1.為什麽
我們的邏輯壹直是先說“為什麽”，文檔的命名也是如此。
先不要想這個文件的名字，先想壹想:如果我現在刪除這個文件，為什麽不能刪除？
如果我實在找不到理由，那就刪掉。
如果找出了原因，就記下來作為文件名，比如:
“三八女王節材料”、“李傑18需前往廣州”、“某公司X項目合同草案等批文”。
這種名稱看似隨意，卻抓住了某類文件的核心問題:它為什麽存在？
特別是對於臨時文件，這樣命名就足夠了。大多數文件最終都會有自己的最終歸宿，或者是紙質存檔，或者是電子郵件，或者是進入XX ERP系統，或者是被扔進壹個叫“存檔”的文件夾。
臨時文件占據了我們工作的相當壹部分。只要想清楚“存在的理由”就不難給它們命名，這類文件的最終歸宿就是“廢紙簍”。
2.什麽時候/誰/什麽
對於上述以外的“非臨時”文檔，意味著需要長期保存，盡管它們可能是由臨時文檔演變而來的。比如“合同草案”最終變成了“密封的合同掃描件”。
要長期保存的文件，如果是固定類型且數量較大，則適合於規則When/Who/What。
讓我們以“合同”文件為例。如果有大量的合同文件需要歸檔，我們可以打開壹個名為“歷史合同”的文件夾，然後把所有的合同文件都扔進去，但是要體現出每份合同的不同之處。最常見的區分維度是:
合同日期(或到期日)
和誰簽的合同？
合同是關於什麽的？
比如:“20190601。壹家公司。x項目1合同。pdf "
不僅僅限於“合同”，幾乎所有常規的工作文件都適合這種套路，包括但不限於:周報、銷售記錄、統計表、會議紀要、協議備忘錄、申請表...
3.更多“客觀標簽”
如果什麽時候/誰/什麽已經不夠用了，可以考慮加壹些固定的“標簽”來描述。所謂“標簽”，就是經常使用的詞。
例如，如果我們的工作文件與地區有很強的關系，我們可以考慮“北京”、“上海”、“廣州”等標簽。這個標簽可以直接貼在文件標題上。
比如:3月銷售報表# guangzhou.xls，海外代理商名單# ny.pdf...
不僅僅是“地域”，任何對我們業務有幫助的客觀屬性，都可以作為壹種“標簽”的參照。但重點是對業務有幫助。不要為了分類而分類，這完全不可取。
之所以叫“客觀標簽”，是因為這個“標簽”描述的是客觀內容，而且不管是誰得出的結論都是壹樣的。這樣做的好處是，我的文檔的“接收者”永遠不會對描述產生歧義。
比如，想找“北京”的數據文件的人，只要看到文件名，就不會去找標有“廣州”的文件，即使使用Everything search，也能準確得到所需內容。
4.適當的“狀態標簽”
個人認為，這是四條規則中含金量最高的標簽。
“身份標簽”是什麽意思？它是工作流中文檔的附加信息。
比如Office system #完稿的200個快捷鍵。pdf，壹個客戶簡介#高凈值。ppt，XX項目計劃#批準。docx，
靜態文檔沒有“狀態”，但實際上很多工作文檔是“動態”的，因為涉及到“工作流”。隨著時間的推移，流程階段會發生變化，業務本身的價值會發生波動，文件會有生命周期，最後可能會變得壹文不值。
所以，如果這個文檔要遵循流程，最好加壹個“狀態標簽”，讓用戶清楚地知道這個文檔的價值。
但是，手工管理文件名和標簽，會不會太麻煩，有時候會把標簽名弄錯？如果能壹次性輸入標簽，以後再點幾下鼠標就能完成文件管理，那就太好了！
現在，有了壹個新的“標記”文檔管理器，tagLyst Next，它可以完全幫助我們！
接下來是tagLyst
TagLyst Next是壹款非常新穎的文件管理軟件，正在被很多生產力工具網站推崇和推薦。
TagLyst Next可以幫助我們。
管理不同庫和組中的計算機文件
通過“標簽”快速分類現有文檔
以主流格式預覽文件，快速掌握文件精髓。
與上面“文檔命名”規則中的“目標標簽”和“狀態標簽”配合使用，tagLyst Next是壹個提高工作效率的神器。因為“標簽”固化了常用的“關鍵詞”，所以不會出現“同義詞”的混淆。文件標簽本身也可以分組存放，不會變得淩亂。如果能結合自己的工作流程，就能把壹堆文件整合成自己專屬的業務知識庫。別人的檔案越多越亂，我們的檔案就越多越值錢。
新版本的tagLyst還可以通過“默認標簽”規則直接幫助我們快速分類所有文檔。
例如，如果您創建壹個名為“new york”的智能標記，您可以快速地對數百個標題中帶有“new york”壹詞的現有文檔進行分類。不用壹個壹個貼標簽。
再比如:在名為“紐約”的智能標簽下，我們還可以自定義“同義詞”，比如“NY”、“new york”、“N . y . c”；這樣，壹些同義詞為“紐約”的文檔也可以通過“紐約”的標簽進行匹配。這樣就節省了我們壹個壹個去確認的時間。