(1)寄信的時候，壹定要主題明確，就是誰給誰寄的，為了什麽。不要長篇大論，內容不清楚。
(2)信函簽名處，個人要簽名，不僅要打印姓名，還要公司、企業的，由單位蓋章，法定代表人或授權代表簽字。特別註意準備兩份。除了在收條處簽字或蓋章，把兩份放在壹起，在騎縫處簽字或蓋章，快遞壹份，自己留壹份。
2.最好選擇EMS。
從長期的習慣來看，壹些政府機關和寫字樓優先選擇EMS快遞員進出郵件，其網點覆蓋範圍廣，可以查詢郵件的動態情況，特別是可以獲取書面的、合適的票據作為證據使用。另壹個重要原因是，使用EMS已經成為壹種司法慣例。
3.註意填寫快遞單。
(1)應如實填寫公司全稱。如果寄件人和收件人為個人，請寫全名，不要寫曾用名、花名、出生名等。
(2)地址要寫詳細，最好寫到門牌號。如果收件人是公司，其註冊地址與實際經營地址不壹致，最好兩個地址都發壹份，這樣既增加了簽收的幾率，也不會給對方不在地址、沒有收到的借口。
4.內部零件名稱
請務必填寫要發送的書面信件的名稱。如果信函的名稱不具體，也可以概括信函的具體內容，填寫內部部分的名稱。如果對方沒有簽收這壹塊，退回來了，保留好回單，不要打開郵件，保管好。
5.把握郵寄時間，取得發貨證明。
為了保證行動時效，需要準確完整的填寫郵寄時間，並要求快遞員蓋章證明送達時間。壹定要保存好這份文件。並在快遞發出後，跟蹤查詢快遞的郵寄情況，是否簽收等。對方收到後，立即聯系郵政快遞熱線，索要合適的快遞單。
6.郵件投遞的全過程都可以被記錄下來。
必要時可以用手機或其他錄像設備記錄簽收、填寫快遞單、裝車、封箱、快遞的全過程，防止對方對收到的內容提出異議。
7.公證可以酌情進行。
對於壹些特別重要的郵件，可以根據情況向當地公證處申請郵政公證，也就是說，公證處對上述信件的名稱、內容、裝載、封口、投遞到郵件快遞進行公證，證明特定內容的書面信件已經送達。