytel博士說，許多人害怕讓他們的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果妳忙不過來，妳要為自己辯解。
10.知道什麽時候妳需要?時間管理?方面的幫助以及在哪裏能獲得這些幫助
?我們在圖書館和書店裏能找到相關的書籍。?O`Shea指出。讀其中的任何壹本，書能幫助妳總結評價自己的時間管理能力，進而發現哪些方面有提高的空間。Kaufman說，如果妳發現自己有時間管理問題，並且不擅長與此，通常情況下，說明妳是壹個右腦相對發達的人，那麽妳得承認妳沒有管理時間計劃的天賦技能，對妳來說外部的幫助可能是必要的。妳可以考慮學習相關課程或者通過參加其他壹些技能提高培訓，把時間管理當作壹個技能去學習，並且時不時的重溫這些信息。