（1）稱呼
寫壹封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第壹行，然後，再在後面加上冒號，表示下面有話要說。
（2）問候語
問候語要寫在稱呼的下壹行，空兩格。它可以獨立成為壹段。
（3）正文
正文壹般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每壹個部分開頭都應另起壹行，空兩格落筆。
（4）祝頌語
祝頌語是表示致敬或祝賀壹類的話，如“此致”、“祝”等。它可以緊接著正文寫，也可以獨占壹行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“祝”相配套的“敬禮”、“健康”壹類表示祝願的話語時，壹般要另起壹行頂格寫。
（5）署名
寫完信之後，在信的右下角寫上發信人的姓名叫做署名。在署名的前面壹般還要加上合適的稱謂，如“同學”、“好友”，“弟”“妹”等。
（6）日期
發信的日期可寫在具名的後邊，也可以另起壹行。
由於中西方文化的差異,英文書信格式和信封格式均與漢語有許多不同之處。英文書信,特別是私人信件,通常包括以下五個部分,即:1.信頭(Heading);2.稱呼(Salutation);3.正文(Body);4.結束語(Complimentary close);5.簽名(Signature)。其格式如下:
Tianjin No. 1 Middle School
(信頭) Tianjin, China (寫信人的地址)
January 1st,2004(寫信的日期)
Dear Linda,(稱呼)
_______________________(正文)
(結束語)
Yours sincerely,
Yang Weiwei(簽名)
下面我們來具體談壹談這五個部分的寫作。
1.信頭(Heading)包括寫信人的地址和日期,通常放在信箋的右上角,順序是先寫地址,後寫日期。地址和日期的寫法都要符合英語的習慣。寫地址應由小到大:門牌號碼。街名。城(縣)名。省名。國名。這同漢語的習慣正好相反。日期有兩種寫法:①月。日。年(如December 17, 2003)②日。月。年(如17th December, 2003)。壹般來說,美國用第壹種寫法,英國用第二種寫法。
2.稱呼(Salutation)英文信裏的稱呼壹般以Dear...或My dear...開頭。例如:Dear Dad, Dear John, My dear Grandma等。
3.正文(Body)它是書信的主體部分,是寫信人對收信人要談論或陳述的內容。正文要求文字簡明達意,層次分明,所述內容全面,字跡清楚。註意英文書信通常不像中文信那樣用"妳好!"開頭。如果是寫回信,通常應先提到收到對方的信,並表示謝意,如Thank you for you letter of November 7, 2003.然後再回答對方的問題,或者陳述自己的意見。
4.結束語(Complimentary close)位於正文之後,在熟悉的人之間常用Sincerely yours,/Yours sincerely,在不太熟悉而應該客氣的人之間常用Truly yours,/Yours truly,在親密的親友之間常用Yours affectionately,/Affectionately yours,/Yours,等等。註意,在結束語之後,必須加上逗號。結束語通常寫在正文最後壹行的下邊。
5.簽名(Signature)最好是用墨水鋼筆親筆簽名,即使是打印出的信件,最後仍需親筆簽名。簽名的位置是在結束語下面壹行至二行。除了對熟悉或親密的人以外,簽名必須寫全姓名。