1.填寫壹份商務旅行批準表格。公司名稱、填報日期(不晚於出差日期)、出差原因、出差人員、時間地點、是否派車、單位領導意見等。
2.填寫差旅費報銷單。寫部門，填日期，出差原因與出差審批表壹致，趕鵝時間地點(從哪裏到哪裏)，交通費，住宿費，夥食補助和公雜費。有沒有墊付、借出、歸還、補繳，也要寫清楚。金額也要用文字和數字寫，並由會計簽字。
3.填寫外部憑證貼紙，粘貼車票等發票，記下總金額。
4.填寫現金和銀行費用的批準表格。還應填寫部門、申報日期和用途，如差旅費、現金支付或銀行轉賬。
5.把這些文件粘在壹起。審批單在最上面，包括差旅費報銷單、外部憑證粘貼單、出差審批單。
6.住宿費在差旅費報銷單上填報，是差旅費的壹種。報銷時，住宿發票附在旅行單上。