參謀助手、承上啟下、協調服務、調查研究、資訊督查，是秘書工作的幾項基本職能。辦公室是壹個單位的重要部門，直接服從領導，服務全域性員工，不管在公文處理、會議服務、後勤管理、檔案管理還是組織協調、服務接待等方面的工作都需要做得很細致和周到。因此，秘書作為辦公室的壹個重要角色，必須具備“通才”、“全才”，具備超強的職業素養。現就如何加強秘書人員的職業素養建設做壹些探討：
壹、培養秘書人員的基本素養，提高業務能力
1.德才兼備，以德為重。壹個合格的秘書，壹不為名，二不為利，任勞任怨，甘當無名英雄：經常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費;經常組織會議，但自己從不上主席臺;經常熬夜，但白天還得正常工作;節假日他人逛公園、溜馬路、與家人***享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這壹切，還往往得不到家人的支援，別人的理解和社會的公認。凡此種種，都說明壹點，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的;沒有壹個全心全意為人服務的心，是當不了壹個秘書的。
2.當好領導的“外腦”。由於秘書人員直接為領導提供服務，對領導提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領導的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能並不意味著就可以亂發議論、自作主張、左右領導。秘書必須註意使自己的言行符合角色規範，做到既尊重領導、堅決執行領導指示，又不迷信盲從，始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。註重進言技巧，根據領導的心理、行為特征，選擇適當場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關鍵處，準確理解和把握領導意圖。
3.提高專業技能。何謂秘書?古書雲：“常管文書並協助領導處理日常工作的人員。”可見秘書當“書”即辦理文書，以“書”為主，寄情於“書”。擅長書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業技能和素質要求。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質量，平日應註重學習，練內功，在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結、邊提高;還要盡可能深入調查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第壹手資料，既能填充“資料庫”，博采來自方方面面、正正反反的資訊，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫的文稿血肉俱全，還能解放思想，開闊視野，增長見識、才幹。
二、增強“十種意識”，適應發展需要
隨著改革開放的不斷深入和發展，人們的思想觀念發生了巨大變化。現代管理方法作為提高工作效率、促進事業發展的有效手段，在黨政機關和各企事業單位得到廣泛應用。因此，必須加強秘書的職業素養建設，使秘書人員具備如下幾種現代意識，才能適應市場經濟和國內外形勢發展的需要：
1.自我意識。秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環境關系的認識和感受，它是秘書人員現代意識的內容之壹。秘書工作具有很強的服從性、服務性特點，因此，作為壹個秘書人員，應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當壹面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策後正確領會並執行其意圖。
2.資訊意識。當今時代是壹個資訊時代，增強資訊意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量資訊，秘書人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種資訊進行嚴格的取舍，把最有用的資訊提供給領導。
3.超前意識。超前意識是秘書人員在領導決策之前的思維活動和心理感受，它受秘書人員自身素質、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及資訊敏感度等因素的影響。秘書人員科學、準確的超前意識，可以對領導決策發揮積極的推動作用;反之，則有可能影響領導決策的正確性。
