主管重要工作之壹就是對外管理
因此，除了對內管理的能力之外，對外管理也是主管必須擔負的重要責任之壹。管理大師亨利?明茲柏格（Henry Mintzberg）認為，在對外管理方面，主管的角色包含了以下兩種性質。
1.對外交涉：壹方面，主管扮演了發言人的角色。妳不僅要管理好自己的團隊，更要帶領著自己的團隊，透過有效的溝通與協商，爭取自己團隊的權益與其它部門的支持、建立良好的合作機制，達成預定的工作目標。
另壹方面，妳就像是團隊的公關代表，協助團隊與組織內其它部門或是相關人士，建立與維持良好的關系。
2.訊息傳遞：主管總是比自己的團隊成員更了解組織整體以及其它部門的運作模式。不過，妳是否讓團隊成員了解這些相關的訊息？妳的團隊成員是否熟悉組織內其它部門的作業模式？是否清楚自己的團隊與其它部門之間的權利義務關系？跨部門溝通到底為什麽會出問題？事實上，主管應該讓自己的成員多了解團隊之外的重要信息，幫助他們擴大視野，學習以組織整體的觀點去思考問題，不要將眼光局限於自己的團隊之內。如此壹來，在與其它部門溝通時，比較不會過於本位主義，能有效減少部門之間的沖突。
對於主管來說，跨部門溝通確實是壹件重要的工作，但也是壹件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心，不斷的聯系、再確認，各種大大小小的問題卻是壹波未平、壹波又起，讓人疲於奔命。溝通不良的原因到底出在哪裏？1.對於結果的預期不同。不同部門，對於事情的認知難免會有落差，最常發生的情況是對於結果或是目的的預期，彼此有不同的看法。
舉例來說，妳希望行銷部門針對新產品量身定做特別的行銷方案，想要藉此吸引年輕的消費族群，行銷部門也同意這樣的想法。但是，「吸引年輕族群」的定義是什麽？到底要達到什麽樣的結果才算是成功達成目標？產品部門可能認為，在所有購買新產品的消費者當中，年輕族群必須達到壹定的比例，才稱得上成功。然而，行銷部卻不這麽想，他們認為只要有大量的媒體曝光和報導、引爆話題，就算成功。顯然兩者之間有著相當的落差，如果沒有事先溝通清楚，只會引來不必要的誤會與摩擦。
2.被動等待訊息。「事情怎麽會這樣，為什麽不早說？」很多人都有過這樣的經驗，對方事前都沒有主動聯系，任由問題擴大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。妳的氣憤情有可原，但是如果別人不告訴妳，為何不主動去問對方？跨部門溝通的壹個重要原則就是：永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會就沒事了，事後應該隨時保持聯系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴妳問題發生了，而是要主動而持續的溝通，預防問題的發生。
而且，主管所表現出的積極態度，更可以讓其它部門感受到妳對這件事情的重視，間接的帶給他們壓力，讓他們清楚知道必定要盡力完成工作、達到目標。
不過，也不要忘了關照自己部門員工的狀況，或許他們在與其它部門溝通時遇到了某些困難，妳可以主動詢問員工，是否需要妳出面聯系，解決問題。
3.相互排擠的工作要求。其它部門都有原本既定的工作，每壹位員工手中都同時有好幾項項目要完成，因此不可能將百分之百的心力投註在妳部門的項目上。但是，這項項目是妳部門重要的年度計劃，妳覺得這名員工應該要花更多的心思與時間執行妳的項目。妳是否應該要直接向這名員工提出要求？提出要求當然是正確的做法，但是妳的對象錯了。「工作協調的問題是主管的責任，而非員工，」主管領導顧問公司（Executive Leadership Group）總裁威廉?凱斯（William W. Casey）說道。妳應該與其它部門的主管相互協調，彼此達成***識，確定應該如何適當的分配人力與資源，才能真正解決問題。
4.上情無法下達，下情無法上達。有時候原因不在於跨部門溝通不良，而是自己團隊內部的溝通出了問題。
有時則是屬下之間彼此協調好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了。主管事後知道卻大感不妥，推翻之前的決定，壹切又得重新來過。
所以，除了要建立部門之間的溝通機制之外，更要協調自己團隊內部的溝通機制，確認妳與屬下之間的訊息是完全流通的。
如何有效的進行跨部門溝通？厘清了溝通不良的真正原因之後，接下來的問題是：要能有效的進行跨部門溝通，應該掌握哪些關鍵？1.選擇適當的溝通方式。我們總以為口說無憑，白紙黑字才算數。但是，這也不是絕對正確的做法。我們都認為電子郵件是最有效的方式，不僅說明清楚，更可以保有文字的紀錄，避免日後的爭執。
但是，並非是所有的情況都適合透過文字溝通。多數時候，最好是口說與文字並用，像是關於工作的目標、執行進度、完成期限等事項的溝通，應該當面討論清楚、***同決議之後，再以文字的方式作為最後的確認。
在某些特定情況下，口說比起文字溝通更為有效，例如化解彼此之間的沖突或是誤會。
《項目經理的人力管理技巧》的作者維傑?威爾瑪（Vijay K. Verma）特別針對不同的情境，分別列出了口說與文字溝通的有效性高低。
2.運用對方的思考邏輯。要爭取其它部門的支持，就得學會運用他們的思考邏輯來溝通。每個部門都有自己的業績壓力，在思考任何問題時，難免會從自己部門的角度出發。
當妳面對其它部門的員工時，要記得這不是主管對屬下的層級關系，而是部門對部門的平行關系，妳要尊重其它部門的主導權。
就好比說，妳必須和業務人員商討某項產品的年終促銷計劃。這項工作本就是業務部門的執掌範圍，理應由業務人員主導。而妳是代表產品部門，藉由妳對產品的了解，提供業務團隊壹些意見。
所以，應該以業務團隊的想法為主，然後提供妳的想法，經過相互的討論溝通之後，做出適度的調整。而不是急著提出妳的看法，要求業務團隊執行。
4.爭取高層的支持。許多主管忽略了向上溝通的重要性。根據牛津大學坦伯頓學院（Templeton College）研究員羅絲瑪莉?史都華（Rosemary Stewart）的研究顯示，主管在壹天當中，有47％的時間與屬下溝通，41％的時間與團隊以外的人溝通，至於與自己的主管溝通時間僅占了12％。
不過，要註意壹點，如果部門之間發生無法解決的沖突，需要由更高層的主管出面協調解決時，最好采取公開的方式，***同開會討論。不要自己私底下向老板抱怨，這樣就真的讓人覺得妳是想藉由上層的壓力強迫對方，反而破壞了部門之間的信任基礎。
「這種非正式網絡通常比起正式的組織流程更能有效快速的完成工作，甚至滿足特殊的要求，」卡內基美隆