1、律師事務所接受委托。簽訂委托合同，出具授權委托書。委托手續必須齊全，明確，這是律師函保證其合法性的根基。
2、律師事務所指定律師承辦律師函業務。當然律師事務所可以根據委托人的意願指定或者推薦承辦律師。
3、承辦律師聽取委托人的陳述。承辦律師須認真聽取委托人就委托事項的前因後果，必要的情況下可以進行引導性的詢問。
4、搜集補充委托事項的事實材料。委托人第壹次陳述往往不能完整的帶來律師制作律師函所必須的材料，因此律師需要繼續和委托人溝通，深入了解事實，搜集相關的證據材料，這些材料的真實性、合法性、相關性都是律師必須考慮的。
5、分析陳述整理材料草擬律師函提綱。在材料搜集完畢以後，事實脈絡基本清晰的前提下，律師應當先行起草律師函提綱，當然如果比較簡單的則直接起草也是適當的。
6、起草律師函。按照律師函的制作標準正式起草律師函。
7、聽取委托人對律師函草稿的意見。律師初稿應經委托人的過目，進壹步聽取委托人的建議，尤其是異議。並且就有關風險提示委托人。
8、修改潤色後出具律師函最終稿。在聽取委托人就律師函草稿的意見、建議或異議後進行響應的結構調整、語言潤色、意見修正，到這壹階段律師函基本出爐了。
9、取得委托人的最終書面確認。取得當事人對代理方案的書面確認是律師業務的規範化和風險管理的需要。
10、律師函經簽章生效；包括承辦律師署名、律師事務所蓋章。
11、送達律師函。發出方式包括傳真、面呈，郵寄等甚至公證送達。要註意送達證據的保存和搜集。
12、接受回函或答復。送達對象收到律師函後，可能回函或者答復。
13、向委托人反饋或者向委托人詢問律師函的效果。律師函送達後，送達對象往往會對律師函采取答復，尤其是采取行動，因此必須跟蹤律師函的效果。
14、回函或再發出律師函。根據回函情況或者反饋信息或者委托人的再次要求，根據必要性原則可以再次發函。
15、采取律師函業務之外的法律行動。
律師函有以下特點：
1、行文關系單壹。主要用於向委托人指向的人依法表達法律訴求。
2、應用領域廣泛。基本上可以在壹切法律業務中使用律師函，因此其適用於範圍非常廣泛，從訴訟到非訴訟領域，從民事到商事領域等等。
3、精悍靈活。律師函是壹種非訴訟業務範疇，律師函往往篇幅短小靈活，但依據法律提出的威脅性要求使其具備精悍的特征。
4、受托發函。是代表委托人以律師的口吻和形式向委托人指向的人表達委托人的意誌。
5、表征法威。律師在人們看來是法律的專家，是最為嚴謹和認真的專業人員，如果由律師發話就是委托人的意誌賦予了強烈的法律救濟色彩。有人謂律師函，就是壹封合法的恐嚇信，以讓對方卷入法律糾紛相威脅。
綜上所述：信函必須清晰明了，表達要點直接，使用專業的法律術語。必須包括發信人和收信人的詳細信息，以及信函的日期和主題。內容應當簡明扼要地敘述事實、陳述要求，並說明法律依據。信函需要以禮貌和專業的語氣結束，並附上法律代表的簽名和聯系方式。這些基本要素能夠確保法律信函的有效性和專業性。
法律依據：
《中華人民***和國律師法》
第二十九條
律師擔任法律顧問的，應當按照約定為委托人就有關法律問題提供意見，草擬、審查法律文書，代理參加訴訟、調解或者仲裁活動，辦理委托的其他法律事務，維護委托人的合法權益。
《中華人民***和國律師法》
第三十條
律師擔任訴訟法律事務代理人或者非訴訟法律事務代理人的，應當在受委托的權限內，維護委托人的合法權益。