商務書信的格式
美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象，那麽商務書信的整體格式是怎樣的?下面我就為大家細細說來吧!
壹、信 頭
在信和傳真中，信頭所占頁面壹般不超過三分之壹。
發信人地址
壹般來說，商業書信的首頁都使用印有公司擡頭的信箋，擡頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也壹樣，信箋上印有擡頭，並采用固定的信頭格式。 傳真發信人的地址位於傳真紙頁首固定的信頭格式內。
發信日期
日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。 傳真中收信人地址壹般打在信頭格式相應的.空格內。
指定收信人姓名
在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這壹欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名，因而不壹定需要專門指定收信人姓名這壹欄。 如果要使用指定收信人姓名這壹欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。
稱 呼
商業信件和傳真常用以下方式開頭：
1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);
2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給壹位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);
3、Dear Sir or Madam(表示寫給壹位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);
4、Dear Sirs (表示寫給壹家公司，沒有明確的收信人)。
稱呼中的第壹個單詞和其他所有名詞的第壹個字母均須大寫。
事 由
寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容壹目了然。
二、信 文
全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。
在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空壹行。
三、信 尾
傳真的信尾壹般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書信的信尾內容則相對較長。
結尾敬辭
壹般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。
信末簽名
寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末簽名位於左邊空白處。在結尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然後再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。
口述者/打字員姓名縮寫
下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。
口述員 打字員 姓名縮寫
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL
附 件
如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中註明。附件說明通常位於口述者/打字
員姓名縮寫之後。可以采用以下幾種方法：
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree 2
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000 Price list
2. Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(復寫本;副本)。有時，如果發信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無信頭副本)代替“cc”，標註在不發給收信人的影印件的下方。
附 筆
商業信函或傳真中的“附筆”(縮寫為“PS”)用於補充本人的說明。“附筆”位於左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空壹行。 頁碼說明
商業信函如果超過壹頁，隨後的各頁可以在頁首加註說明收信人姓名、頁碼及日期。如：
Mrs. H Itakura
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14 June 200-
在商業信函中，頁碼有時位於距頁頂壹英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。
信 封
信封顯然只適用於商業信件。信封上收信人地址的格式必須與內文的寫法壹致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位於收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的第壹行中直接寫上收信人的姓名和職銜。
傳真格式
傳真的首頁壹般都印有現成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數和日期等內容即可。
在商業信函中，寬式標點比嚴標點更為常用。
使用嚴式標點意味著客戶地址的每壹行結尾都要加逗號，每個縮寫詞(包括客戶姓名的首字母縮寫)後面都要加點號(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu)。
拓展知識：
商務書信布局禮儀
正排式或垂直式或齊頭式（BlockedForm）。
這種排列的要領在於每個要素都從左邊開始排列，每壹行都不向右縮入，因而整封信的左邊成壹垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。 ③改良式或混排式（ModifiedForm）。
這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結束語、簽名和發信人姓名排在右邊，封內地址和稱呼排在左邊，但每個要素分行時每行都不向右縮入；正文每段開始縮入五個英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信範式。
註意事項
①因為手寫有時難免不好辨認，所以英文書信最好是打印。
②信封的書寫壹般是收信人名址寫在信封正面的中央而發信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應與信內風格壹致。
③書信的折疊也應有講究
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