首先，壹封標準的日文郵件格式如下：
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郵件題目 : ○○について ①題目
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XX先生 ②稱呼
最初の挨拶文（初めまして、お世話になっております等等） ③問候語
○○と申します。 ④報上名字
○○についてメールさせていただきます。 ⑤郵件主旨
○○○○○○○○
○○○○○○○○ ⑥郵件具體內容
○○○○○○○○
締めの文⑦結束語
○○大學 ○○學部 ○○學科 XXX⑧簽名
Email : ○○○○@
TEL : 080-123-4567
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(附件)「XXX_AAAAA」 ⑨附件
大家在撰寫郵件時，可以按照這個格式，把每壹部分根據具體情況進行修改或者替換。
1. 題目
題目壹般至少要包含郵件的主要信息，常用的結構壹般是“關於xxxx”也就是「xxxについて」，或者也可以直接用壹句話比如“我把xxx發給您”。具體比如申請獎學金的郵件可以寫「○○奨學金の申請について」，提交作業的郵件可以寫「○○レポートをお送りします」。
另外像提交作業，申請獎學金這類很多人可能用同壹個題目發同類信息的郵件，更體貼的做法就是把自己的名字也寫上。比如「○○奨學金の申請について 王」這樣回信人以後再次查找和辨別郵件的時候不需要點進去，只看題目就能找到妳的郵件。
2.稱呼
壹般對於教授的稱呼就是“姓+先生”。學校辦公室的老師壹般也可以稱為“先生”。如果妳要給壹個部門寫郵件但是不知道具體負責人是誰，則可以說“○○部門 擔當者様”。要註意，當有具體人名的時候，“様”壹般只用於商務場合，在學校裏幾乎不用。
3.問候語
最常見的問候語就是「お疲れ様です（辛苦了）」和「お世話になっております（壹直承蒙您的關照）」。這兩者的區別非常重要。前者（お疲れ様です）僅用於“同伴”，也就是當妳進入壹個研究室成為其學生以後，對同研究室的老師和同學才可以用「お疲れ様です」。在申請時期或者其他部門的老師則要用「お世話になっております」。
在網絡上和壹些教材中還經常會提到壹些季節性的問候語，這些在現代頻繁的郵件交往中用的已經非常少了，不必強求。尤其是這類問候語壹般用於很久不聯系的人，經常交往的人就更不要寫了。
4.報上名字
這壹句話非常簡單，估計日語初學者也能寫的很完美。要說明的是這句話非常重要，無論妳和通信者是互不相識，還是每天都想見，在郵件裏都要寫上這壹句“xxです”。不要問為什麽，這就是郵件的書寫習慣。如果對方對妳不太熟悉（比如管壹整個學校事務的老師）妳還可以體貼地加上自己的院系，所屬。和學校外的人通信壹般可以寫學校。“xxx大學のxxxです。”即可。
5.郵件主旨
郵件最重要的禮節，就是讓對方能夠輕松快捷地理解妳要傳達的意思，因此這壹句總結非常關鍵。
如果妳是發送壹個文件，就可以說“xxxxをお送りします”。
如果妳是想詢問壹件事情，可以寫“xxxxについて問い合わせたいと思います”。
如果妳是跟對方傳達壹件事情，可以寫“xxxxについて連絡させていただきます”。
總之就是先告訴對方壹句，“我下面要說的是什麽什麽事”，讓他看詳細描述之前心裏有個數。
6.郵件內容
很多時候我們有壹些比較復雜詳細的說明需要在郵件裏表達，通常也就是在這壹段的位置了。
這裏有兩點需要說明：
1）如果妳說的事情包括很多方面，建議分1、2、3點來說，每壹個點重新起壹行，就像現在這樣。
2）如果妳說的事情過於復雜以至於郵件會變成長篇大論，建議妳考慮通過電話或者約壹次見面來談。或者這壹段前告訴對方郵件很長「長文になりまして失禮ですが、…」，這和“多圖預警”的禮節是類似的道理。
7.結束語
在妳說完所有事情，想要結束郵件的時候就需要結束語。這相當於英語郵件中的Best regards或者中文郵件中的“祝好”。日語的基本格式則是「どうぞよろしくお願いします」。如果妳想用正式壹些的敬語可以用「どうぞよろしくお願いいたします」（但是對同研究室的同齡人用這個就比較怪）。
另外如果妳是拜托對方做事情的話，可以加壹句歉意，比如「お手數をおかけして恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
又比如妳是給對方發壹些材料，希望他有不明白的地方隨時問妳的時候，也可以體貼壹句「何か不明點がありましたらいつでもご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。」
8.簽名
簽名可以僅僅是署名（即寫上自己的名字落款），但是更體貼更專業的做法是使用壹套標準簽名。基本上所有的郵件系統和軟件都支持編輯自己的標準簽名。其目的就是提供更完整的信息以方便對方立刻電話聯系自己或者辨明自己的身份。通常可以寫xx大學xx專業 xxxx，再加上電話和郵件。別看郵件貌似信息重復，在被轉發等情況下還是挺有用的。
9.附件
最後，附件裏面也是有文章可做的，那就是文件的命名。“文件1”這種名字當然是NG的，建議妳可以設計壹套屬於自己的文件命名規則。比如“xxxレポート_王小紅”。這樣的命名可以在提交作業或者申請材料之後讓對方壹眼就看出這是來自誰的材料。如果是需要不斷修改更新的文件，則可以再加上日期或者版本號，以避免和舊版本混淆。
以上就是我們給大家總結分享的，在學校內撰寫郵件的統壹格式以及註意點，希望能在新的學期開始之際幫到大家。