導語：檔案管理工作是十分重要的環節。隨著社會的發展進步，檔案的數量逐漸增加，檔案的內容也日益豐富，檔案的管理與利用之間的矛盾也日漸突出出來。因此，要進壹步規範對於檔案的管理工作，加強對於檔案管理人員的業務培養，不斷提高他們的綜合素質，並在檔案管理的過程中融入現代化的管理技術，使檔案工作得以更好的進行。
檔案管理註意事項文件分類
公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在壹起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中壹個壹個的翻找。所以公司文件的收放，第壹件事就是進行文件分類。
分類裝好
分好類別的文件，不要就那麽壹堆堆的散著，日子久了又會成為壹堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐壹裝盒收納。
標簽表明
把文件逐壹裝好之後，記得壹定要在各個檔案盒或文件夾上標明，註明此文件盒裏裝的是哪類的文件，包括***有幾份，都要做個簡單說明。
特殊文件
每個公司都會有特殊的壹些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對於這些文件，壹定要做到單獨保管，並做好單獨的標記，用於提醒自己，或者提醒他人。需要註意的的是，這壹類文件，最好多加壹把鎖。
做好收放記錄
公司用檔案的，壹般就是大小領導們，只是不要太信任那些領導，他們都記性有時候也是非常差的，當他們拿走了文件並不知放在哪兒的時候，他們最大的可能就是埋怨妳的保管不力，那麽妳壹定要做壹個收放記錄登記本，誰拿走誰簽名，領導絕對不會因為妳的認真而責備妳的。
鑰匙的保管
壹般公司的檔案卷櫃，都是由專門的人員進行保管的，平日裏的鑰匙要做到不離身，下班後的鑰匙，根據公司規定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之後的責任不在妳身上，而隨身佩戴就表明妳壹直承擔著責任，所以，對於鑰匙的保管，壹定要謹慎，不要隨意交給他人。
檔案管理註意事項1 強化隊伍建設，全面提高從業人員的政治素質和業務水平
首先是提高檔案人員的政治理論水平政治態度及職業道德。這就要求檔案人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，要與時俱進，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度壹致，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，熱愛檔案事業。
其次是提高檔案人員的業務素質。檔案人員應具有較高的、相應的專業知識水平和業務實踐能力，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術，比如文史知識、社會學、統計學、現代化設備的操作技術等。檔案人員不但要有繼承傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，利用先進技術解決新問題，豐富和發展檔案工作的理論與實踐。
再次是恪守檔案管理人員的職責。作為檔案管理人員，要定期對檔案進行查看。首先要保持檔案的完整性，確保檔案的安全，即保證檔案無因人為原因造成破損，檔案內容以及實體不被他人竊取。壹旦發現檔案有破損的情況，要及時對其進行修復。其次，要保證檔案有序排列，規範整齊，按照檔案的類型及大小進行排列，保證檔案方便查閱。再次，要將檔案集中保管，不可將檔案分散開來，造成檔案管理不便甚至是檔案丟失的情況發生。檔案的保管工作十分重要，對於管理人員來說可能比較辛苦，但是這是壹份光榮的職業，因此檔案管理人員要持之以恒，努力完成本職工作，時刻保持警惕，確保檔案的安全與完好。
另外要註意發現和培養適應現代化管理的人才。隨著社會的發展，科學技術的進步，檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各級領導要敢於大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年青幹部，發揮他們的聰明才智，大膽啟用。另壹方面由於檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習.積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善，因此，必須抓緊做好檔案幹部的穩定工作，促進檔案工作的持續穩定發展。還要加強現有人員的繼續教育，以適應目前的現代化檔案管理工作。
2 要突出做好檔案保管過程中的保密工作
保護國家機密不外泄是每個公民的責任和義務，尤其是對於檔案管理人員來說，更是壹種神聖的職責。檔案管理工作人員確實對於檔案的保密工作盡職盡責，但是也由此產生了壹些弊端，很多檔案由於長時間被束之高閣，發揮不了其應有的價值，久而久之就變得壹文不值，加上有些領導不能及時全面的對這些檔案進行查閱，導致了檔案的浪費，檔案管理人員的管理價值也沒辦法在利用檔案的過程中得以體現。檔案的保密工作確實十分重要，但是對檔案的保密是為了更好的加以利用，否則檔案的保密工作也變得毫無意義。檔案的利用應建立在保密的基礎上，即在正確的時間、地點以及合理的範圍內使用檔案，這樣才能體現出檔案存在的價值。
檔案的保密重點之處在於檔案的庫房管理。對於有條件的機關單位來說，檔案的庫房應設置在單獨的建築內，由專人管理。但是有些單位不具備條件，把庫房設置在辦公樓內，需要註意的是，這些在辦公樓內的庫房不應設在辦公樓的最底層，而且應該與辦公室與閱覽室區分開，庫房的門窗要采取壹定的加固加密措施，防止檔案被竊取。另外，應該制定嚴格的庫房管理制度，並有專人對庫房進行管理與保護，禁止壹切無關人員進入庫房，這樣才能保障檔案的保密與安全。
3 做好檔案利用中的監督工作
3.1 采取科學合理的監督措施
在利用檔案的過程中，為了安全起見，檔案室要安裝監控探頭，以方便對於利用者的實時監督。作為監管人員，要在利用者入館前向他們交代清楚利用檔案時應遵守的規章制度與註意事項，並與他們交談，根據不同利用對象的不同目的，有的放矢的.開展監督工作。對於那些有不良習慣的來館查閱檔案人員，管理者要對其進行及時的提醒，以防止在檔案上留下劃線或是口水等記號，保證檔案的整潔。在利用者查閱完檔案後，應提醒他們及時將檔案交回，管理人員要仔細查看被查閱被利用過的文件，檢查其是否有缺失或是破損的現象，壹旦發現問題，要立刻查出，並在利用登記簿上備註說明。對於那些被嚴重損毀的檔案，應該向相關領導報告，追究利用者的責任，並盡快對檔案進行修復，以挽回不必要的損失。
