1、標題，把所要證明的主要內容作為標題。不要只寫證明材料或證明信、證明書，此行為給對方單位以後查找、使用這些材料帶來不便；
2、擡頭，有些證明材料有明確的主送單位，要在證明材料的開頭頂格寫明主送單位的全稱，有通用證明材料也可以不寫主送單位；
3、正文，是證明材料的主體部分，應把需要證明的有關人員或事件的真實情況寫清楚；
4、署名，證明材料寫好，要將提供證明材料的單位全稱或個人姓名寫在證明材料的右下方，並註明證明的日期；
5、檢查無誤，加蓋單位公章。
出資證明書的主要特征第壹，出資證明書為非股權證券。即股東所享有的股東權並非由出資證明書所創設，股東所享有的股東權來源於股東的出資，出資證明書只是記載和反映股東出資的客觀狀況，因此，它與設定權利的股權證券不同。第二，出資證明書為要式證券。即出資證明書的制作和記載事項必須按照法定的方式進行。第三，出資證明書為有價證券。出資證明書是股東享有股東權的重要憑證。但是，出資證明書與股票不同，股票是可流通的有價證券，而出資證明書則為不流通的有價證券或者是稱為流通受到嚴格限制的有價證券。
法律依據：法律依據：《戶口登記條例》第十七條：戶口登記的內容需要變更或者更正的時候，由戶主或者本人向戶口登記機關申報；戶口登記機關審查屬實後予以變更或者更正。 戶口登記機關認為必要的時候，可以向申請人索取有關變更或者更正的證明。