個人可以憑借有效的身份證明文件，如身份證、工作證、護照等，在檔案館查詢自己的檔案資料。此外，個人還可以委托他人代為查詢，但需要提供委托書、委托人的身份證明文件以及受托人的身份證明文件。在某些情況下，如學籍檔案查詢，個人只需要攜帶本人的有效證件即可。然而，對於人事檔案，通常需要單位出具介紹信才能進行查詢。
個人檔案的功能壹般有：
1、保留個人原有幹部身份；
2、辦理工作調動時需要個人檔案；
3、參加公務人員招聘考試，需檔案確定身份；
4、辦理個人退休手續時，要查看檔案記錄；
5、專業職稱晉升的參考依據。
綜上所述，檔案館提供了便捷的檔案查詢服務，使得社會公眾可以在線查詢個人檔案，實現了檔案信息的***享利用。
法律依據：
《中華人民***和國檔案法實施辦法》
第十二條
按照國家檔案局關於文件材料歸檔的規定，
應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業務機構收集齊全，並進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。
第十三條
機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當按照國家檔案局關於檔案移交的規定，定期向有關的國家檔案館移交檔案。
屬於中央級和省級、設區的市級國家檔案館接受範圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬於縣級國家檔案館接受範圍的檔案，立檔單位應自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。
經同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業性較強或者需要保密的檔案，可以延長向有關檔案館移交的期限；已撤消單位的檔案或者由於保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，可以提前向有關檔案館移交。