標準的英文書信是由信頭、稱呼、正文、結尾、簽名六部分組成。
1、信頭：指發信人的地址和日期，寫在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白，先寫發信人地址，地址的寫法與漢語不同，要先寫小地方，後寫大地方。在地址的下面寫上日期，日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年，在年份之前有壹個逗號。
2、稱呼：指對收信人的稱呼，寫在信頭之下，從信紙的左邊開始。壹般正式的稱呼用Sir（先生），或者Madam（女士），英式英語跟美式英語在這個方式上相同。
3、正文：指信的主體部分，從稱呼的下壹行第壹段頂邊寫，從第二段起每段第壹個詞都縮進3或5個字母寫。全信中最重要的部分，根據具體需要書寫。註意措辭，盡量不要出現拼寫、語法和標點符號錯誤，可分段寫。
4、結尾：指正文下面的結尾客套話，壹般從信紙的中央靠右寫起，第壹個字母大寫，末尾用壹逗號。英文結尾謙稱，相當於中文書信中的“此致”、“敬禮”，壹般在信文最後壹行隔行書寫在信紙右側。
5、簽名：指發信人簽名，寫在結束語的下面，稍偏右。手寫簽名時壹般不能加頭銜或職稱，只需直接寫上姓名。如確實有必要，可在手寫簽名下方，將含職稱的簽名打印出來。