1、出口公司填寫托運單，作為訂艙依據。托運單是指托運人（發貨人）根據買賣合同和信用證內容填寫的向承運人或其代理人辦理貨物托運的單證。承運人或其代理人根據托運單內容，結合船舶的航線掛靠港、船期和艙位等條件綜合考慮，認為合適即可接受托運。
2、船運公司或其代理人收到托運單後，經審核確定接受承運，即將托運單的配艙回單退回，並發給托運人裝貨單。裝貨單（俗稱下貨紙）是接受人托運人提出裝運申請的船公司或外輪代表公司簽發給托運人，憑以命令船長將承運貨物裝船的單據。
3、貨物經海關查驗入行裝船後，即由船長或大副簽收“收貨單”。收貨單是船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費並換取正式提單。