4.競爭意識。當前，秘書人員高學歷者越來越多。但高學歷並不壹定就有高水平，高學歷者還必須埋下頭、紮下根在實際工作中不斷學習，加強鍛煉，使理論和實際相結合，以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經驗豐富，但知識老化，必須繼續學習新的知識，以適應形勢的發展和競爭的需要。所以，秘書人員無論文化層次高低、經驗豐富與否，都要具備競爭意識，只有在競爭中，才能加快工作節奏，提高工作效率。
5.責任意識。秘書人員工作態度和工作質量的好壞，在壹定程度上直接影響著壹個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，秘書人員才能隨時隨地註意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現出良好的思想文化和職業道德素養，才能真正提高秘書工作的質量和水平。
6.大局意識。辦公室能夠起到承上啟下的作用，具有自上而下的傳遞機制。單位領導特別是“壹把手”處於整個指令傳遞系統的頂端，他制定的決策或發出的指令壹般具有政治性、全域性性和戰略性，在各項工作中至關重要。因此，作為秘書，對自己所處的指令系統都應該有壹個清醒的認識，對哪些工作是“壹把手”重視和要求的、哪些工作是分管領導命令和要求的，哪些工作是自己組織和開展的，都要加以區分對待。在工作中，辦公室秘書經常會同時碰到好幾項工作，特別是經常面對突發性、臨時性而又帶有政治性的工作，壹不冷靜就會忙得手忙腳亂，如同熱鍋上的螞蟻。為了避免自己陷入被動，這就要求秘書在工作中強化“大局意識”，善於分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，調配和統籌好精力、時間、財力等資源，對突發性、臨時性的工作保持積極態度，想方設法去完成的同時把其他工作做好。
7.服務意識。秘書的第壹職責就是服務，服務領導，服務基層，其業績最終是體現在服務質量上，體現在領導和基層的滿意度上。服務領導時，要善於從領導的角度和全域性的高度去思考、策劃和處理問題，既要“參之有道”，能提出有價值的意見和建議，又要“謀之有方”，準確把握領導的工作意圖，還要“言之及時”，增強建言獻策的主動性和預見性，將被動服務變為主動服務，把服務貫穿於辦文、辦會、辦事的日常工作中。服務基層時要加強對基層員工的溝通與聯絡，增進與基層員工的感情，把工作出發點和落腳點放到為基層員工服務上來，主動深入到基層，真正把基層員工的所想、所思、所盼列入工作重點，紮實為基層員工辦實事、辦好事，用服務的理念和發展的成果回報基層。
8.創新意識。辦公室既是綜合服務部門，同時也是承擔具體工作的辦公部門，工作量大，要求標準高，而且不能出現差錯。所以，辦公室秘書要在處理具體工作上要求新、求實，在工作方式、方法、思維等各項工作上有所創新。在做任何事情時，秘書都要有自己的態度和想法，不壹定表達出來，但是要儲備好。在對待諸多事情、事務上，秘書要有自己的主見，提煉形成自己的觀點，謹防渾渾噩噩地“隨大溜”，人雲亦雲。在看問題時，秘書要有深度，要理性、創新地分析問題。別人就事論事，秘書卻能從系統的角度看待問題;別人只看到問題的兩個層次，秘書卻能看到問題的三個層次，這樣就可以了。人們看待問題，都受自身利益的左右，如果秘書能夠克服掉自己的私利來考慮壹些問題，就可以高人壹籌。
9.宣傳意識。有些事先做後說，有些事邊做邊說，有些
事只做不說，有些事只說不做。因此，在工作上，要強調有“宣傳意識”，而且要講求火候，具體情況具體分析。對具有探索性質的工作，就必須把它完成取得成效後，才能宣傳;對涉及發動群眾、需要別人配合的工作，就要壹邊做，壹邊宣傳鼓動，以便更好地利於工作開展的輿論氛圍和支援體系;對涉及到集體福利或者內部建設的工作，就沒必要把它說出去，以防止引來不必要的非議;對看上去就是表面文章又要有必要的形式點工作，就應該表表態就可以。對於秘書來說，幾乎沒有任何壹項正常的工作和正常的事情，是在大家觀點和態度完全壹致的情況下展開的，這個時候，秘書對壹件事情進行宣傳時就要更加值得警惕了。
10.保密意識。無論在機關，還是在企業，秘書是離領導身邊最近的人。可以說，秘書不僅充分熟悉領導的工作習慣、工作作風，還在壹定程度上懂得領導許多私事。這就要求秘書要有保密意識，懂得什麽事情該說，什麽話該說，什麽事情和什麽話不該說。壹般情況下，對那些領導在醞釀，尚未作出最終決策或決定的事情，秘書壹定要謹慎再謹慎，不能隨意下結論，逢人就說，到處宣揚。同樣，對領導的壹些私事和外出行徑，除領導交代可以告訴其他人外，秘書也不能隨便告訴別人，要註意保密。對於領導的工資和待遇，秘書更加不能把它透露給別人。
三、結語
總之，辦公室的工作任務重，要求高，對秘書來說更是壹種考驗。這就要辦公室秘書要具備以上“五種意識”，才能真正適應辦公室工作，才能在秘書崗位上遊刃有余。