3.2 建立健全的檔案利用制度
檔案的利用具有壹定的規章制度，壹般包括閱覽制度、復制制度以及外借制度等。管理人員要針對不同的利用對象，確定不同的利用範圍，規定不同的審批手段，保證利用檔案的工作有制度可依。值得註意的是，檔案利用制度的內容應該簡潔明了，便於執行，同時還要嚴謹，沒有漏洞。在以後的實踐中，要總結經驗和教訓，不斷充實檔案利用制度的條款，使其更加完善，更好的服務於檔案的保密工作。
檔案管理註意事項1、人事檔案管理範圍：專業技術幹部、正科及以下管理幹部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
2、幹部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。
3、幹部、工人在受刑事處分或勞動教養期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教後，重新安置的，其檔案轉至有關主管單位保管或移交人才交流中心管理。
4、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
5、檔案的管理
(1)根據氣候的不同變化，經常註意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記註冊。
(3)每季度核對壹次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置糾正;每裝卸要按登記冊全面檢查壹次檔案，發現漏缺檔案朣查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。
6、管理幹部、工人必須建立檔案正本。
1、檔案正本是全面反應幹部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳及屬於自傳性質的材料。
(3)各種鑒定。
(4)各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。
(5)政治歷史審查材料及甄別復查材料，工齡更改材料等。
(6)參加中國***產黨和***青團的材料。
(7)各種獎勵及縣團級以上機關批準的英雄模範先進事跡材料。
(8)處分、撤銷處分和甄別復查材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學習總結檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。
2、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：
(1)壹般不得查閱人事檔案，如必須有關人員的情況，由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限於組織、人事部門派出的賞幹部到檔案室查閱所需情況;各黨支部發展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什麽問題，查閱日期逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內塗改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事辦主任允許後方可抄錄，抄錄的材料應近期送回檔案室處理。
(7)外調人員壹般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，並有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案壹般不是，在特殊情況下，經批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
3、轉遞檔案應遵守下列規定：
(1)檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差後，在回執上簽名蓋章後退回回執。
4、凡歸檔的材料，均應 經過認真的鑒別;屬於歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺;需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字後才能歸檔。
5、凡歸入檔案的材料，均應按照中央組織部《關於幹部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入幹部檔案的材料，不得入檔;凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局(1981)63號文件的準則歸檔;歸檔材料應做到分類準確，編目清楚，目錄排列合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。
6、保管檔案工作人員守則如下：
(1)認真學習，嚴格執行黨的方針政策，初中“三個代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。
(2)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。
(3)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛生。
(4)不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。
(5)熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鉆研業務，努力提高業務水平和工作能力。
(6)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。