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如何倡導無紙化辦公?

“無紙化辦公”最早由美國提出,是壹種經濟、環保、高效的數字化網絡辦公新模式。它以節約資源、提高效率為目標,既能幫助壹個單位局部節約資源、減少汙染,更符合建設資源節約型、環境友好型社會的基本要求。隨著社會的發展,用紙量也在不斷增加,紙張的生產給生態環境帶來了很大壓力。目前全球很多國家都開始提倡無紙化辦公,但情況並沒有想象得那麽樂觀。

盡管電腦和互聯網、局域網目前在政府機關、企業中已相當普及,網絡辦公技術日漸成熟,電子郵件迅速普及,電子商務、電子政務接踵而來,許多資料報表之類的逐漸被郵件、電子文檔等取代。但壹項調查顯示的情況卻讓人大跌眼鏡:近年來在網絡辦公技術日漸成熟的同時,各類打印機的銷售量卻連創歷史新高,專用打印紙張的消費也連年呈現快速攀升態勢。而近10年全球紙張和卡紙的消耗量則從2.5億噸上升到3.25億噸。那麽問題究竟出在哪裏呢?

工作中我們不難發現,現在許多單位雖然使用了無紙化辦公系統,基本上以使用電腦為主,但傳閱文件、發布信息依然習慣使用紙張;有的即便使用了電子文檔進行網絡傳輸,但仍要不斷地將電子文檔打印出來,以白紙黑字的形式存閱。對於大部分人來說,似乎更習慣於閱讀紙質文件。顯然,觀念與習慣的改變要比硬件的配套更重要也更艱難。我們知道,“無紙化辦公”是現代化辦公的新理念,需要人們從思想上轉變。現在提倡的“無紙化辦公”並非要壹夜之間徹底地脫離紙張,而是要倡導人們最大限度地節約用紙,實現辦公效率和資源保護的互利與***贏。現代社會造紙消耗了大量自然資源,成為現代工業中耗能、耗水和耗木材的大戶;其最終產生大量的汙水和垃圾,處理這些汙水和垃圾又要消耗大量的建材、能源、土地、人力和設備等資源。壹個現代化的辦公室工作人員平均壹天的紙張消耗量大約為20張A4紙,但如果壹般的公文能用電子版交流,則可節約辦公用紙70%~80%,進而節省大量資源並減少相應的汙染,還能提高辦公效率。對於壹些必須使用紙張的情況,要盡量做到節約用紙。

在打印時,可以通過縮小頁邊距和行間距、縮小字號的方式來節約用紙。正式文件壹般對字號、間距有嚴格的要求,但是在非正式文件裏,可適當縮小頁邊距和行間距,縮小字號。可“上頂天,下連地,兩邊夠齊”,字號以看清為宜。雙面打印、復印也可節約紙張。雙面打印、復印,既可以減少費用,又可以節能減排。如果全國10%的打印、復印能做到這壹點,那麽每年可減少耗紙約5.1萬噸,節能6.4萬噸標準煤,相應減排二氧化碳16.4萬噸。

因此,在紙張與電腦並存的今天,我們首先要做的,是從更新觀念和改變習慣開始,最大限度地發揮電腦、網絡的作用,盡量減少使用紙張;即使使用紙張也要有節約用紙的意識,只有這樣,“無紙化辦公”的理想才可能離我們更近壹些。