商務人士在收到書面通知形式的正式邀請後，壹定要相信邀請人是真心希望自己能接受邀請的。對方看重的可能是我司的聲譽和地位，邀請人本人的身份和影響力，對方與我司的良好關系，以及對方與邀請人本人，或許是希望借此機會增進和發展兩個單位或個人的關系...反正對方對我們的邀請，尤其是正式的書面邀請，對我們來說基本上是壹種尊重和友誼的表示。“來而不往是不禮貌的”，所以收到邀請後，要做出積極的回應。
積極回應的第壹步是盡快回復邀請人是否可以接受他的邀請。
考慮到經常同時邀請不止壹方，為了讓邀請方對自己發起的約會心中有數，避免失敗，任何被邀請方在收到書面邀請後，都應盡快將自己的決定告知對方，無論邀請方對回答者有無規定，出於禮貌。
事實上，為了了解被邀請人對邀請的反應，很多邀請人在發出書面邀請時，對被邀請人都有要求，要求他們回復能不能到場。
通常情況下，類似的規定經常出現在書面邀請的寫作中。比如要求被邀請人“如果妳要來，請通知我”或者“如果妳能出席，請回復”，“希望妳回復”，等等。
有時，為了保證被邀請方準確地向邀請方反饋相關信息，習慣上在書面邀請文本的左下方詳細地向被邀請方提供邀請方的具體聯系方式。它們通常包括:聯系電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵件號碼(網址、郵政編碼、電報掛號、呼機號碼、聯系地點和通信地址等。)，不需要全部列出，可以根據具體情況選擇。但是，聯系或咨詢的電話號碼原則上是必不可少的。
按照國際慣例，壹些業務往來中使用的正式請柬，尤其是邀請函，在正文書寫時，通常用英語或法語中的特殊短語和縮略語來表達。
比如“Toremind”就是“備忘錄”的意思，用在書面邀請中，提醒被邀請人註意。
“R.S.V.P .”的意思是“無論妳是否在場，都期待妳的回復”。
這些外來的短語和縮寫，壹般在寫作時要寫在正文的左下方。
壹些體貼的商務人士為了體諒被邀請者，常常在書面邀請中附上壹張特殊的“回復卡”。上面除了“接受邀請”和“不能接受”什麽都沒有。這樣，被邀請人回復時，只需“舉手之勞”，在上述兩項中“多選”，勾選其中壹項，或者擦掉其中壹項，然後發回給邀請人。
在收到“回復卡”的同時沒有收到書面邀請，並不代表不需要回復。答案是必須的，只需要自己去做。
對書面邀請的答復通常是以信件的形式。在商務禮儀中，這叫做回復。回復基本都需要親自寫，以示重視。如果妳打印回復，妳至少應該自己簽名。
所有回復，無論是接受還是拒絕，都必須在收到邀請後3天內回復，越快越好。在回復的寫作中，要對邀請人表示尊重和友好，對於能否接受邀請這個關鍵問題，要給出明確的回答。不要回避真相，讓人覺得“難以理解”。如果拒絕，只需陳述理由。回復的具體格式可以參考邀請人發出的書面邀請，在人稱、語氣、措辭、稱呼上有可比性，不算失禮。