商務電子郵件禮儀
商務電子郵件禮儀，現實生活中我們很多人都身處職場，很多人都會遇到各種各樣的問題，其中部分人不太清楚商務電子郵件禮儀是什麽，要是出錯了會對公司和個人都造成很大的影響，那麽下面就壹起來看看商務電子郵件禮儀是什麽吧！
商務電子郵件禮儀1
電子郵件禮儀
關於主題
主題是接收者了解郵件的第壹信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。
1、壹定不要空白標題，這是最失禮的；
2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完妳的標題；
3、 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”，“有個問題”；
4、壹封信盡可能只針對壹個主題，不在壹封信內談及多件事情，以便於日後整理；
5、可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* ！”等)來突出標題，引起收件人註意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；
6、回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RE RE壹大串。
關於稱呼與問候
1、 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x**”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。
2、 Email開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫壹個“HI”，中文的寫個”妳好”；結尾常見的寫個Best Regards， 中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌壹些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
郵件正文
1、 Email正文要簡明扼要，行文通順
Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完妳的郵件，千萬不要學唐僧。
2、 註意Email的論述語氣
根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓！
3、 Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持妳的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看妳沒分段的長篇大論。
4、 壹次郵件交待完整信息
最好在壹次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發壹封什麽“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5、 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，註意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，註意拼音輸入法帶給妳的弱智同音別字。
在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀壹遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6、 合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對壹些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7、 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人壹定會表揚妳的體貼。
8、 不要動不動使用 ：) 之類的笑臉字符，在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是妳的情書，所以：)之類的最好慎用。只用在某些妳確實需要強調出壹定的輕松氣氛的場合，比如現在-：)
附件
1、 如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件
2、 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3、 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4、 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成壹個文件
5、 如果附件是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用；盡量使用通用格式，使的接收者不至於為了閱讀妳的郵件而專門安裝特別的軟件
6、 如果附件過大（不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送，
語言的選擇和漢字編碼
1、 只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由於存在中文編碼的問題，妳的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。
2、 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件
如果對方與妳的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給妳，也不要老土的用中文回復。
3、 對於壹些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。妳很難保證妳的英文表達水平或收件人中某人的。英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4、 選擇便於閱度的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然妳的朋友可能從發件人中認出妳，但不要為妳的朋友設計這樣的工作。
1、 簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，壹般不超過4行。妳只需將壹些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與妳聯系。絕大多數的電子郵箱都支持簽名檔的設置，妳可以查詢壹下妳的郵箱中簽名檔如何配置
引用壹個短語作為妳的簽名的壹部分是可行的，比如妳的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記壹定要得體。
2、 不要只用壹個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。妳可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。
3、 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號壹般應選擇比正文字體小壹些。
回復技巧
1、 及時回復Email
收到他人的重要電子郵件後，即刻回復對方壹下，往往還是必不可少的，這是對他 人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對壹些緊急重要的郵件。
對每壹份郵件都立即處理是很占用時間的，對於壹些優先級低的郵件可集中在壹特定時間處理，但壹般不要超過24小時。
如果事情復雜，妳無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，壹旦有結果就會及時回復，雲雲”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認壹下收到了。
如果妳正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。
2、 進行針對性回復
當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的.闡述，讓對方壹次性理解，避免再反復交流，浪費資源。
3、 回復不得少於10個字
對方給妳發來壹大段郵件，妳確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麽著也要湊夠10個字，顯示出妳的尊重。
4、 不要就同壹問題多次回復討論，不要蓋高樓
如果收發雙方就同壹問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。
對於較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。
5、要區分Reply和Reply All（區分單獨回復和回復全體)
如果只需要單獨壹個人知道的事，單獨回復給他壹個人就行了
如果妳對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫妳完成這件事情 。
如果妳對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。妳們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
點擊“回復全部”前，要三思而行！
6、 主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。
正確使用發送，抄送，密送
要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人)
1、 To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應；
2、 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email；
3、 而BCC是秘送，即收信人是不知道妳發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合；
4、TO，CC中的各收件人的排列應遵循壹定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升妳的形象！
5、只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源；
6、轉發郵件要突出信息；
在妳轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。
如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。
電子郵件禮儀2
您懂得，電子郵件應當認真撰寫； 別忘了，壹定不要使用空白標題。
電子郵件應當認真撰寫，並且行文符合規範。標題是接收者了解郵件的第壹信息，因此要提綱挈領，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。壹定不要使用空白標題，這是最失禮的，標題要簡短，不宜冗長。
您懂得，恰當地稱呼收件者；別忘了，要把性別先搞清楚。
電子郵件的開頭要稱呼收件人，這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應。恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。在多個收件人的情況下可以稱呼“大家”。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“某經理”。如果不清楚職務，則應按通常的“某先生”、“某小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
您懂得，正文簡明扼要；別忘了，註意論述語氣。
電子郵件正文要簡明扼要，行文通順，最好不要讓別人頻繁拉滾動條才完成閱讀。根據收件人與自己的熟悉程度、等級關系、對內對外性質等，選擇恰當的論述語氣，以免引起對方不適。為表示尊重，可以經常使用“請、謝謝”之類的詞語。
您懂得，壹封郵件交待完整信息；別忘了，避免拼寫錯誤和錯別字。
最好通過壹封郵件把相關信息全部說清楚，說準確，盡量不要再發“補充”或者“更正”之類郵件，這會讓人很反感。要提前做好郵件內容檢查，避免拼寫錯誤和錯別字，這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。
您懂得，郵件附件數目不宜超過四個；別忘了，特殊格式文件說明打開方式。
如果郵件帶有附件，應在正文中對收件人做必要提示。附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成壹個文件。如果附件是特殊格式，則應在正文中說明打開方式，以免影響使用。附件過大，應分割成幾個小文件分別發送。
您懂得，收到電子郵件要及時回復；別忘了，出差時設定自動回復功能。
如果事情復雜，無法立即辦理完畢，應及時回復說明“收到，目前正在處理”等。如果正在出差或休假，應該設定自動回復功能告知發件人，以免影響工作。
商務電子郵件禮儀2商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規範主要包括以下四個方面。
第壹，電子郵件應當認真撰寫。向他人發送的電子郵件，壹定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下更三點尤其必須註意。
壹是主題要明確。壹個電子郵件，大都只有壹個主題，並且往往需要在前註明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件壹目了然了。
二是語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
三是內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這壹點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重壹個人，首先就要懂得替他節省時間。”
有鑒於此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗壹下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。
不過壹般而言，收到他人的重要電子郵件後，即刻回復對方壹下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應當註意編碼。編碼的問題是，是每壹位電子郵件的使用者均應予以註意的大事。由於中文文字自身的特點加上壹些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家裏的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此，當壹位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他壹切國家和地區裏的中國人發出電子郵件時，由於雙方所采用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到壹封由亂字符所組成的天書。
因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文註明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應當慎選功能。現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因為，壹方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外壹方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不壹定能夠支持上述功能。這樣壹來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。