文件管理系統最基本的幾個功能如下：
1、 文件起草、修訂
文件管理軟件需支持在線起草，在線編輯，在線修訂等功能，包含有合同內容的範本選擇，合同模板的導入，合同要素的填寫，合同條款的修訂等。
2、 文件審批、簽訂
文件管理軟件需支持根據企業的業務流程自定義合同審批流，並保存所有的審批意見，可供合同審批人參考，支持打印及下載合同審批單。
3、 合同文件管理
文檔管理系統需支持管理所有與其相關的文件，包括合同原稿，合同內容變更記錄，附件管理等。同時支持合同文件的歸檔，下載，隨時可查看。
4、 文件自定義管理
文件管理系統需根據合同不同類型支持自定義功能，如結算管理，合同進度查詢，合同物料內容維護，合同報表系統等。
法大大文檔管理系統能輕松的解決紙質文件在寄送、保管過程中遭篡改、損壞甚至丟失等困擾。
首先，電子簽名不受地域的限制，再也不需要快遞或傳真將合同文件寄來寄去了，只要有網絡就可以在線簽署電子合同。
其次，使用電子簽名可以大大縮短成交時間，完成壹份電子文件的簽署只需要幾分鐘，不需要面對面，通過電腦，手機設備都能完成電子合同的簽署，隨時隨地想簽就簽。
另外，使用電子簽名管理起來也非常的方便，簽署完的合同可以直接在線上下載，查看，歸檔等。以前合同歸檔都得人工壹個個記錄，有了電子簽名可以線上管理，不會錯亂。