跟單員接到訂單後，應將其轉化為企業下達生產任務的生產通知單，在轉化時應明確客戶所訂產品的名稱、規格型號、數量、包裝、出貨時間等要求。跟單員需與生產企業或本企業有關負責人對訂單內容逐壹進行分解，轉化為生產企業的生產通知單內容。
（二）協調生產通知單遇到的問題
有時會發生生產通知單受到生產車間具體生產操作上的技術、原材料供應等問題。跟單員必須及時了解掌握生產通知單具體下達到車間後，在生產執行時遇到的困難情況。對於生產車間不能解決的技術問題或生產出來的產品無法達到客戶要求的情況，跟單員應及時與有關部門銜接，在技術問題無法解決前，不能生產。
（三）做好生產通知後的意外事件處理
如遇意外事件導致訂單無法按時按質完成，跟單員需要反復核實，並做好多種應急事件處理拍備工作，或及時調整生產通知單個別內容，或及時調整生產廠家另行下達生產通知。
制訂生產計劃
跟單員應協助生產管理人員將訂單及時轉化為生產計劃，以便產品的順利制造。
（壹）生產計劃的制訂
生產計劃的制訂主要依據訂單要求、前期生產記錄、計劃調度以及產能分析而制訂的。其計劃的內容主要有各月份、各規格、設備及銷售類別的生產數量，並且每月應進行修訂壹次。
（二）月度生產計劃的制訂
計劃的內容包括當月各批號、產品名稱、生產數量、生產日期、生產單位的產量等。
（三）壹周生產計劃的制訂
壹周生產計劃是由月份生產計劃或緊急訂單轉換而制訂的，它是具體生產安排及物料控制的依據。