任何壹次談判取得結果後，都要舉行公開、正式的簽字儀式，簽字是壹種雙方相互的承諾，意味著雙方最終所達成的意向正式生效，雙方各自的利益、權利以及責任得到了保證。在這種莊嚴的場合，當然更不能在禮節上有所怠慢。
壹個中國玩具廠有與英國的壹家大型超市達成供貸協議，但在舉行簽字儀式的時候，中方人員請對方坐在左邊，於是英方拒絕簽字，憤憤地離開了這家玩具廠。就因為沒有重視簽字時雙方座次安排的禮儀，這家玩具廠讓連續幾天的談判成果付之東流，讓簽字儀式變成了“散夥儀式”。
依照國際慣例，在舉行涉外簽字儀式的時候，簽字的各方要依禮面門而坐，主方在左，客方在右。
精心籌備，安排座次別出錯
簽字儀式之前，我們必須慎重確定簽字人和陪同人員，簽字人的身份必須符合所簽文件的性質，另壹方面，雙方的簽字人身份應該相當。如果簽字儀式意義重大，還要酌情邀請比簽字人級別更高的人員參加，以示隆重。
無論是在專用的簽字廳，還是在會議廳、會客室進行簽字，我們都要精心予以布置，要盡力使簽字場地整潔、莊重、肅靜。簽字廳的標準布置是在室內的地板上鋪滿地毯，只陳列簽字專用的桌椅。標準的簽字用桌是長桌，桌面上覆蓋深綠色的臺呢。
將簽字桌橫放在室內，桌上應該放置席位卡、鮮花、話筒、會標，以及必需的簽字筆、吸墨器等工具，待簽的合同、協議書等文本，事先要細心校訂，保證無誤後再仔細印刷、裝訂、蓋章。每壹個環節都涉及到簽字的效果和結果。如果是涉外簽字儀式，無論是公務性還是商務性，或者是公益性，都要在簽字桌上擺放簽字各方所在國家的國旗，雙方的國旗均插在各自坐椅的正前方，主方居左，客方居右。有些國家會為雙方分別設壹張簽字桌，並分別擺放本國國旗。也有的國家會設壹張桌，雙方對面而坐，但將雙方國旗懸掛在桌後。這並非失禮，我們對此要愉快地接受。
座次的安排是由主方人員來確定的，在簽字儀式上，座次問題關乎尊卑禮儀，我們壹定要格外重視，避免出錯。
在簽字儀式上，座次安排壹般有三種方式。
舉行雙邊簽字儀式，類似與談判，我們可以用並列式或相對式的方法排座次。並列式排座次時，請雙方全體人員並排站在簽字桌後，雙方簽字者面門而坐，位置居中，主方在左，客方在右。在壹些涉外簽字儀式上，我們可以采用相對式。它與並列式安排的區別是：請雙方陪同人員位於雙方簽字人的對面。
國內壹個頗有名氣的遊戲網站與某品牌電腦合作，談判成功後，決定以新聞發布會的形式舉行簽字儀式。簽字儀式是在壹個星級賓館的商務專用大廳裏舉行的，到會的除了雙方的簽字人員，還有網站、報紙、雜誌、電視等媒體記者，大家都全副武裝地盛裝待命。簽字桌橫放在大廳，雙方簽字人面對著大廳正門，神情沈穩安詳。左邊是主方遊戲網站的代表，右邊是客方某品牌電腦的代表，雙方代表的身後，各有兩排各自的隨行人員，依職務、身份而站，整個陣勢看起來莊嚴而華貴。大廳裏面對簽字桌的空地上，放了幾十張椅子，坐著參加新聞發布會的記者和攝像人員。因為經過精心策劃和大力宣傳，這次新聞發布會式的簽字儀式取得了特別成功的效果，遊戲網站和某品牌電腦都贏得了可觀的利潤。
舉行雙邊簽字儀式時，站在雙方簽字人身後的參加人員，要按照“中央高於兩側”、“前排高於後排”的規則站立，即將中間和前排的位置留給身份較高的人。
舉行多邊簽字儀式時，參加儀式的所有人員都要背對正門、面對簽字席就坐。簽字時，各方人員按事先排好的順序依次去簽字席簽字，完畢後回到原座。簽字時，雙方的助簽人員要分別站立於各方簽字人的外側，隨時準備提供幫助，比如為簽字人翻揭待簽的文件，為簽字人指明應在何處簽字。其他的各方陪同人員，應分別以壹定次序站在本方簽字人的身後。
遵循程序，認真簽署別大意
舉行簽字儀式，我們要嚴格按照程序來進行，任何壹點差錯都可能導致對方對我們實力和誠意的懷疑。整個簽字儀式的時間，30分鐘左右即可。
首先是宣布開始。請參加儀式的各方人員按次序依次進入簽字廳，並在既定的位置上落座。此時，我們要保持得體的儀表和沈穩的態度。
接下來是簽署文件。壹般來說，任何壹方簽字人簽字時，都要先簽署需要要由己方保存的文本，使己方簽字人的名字位列首位。而後再交由其他參與簽字的代表簽署。這被稱為“輪換制”。目的是為了保證公平平等，讓每壹位參加簽字儀式的簽字人，均有機會在文本上的簽名排序上位居首位。
壹位熱心公益事業的演員發起壹場義演捐助山區失學兒童的活動，她代表自己所在的演藝公司，協同其他幾個演藝公司與某慈善協會簽署活動公約的時候，犯了低級錯誤。女演員簽完自己保存的那份文件後，習慣性地坐在唯壹的簽字席上不動了，似乎在等待影迷送簽名本上來。當她正準備繼續索要另外的文本時，其他代表制止了她。女演員這才意識到自己的失禮，趕忙走下簽字席。她雖然大力澄清，說自己只是憐惜山區兒童，想得太過投入，壹時忘情。關於她“不懂規矩”、“連簽字儀式上也不忘耍大牌”的負面消息卻在娛樂圈內不脛而走，她出於慈善目的的倡議也被渲染地帶上了極其強烈的功利色彩，不禁叫苦不叠。
參加簽字儀式，每壹步都不能出錯，走神失態是萬萬不可的。
再壹個環節是交換文本。簽字完畢後，所有的簽字人要熱情地相互握手，相互表示祝賀，交換簽字時所用的簽字筆，表達紀念之意。此時，全體參加簽字儀式的人員應熱烈鼓掌，慶祝簽字儀式的圓滿結束。
最後的程序是飲酒慶賀。這是國際通行的十分具有禮儀美感的重要環節。各方簽字人交換文本後，當場飲壹杯香檳酒，然後與其他簽字人，以及參與簽字儀式的陪同人員逐壹幹杯。隨後雙方參加簽字儀式的人員通常會合影留念，當司儀宣布簽字儀式圓滿成功時，整個簽字到此全部結束，所有參加人員應有序退場。先請各方最高級別的人員和客方人員退場，東道主最後退場。